En cualquier empresa el pago a tiempo y preciso a sus empleados es uno de los aspectos más importantes. Hacer algunos pequeños ajustes en esto puede hacer una gran diferencia en el ambiente laboral y en el nivel de compromiso de cada colaborador. Entonces, ¿qué es un sistema de nómina y como puede mejorar tu empresa?
Un software de nómina para las empresas es una herramienta que permite automatizar el pago de los trabajadores. Aquí se tiene en cuenta el pago de impuestos, la seguridad social, los salarios, entre otros.
¿Qué es un sistema de nómina?
El sistema de nómina es un programa informático que está diseñado para evitar errores en el pago de nómina. Toda empresa necesita de herramientas que le ayuden a hacer más eficientes sus procesos y que puedan realizarse algunos de forma automática.
Dentro del proceso de nómina es de gran utilidad contar con un sistema que te permita llevar el registro financiero de la empresa en cuanto al cálculo de los salarios y los impuestos que esto genera.
Así mismo, es útil para gestionar detalles como los recibos, recordatorios cuando se acerca la fecha de pagos y acelerar el proceso para entregar el dinero de los colaboradores a tiempo. Es usual que este tipo de herramientas, como la que ofrecemos en Fortia, se pueda vincular a varios módulos según los objetivos de la organización.
¿Qué ventajas aporta un software de nómina para las empresas?
El área de recursos humanos es responsable de muchas tareas, por esto mismo es sencillo que ocurran demoras o errores en el proceso de facturación. Contar con un software que automatice ciertas labores, trae una serie de ventajas para tu organización:
- Ahorro de tiempo. Al automatizar algunas tareas, los procesos se hacen más eficientes y tardan menos tiempo en llevarse a cabo.
- Reducción de errores. Cuando cuentas con parámetros claros para realizar la nómina, se evitan ciertos errores de cálculos. El software automatiza estas operaciones y se minimiza el error humano.
- Seguridad de la información. Los software cuentan con seguridad para que solo pueda observarse la información sensible por parte del personal autorizado.
- Adaptabilidad al crecimiento de la empresa. En Fortia sabemos que para las empresas es importante proyectar su crecimiento, así como contar con herramientas que sean flexibles y se adapten a sus condiciones cambiantes.
- Eficiencia en la generación de recibos de nómina. Al automatizar los procesos y definir los periodos de pago, el software realiza los cálculos teniendo este parámetro fijo para entregar un resultado preciso a tiempo.
- Empleados más motivados. Los colaboradores van a reducir sus tiempos de espera para recibir sus pagos, algo que les hará sentir más comprometidos con la empresa y con sus labores.
- Generación de informes. Estos informes son importantes para la empresa y para las responsabilidades legales que esta adquiere.
¿Cómo optimizar un sistema de nómina?
La implementación de un software especializado como el que desarrollamos en Fortia va a automatizar y agilizar todos los procesos de nómina. Así, va a facilitarse el cálculo de los salarios teniendo en cuenta los impuestos, beneficios y deducciones. De esta manera, se reducen errores y se ahorra tiempo al realizar estos cálculos.
Emplear este software permite fortalecer otros aspectos como el sistema de depósitos para realizar los pagos de la manera más eficiente posible. Así como, la creación de un itinerario de pagos regulares que va a permitir cumplir con las fechas para la entrega del salario a los colaboradores.
Además, un software de nómina te ayuda a tener siempre presentes los requisitos legales y normativos con los que la empresa debe cumplir. El cumplimiento del pago de los impuestos y declaraciones le evita multas y riesgos a la compañía.
¿Cuáles son las principales funcionalidades del software de nómina?
Ahora que sabes qué es un software de nómina, debes conocer sus principales funciones para tu empresa, entre las que destacan el almacenamiento y gestión de datos, el cálculo de la nómina, el envío de información a contabilidad, la administración de los impuestos, entre otras.
Almacenamiento y gestión de datos
Entre las principales funciones que ofrece nuestro software de nómina de Fortia se encuentra la utilización de nóminas en la nube. Esto quiere decir que, se almacena la información para más adelante poder acceder a esta y así generar análisis y comparaciones.
Por ejemplo, se almacenan los datos relevantes de los colaboradores como las asistencias, los permisos que han pedido durante el mes y sus ausencias, con base en esto se calcula su pago a final del periodo trabajado.
Además, se guardan los datos de nóminas pasadas para que se realicen comparativos con la nómina actual. Esto se hace de manera detallada y global para permitir entender el comportamiento de los empleados y de la gestión que hace la empresa.
Cálculo y emisión de la nómina
El sistema de nómina se encarga de calcular y emitir la nómina de cada uno de los colaboradores de la organización. Para esto tiene en cuenta el salario, las deducciones, los impuestos y demás elementos fundamentales para cada periodo pago. Entre estas acciones se realiza, además:
- La generación de la póliza contable, de manera automática, que debe cargarse al ERP.
- La garantía de que la nómina es deducible. Esto se hace a través de una validación de timbrado entre FORTIA y SAT.
- Verificación y comprobación de la información entre las nóminas de FORTIA, SUA e IDSE.
El software de nómina cuenta con la función de agenda inteligente que te permite llevar los procesos con fechas detalladas. Además de notificar a los encargados de cada función con una serie de recordatorios cuando se acerca la fecha.
Administración de impuestos
A través del software de nómina se pueden calcular los impuestos que corresponden a cada colaborador, así se cumple con las obligaciones fiscales y se evitan multas. Además, cuenta con funciones de auditor de errores u omisiones en las etapas anteriores a que se cierre la nómina.
Así mismo, unifica y automatiza los cálculos que son más complicados para tener presentes los bonos, los préstamos, las comisiones y los destajos que correspondan a cada uno de los empleados.
¿Qué beneficios aporta el software de nómina para las empresas?
Un software de nómina como el de Fortia le ofrece ventajas especiales a tu empresa, algunas de las más importantes son:
- Automatizar procesos. Se hace el cálculo de los pagos de manera rápida y efectiva. Esto repercute en la confianza de los trabajadores y en su compromiso con la empresa.
- Acceso a la información. Se incrementa la transparencia en los procesos y se incentiva la comunicación al permitir que los empleados accedan a la información.
- Seguridad de los datos. Se garantiza la confidencialidad de la información sensible. Así, se protege la integridad de cada colaborador y se fortalece la relación con la organización.
- Reducción de costes. Al hacer los cálculos de manera corriente se pueden ahorrar recursos monetarios y de tiempo. Esto permite que la empresa enfoque sus recursos en otras áreas.
Ahora que sabes qué es un sistema de nómina y qué beneficios puede traerle a tu empresa, puedes emplearlo para ahorrar tiempo y realizar un proceso de nómina más efectivo, transparente y a tiempo.
Tus empleados te lo agradecerán con mayor compromiso y verás cómo se reducen las ausencias y abandonos laborales.
