¿Cómo organizar las vacaciones de los empleados? Esta pregunta es muy importante para cualquier organización, ya que recursos humanos debe tener en cuenta las políticas, la comunicación clara y la planificación de manera anticipada de los periodos vacacionales.
Estos periodos de descanso son necesarios para que los trabajadores puedan mejorar su productividad y el ambiente laboral se mantenga sano. ¿Quieres conocer cómo organizar el descanso de tus empleados? Te lo contamos a continuación.
¿En qué consiste la gestión de vacaciones de los empleados?
Gestionar las vacaciones en una empresa implica que los periodos de descanso se administren teniendo en cuenta la remuneración y las demás políticas de vacaciones.
Los responsables de recursos humanos tienen la tarea de cuadrar las vacaciones anuales de los colaboradores y gestionar aspectos como: la planificación anticipada, la coordinación entre vacaciones y ausencias, el pago durante este periodo de descanso, entre otros.
Además, se debe seguir la normativa laboral, por ejemplo, existe el artículo 38 del estatuto de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado que menciona los descuentos que deben hacerse al trabajador para cubrir algunos servicios.
Asimismo, según la reforma a la Ley Federal del Trabajo de 2023, los colaboradores tienen el derecho a un periodo de vacaciones de mínimo 12 días al año, desde el primer año de trabajo. A esto, se le suman dos días por cada año que se labore hasta un máximo de 32 días en el calendario de vacaciones.
¿Por qué es importante organizar las vacaciones de los empleados?
La importancia de la organización y aprobación de vacaciones para los colaboradores de diversas áreas radica en la mejora de la satisfacción y el bienestar del personal. Esto se debe a que el descanso de las labores ayuda a mantener la salud mental y física de los trabajadores.
Así mismo, repercute en la continuidad operativa si se da un orden de prioridad a las actividades habituales y se otorgan los periodos de vacaciones sin afectar los equipos de trabajo al evitar la sobrecarga de labores para cubrir las ausencias.
Las fechas de vacaciones se deben calcular, los departamentos de recursos humanos deben velar por el funcionamiento de la organización y por aspectos particulares de los colaboradores como el que tengan hijos en edad escolar y deban llegar a una conciliación familiar para organizar su periodo vacacional.
4 consideraciones para organizar las vacaciones de tus colaboradores
Cada empresa tiene objetivos y necesidades particulares, así que estas consideraciones pueden variar ligeramente. Pero, se deben tener en cuenta las políticas internas de la empresa, la comunicación clara, la planificación anticipada, la equidad y la prioridad, entre otros aspectos.
Regulaciones y políticas internas
Para saber cómo organizar las vacaciones de los empleados debes tener claras las políticas internas que se manejan sobre este tema. Además de comunicarlas con claridad a los colaboradores.
Así, cada trabajador entenderá el proceso y el tiempo con el que deben solicitar sus vacaciones. Ten en cuenta los periodos del año en el que las labores son más pesadas y genera una regulación que ayude a mantener el flujo de trabajo estable.
Planificación anticipada
Es relevante que se incentive a los empleados a que hagan la solicitud de sus vacaciones con anticipación. Esto permitirá que la organización haga los ajustes necesarios para autorizar las vacaciones y evitar conflictos en su programación.
Equidad y prioridad
Para entender cómo se debe organizar las vacaciones de los empleados, es vital que se establezca un orden de prioridad para su asignación. Esto puede depender de la antigüedad en la empresa y del tipo de convenio laboral que tenga.
Así mismo, se puede priorizar a las personas cabeza de hogar que tengan hijos, sean cuidadores de algún miembro de su familia, entre otras particularidades.
Calendario de vacaciones
La creación de un calendario de vacaciones compartido va a permitir que tosas las personas tengan claridad de las preferencias de sus compañeros. Así, es más sencillo que se coordinen los periodos vacacionales.
Aquí, se puede priorizar a algunas personas bajo parámetros que se aclaren a todos los trabajadores o emplear un sistema rotativo, para que no se generen malentendidos por posibles preferencias con algunos colaboradores.
¿Por qué un software de gestión de vacaciones puede ayudarte con el personal?
Existen herramientas de gran utilidad para resolver el cómo organizar las vacaciones de los empleados en una empresa. Entre estos, resulta de mucha ayuda contar con un software de administración de Personal como el que ofrecemos en Fortia, que te ayuda a:
- Organizar y planificar. En este tipo de software especializado puedes crear un calendario de vacaciones que se comparte con los empleados. Aquí, se solicitan los días libres con anticipación y el resto de colaboradores pueden ver las fechas. Esto es muy útil para coordinar y evitar conflictos sobre los pedidos de los días de descanso.
- Comunicación más transparente. Con el software de Fortia puedes fortalecer la comunicación interna entre todos los equipos. A través de esta herramienta se visibiliza la información relevante tanto para los empleados, como para las directivas de la empresa.
- Automatización de los procesos. Un software de gestión en la empresa permite que se automaticen algunas tareas. Entre estas, el cálculo de los días disponibles de vacaciones, el registro de las solicitudes de los periodos de descanso y la aprobación de cada una de estas. Gracias a esto, se pueden agilizar los trámites y reducir la carga del área de recursos humanos.
Ahora que sabes cómo organizar las vacaciones de los empleados, puedes implementar algunas estrategias para mejorar la comunicación entre los colaboradores y visibilizar las fechas asignadas para las vacaciones.
Ten en cuenta que es importante comunicar las políticas de la empresa a todos los empleados para que puedan realizar la solicitud de manera efectiva. Para esto, prueba las Soluciones de Recursos Humanos de Fortia que te permite automatizar la gestión de las vacaciones y hacer más efectivas todas las tareas del área de recursos humanos.
