Cuando no se cuenta con un software de gestión de Capital Humano versátil y profesional, se puede correr el riesgo de cometer gran cantidad de errores en lo que respecta a la administración de esta área.

Caso concreto es el de las nóminas. Estos desaciertos no solo pueden redundar en problemas de índole legal, también repercuten en el ánimo, motivación y actitud de los trabajadores, quienes pueden estar contando con un pago específico y cuando lo reciben, se llevan una desagradable sorpresa. 

¿Cómo se pueden reducir estos errores?

El margen de estos fallos se ve, significativamente, reducido cuando se cuenta con la ventaja de procesos automatizados, uniformes, escalables y versátiles que puede brindar un sistema de nómina.

¿Cuáles son los errores más comunes en la nómina con un Sistema de gestión de Recursos Humanos?

1.- No utilizar un sistema de gestión integrado

Increíble, pero cierto; muchas organizaciones carecen de un sistema para el cálculo de nóminas. Esto da como resultado dos situaciones: la primera (y más común), la de percibir menos salario el día de pago y, la segunda (y no tan común), que el colaborador reciba más dinero que el que le correspondía; algo que, difícilmente es reportado y muchas veces, detectado por una auditoría o por la administración pública. 

Una equivocación de esta índole genera costes y gastos que no se había presupuestado ya que no se pensó en tener que subsanar dichos errores. 

Quienes aún trabajan con hojas de cálculo y de forma manual, tienen varios sistemas para introducir y calcular la nómina; sin embargo, el no tenerlos integrados genera angustia y principalmente, inconsistencias. 

2.- No considerar la diversidad de variables

Cada vez surgen más y distintas incidencias en el seno de una empresa, que repercuten en el salario de los empleados: las vacaciones, las horas extra, horarios nocturnos, empleados que solicitan una reducción de jornada, personas en prácticas, aumentos de salarios, ausencias, bajas médicas, contratos a tiempo parcial, entre muchas otras. 

Sin embargo, todo esto no se contempla al momento de calcular las prestaciones de  cada miembro del personal. Sin duda alguna, es importante llevar un recuento de todas ellas a través de un sistema que permita una mejor y más sencilla administración. 

3.- No planificar

Cierto es que cuando no se automatizan ciertos procesos en el departamento de Recursos Humanos, su personal se enfrasca en acciones altamente operativas, dejando de lado la planificación para ser mucho más estratégico. 

Las prisas a la hora de realizar las nóminas amplían las posibilidades de cometer errores, ya que no hay tiempo suficiente para revisarlas. 

Esto se puede contrarrestar si se anticipa a las fechas límites, teniendo organizada toda la documentación e información que se necesite, algo muy sencillo de lograr a través de un software de gestión de Capital Humano.

4.- Utilizar siempre el mismo modelo de nómina

Cuando la operación llena de actividades constantes a los gestores del Capital Humano, es muy probable que se reutilicen documentos del mes anterior para ahorrar tiempo. Esto abre la puerta a que se cometan errores, ya que pueden filtrarse datos equivocados o que ya no están vigentes. 

Una forma de evitar lo anterior, es siempre partir de cero conservando, únicamente, la información que nunca cambia (como los datos de facturación de la empresa). Al igual que en los casos anteriores, esto se facilita y no implica un doble esfuerzo, si se emplea un software de RR.HH que permita concentrar los datos de forma oportuna y precisa.

5.- Reducción de personal de administración

Desafortunadamente, en muchas organizaciones se toman medidas drásticas para tener una mejor eficiencia financiera y, entre las acciones más comunes está la de reducir la plantilla de colaboradores.

El área de Recursos Humanos no está exenta de ello y una de las consecuencias que se desata es la falta de control interno en el proceso de cálculo de nóminas, así como errores en el cálculo de los impuestos y de las aportaciones de seguridad social. 

Entre las principales causas de dichas imprecisiones está una incorrecta manipulación de fichas de datos económicos, a confundir o querer modificar datos laborales de periodos que ya han sido pagados o por no saber cómo gestionar las incidencias en el cálculo de nóminas anteriores. 

Cuando se cuenta con un software de gestión de Capital Humano, hay una continuidad en la información, ya que se encuentra contenida en una sola fuente y en ella se puede consultar todo aquello que se requiera, independientemente de que continúen los mismos miembros del equipo de trabajo, o no. 

La tecnología es una herramienta que utilizada estratégica y éticamente, puede generar grandes beneficios para las organizaciones y para la administración de su talento. 

Reduzca significativamente los equívocos que pueden derivarse del exceso de trabajo de sus gestores de Capital Humano y facúltelos para que puedan llevar a cabo su labor, aún con mayor eficiencia. 

Fuentes de Consulta:

Fragua, C., (Agosto 25, 2016). Los tres errores más comunes en el cálculo de las nóminas. Observatorio RH. Recuperado de: https://www.observatoriorh.com/orh-posts/los-tres-errores-mas-comunes-en-el-calculo-de-las-nominas.html 

Monetro, Z. (Febrero 17, 2020). 7 errores frecuentes en las nóminas de los trabajadores. Emprende Pyme.net. Recuperado de: https://www.emprendepyme.net/errores-muy-frecuentes-en-las-nominas-de-los-trabajadores.html