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10 consejos para hacer tus juntas más efectivas

Las juntas laborales suelen ser, la mayoría de las veces, tediosas y poco efectivas. Pero esto no significa que sea una práctica poco útil, sino todo lo contrario.  Sin embargo, hemos olvidado que éstas deben ser lo más concisas posible para evitar largas horas sentados y divagar respecto a los temas que deben abordarse.

Es importante darle la importancia debida a este tipo de actividades en la oficina. Debido a que se invierte tiempo laboral en ellas, lo deseable es que éstas, beneficien la productividad de la empresa, de lo contrario es tiempo y dinero perdido.

¿Son necesarias las juntas?

El primer paso para hacer una junta eficiente es preguntarte si es realmente necesario llevarla a cabo. Si la respuesta es no, significa que el asunto puede resolverse mediante un correo o algún otro medio de comunicación sin necesidad de llegar a una reunión física.

En caso de que sea realmente necesario realizar la junta, es importante definir el nivel de urgencia que tiene. Es decir, no es lo mismo una junta donde se definirá un proyecto, a una junta de seguimiento donde los temas deben ser más rápidos y puntuales.

Protocolo para tus reuniones

Una vez definido el nivel de importancia y los objetivos específicos de cada reunión, se sugiere llevar a cabo un protocolo que los especialistas consideran necesarios para lograr juntas productivas.

  1. Establecer el objetivo.
  2. Determina el número de participantes de la reunión. No incluyas a ninguna persona que no vaya a tener participación relevante, ya que sólo servirá para alargar la junta.
  3. Elegir el día, hora y lugar. Empieza siempre puntual.
  4. Envía información previa sobre la junta. Así, los asistentes estarán preparados sobre el tema a tratar y no se perderá tiempo en explicaciones que podrían tener lugar en otro momento.
  5. Si se trata de una junta de seguimiento, comienza el encuentro con un repaso rápido sobre lo acordado en la última reunión.
  6. Presenta la propuesta, planteamiento o problema mostrando los elementos claves.
  7. Indica la participación que debe tener cada miembro del equipo. Genera y pon fecha a los compromisos que deben cumplir cada uno de ellos.
  8. Solicita un feedback a los participantes.
  9. Realiza una minuta con los puntos claves de la junta y compártela con los participantes. Así será más fácil dar seguimiento a los acuerdos.
  10. Asigna a una persona de nivel jerárquico gerencial para que verifique que lo acordado en la reunión se esté llevando a cabo.

 

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