Analiza ventajas y desventajas del software de nómina frente al programa de contabilidad en la gestión empresarial.
¿Sabías que un software de gestión de nómina puede mejorar la eficiencia de una empresa hasta un 30 %?
Por eso, hay tantos profesionales de departamentos de recursos humanos buscando saber cuál es mejor software de nómina vs. programa de contabilidad, ¿eres uno de ellos? Entonces te interesa descubrir todo sobre estos tipos de software.
Lo primero que debes considerar es que, a pesar de que existen muchas soluciones para registrar las operaciones de la empresa en la que trabajas, siempre es recomendable cubrir 3 áreas básicas: contabilidad, nómina y facturación.
De lo contrario, la empresa podría presentar algunos errores, complicando la toma de decisiones importantes.

¿Qué es un Software Especializado en Nómina?
Un software especializado de nómina o sistema de nómina es un programa que permite automatizar todas las operaciones administrativas y financieras que normalmente debes llevar a cabo de forma manual en cuanto a tu plantilla de empleados.
Cuenta con funciones como:
- Administración de la información de cada uno de los empleados.
- Cálculo de salarios de cada colaborador para el pago de nóminas.
- Cálculo de retenciones como impuestos.
- Desglose automático del pago de vacaciones.
- Emisión de recibos de nómina electrónicos CFDI 4.0 individuales o masivos.
- Captura de incidencias.
- Cálculo de finiquito.
- Creación de documentos personalizados.
- Envío automático del XML.
- Reportes.
Por lo tanto, se puede decir que este sistema no solo te puede ayudar a agilizar y mejorar la gestión de recursos humanos, sino que también ofrece una amplia gama de ventajas frente a programas de contabilidad, como:
- Gestión de nóminas más rápida y flexible.
- Menos trabajo para los colaboradores.
- Aumento de la productividad
- Disminución de errores.
- Mejor cobertura de las necesidades de tu empresa.
- Realización y actualización en el momento preciso de los cálculos en los sueldos e impuestos a pagar.
- Liquidaciones exactas, al registrar las horas trabajadas, vacaciones, inasistencias, etc.
Por ejemplo, el Software de nómina de Fortia realiza un comparativo de la nómina actual contra nóminas anteriores de forma global y detallada, unificando y automatizando los cálculos complejos, como comisiones, bonos, destajos y préstamos.
Así, podrás evitar errores costosos y asegurarte del cumplimiento de todas las leyes laborales sin disminuir la eficiencia en la empresa.
Funciones Clave del Software Especializado en Nómina
- Automatización de procesos: contar con un programa de nómina de este tipo te permite automatizar tareas repetitivas típicas del procesamiento de nómina, como el cálculo de salarios, retenciones, prestaciones y creación de recibos; lo que mejorará significativamente la eficiencia del Departamento de Recursos Humanos.
- Reducción de errores: por otro lado, el soporte técnico y funciones del software de nómina vs. programa de contabilidad te ayuda a disminuir los errores humanos. Por lo que ya no tienes la necesidad de introducir manualmente información en los libros. Asegurando así el cumplimiento efectivo de cada función de contabilidad de forma excepcional.
- Cumplimiento normativo: este software se mantiene actualizado con las más recientes regulaciones fiscales y laborales, por lo que podrá adaptarse a cada necesidad específica de las empresas y evitar el incumplimiento normativa y sus consecuencias, como multas.
Limitaciones de los Programas de Contabilidad para la Gestión de Nóminas
Por otro lado, los Programas de Contabilidad son sistemas que se encargan de registrar todas las operaciones contables de tu empresa o cualquier otro tipo de actividad financiera.
Sin embargo, este tipo de sistemas tienen algunas limitaciones que a continuación te vamos a explicar:
- Falta de especialización: si bien, registran operaciones, estos programas no tienden a adaptarse a todo tipo de empresas, ni tienen demasiada compatibilidad con otros sistemas, y tampoco se actualizan con regularidad. Por lo que, al usarlos, puedes exponerte a algunos errores.
- Errores y complicaciones: los programas de contabilidad pueden generar algunas equivocaciones, como cálculos equivocados, incumplimiento de la normativa fiscal, entre otros. Lo que puede ameritar soluciones costosas que desequilibren el presupuesto de la empresa.
- Integración limitada con RR. HH.: muchos programas de contabilidad tampoco se integran de forma fluida con los sistemas de recursos humanos; dificultando la gestión integral de la nómina y la información de los empleados.
- Curva de aprendizaje prolongada: usar estos programas requiere de un equipo con conocimientos especializados en procesos de gestión de nómina. Por lo que, al optar por ellos, igual tendrás que invertir tiempo y esfuerzo para su implementación.

Afortunadamente, existen softwares de nómina que te pueden ayudar a evitar dichos errores, como Fortia, que genera reportes rápidamente con información relevante, confiable y útil para las decisiones financieras, sobre la gestión de la nómina en tu empresa.
Además, se adapta a las necesidades específicas de empresas con nóminas complejas y cumple sin preocupaciones tus obligaciones con las autoridades fiscales, patronales y laborales.
Ejemplos de Errores Comunes
Existen algunos errores comunes en los cálculos, el cumplimiento e incluso en la fuga de datos.
Errores en cálculos
Uno de los fallos más usuales que pueden surgir al gestionar la nómina, es equivocarse en los cálculos, especialmente en cuanto a las retenciones, lo que puede ocasionar problemas a largo plazo tanto con la empresa como con los empleados.
Igualmente, se pueden olvidar las variables de los salarios de los colaboradores, pasando por alto los cambios nominales que surjan en el mes, como las horas extra, las bajas médicas, la reducción de jornada, entre otros.
Problemas de cumplimiento
La mayoría de los programas de contabilidad no automatizan la gestión y generación de la nómina de las empresas, por lo que no aseguran el cumplimiento de las obligaciones patronales, fiscales y legales. Lo que puede ocasionar multas, y graves complicaciones para la compañía.
Fuga de datos
Finalmente, algunos datos almacenados pueden ser vulnerables a amenazas de seguridad… una situación para la que la mayoría de los programas contables no están preparados.
Beneficios de un Software de Nómina Compleja
- Adaptabilidad y escalabilidad: un software de nómina especializado puede adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa. Por ejemplo, el Módulo de Nómina compleja de Fortia está especialmente diseñado para integrarse con otros módulos y sistemas, brindándote una solución completa y eficiente.
- Cumplimiento de la legislación: para que las empresas dejen de preocuparse por el incumplimiento de ciertas leyes, necesitan contar con sistemas que se mantengan actualizados en cuanto a dichas normativas; siendo capaces de hacer un cálculo exacto, de acuerdo a lo que exige la legislación.
- Nóminas digitales y optimizadas: un software de nómina que te permita digitalizar toda esta gestión, puede liberar mucho espacio en la empresa.
- Automatización: puedes hacer en minutos las tareas que antes ameritaban, al menos, una hora. Por ejemplo, se pueden enviar las nóminas a cada uno de los empleados de forma automática. Incluso, puedes ofrecerles la opción de revisar su nómina en la nube para que se cercioren de que todo está bien.
En el caso de Fortia, como te comentamos anteriormente, contamos con todo tipo de funciones que unifican de forma automática los cálculos complejos, como comisiones, bonos, préstamos y destajos.
Igualmente, serás capaz de ahorrar dinero en sueldos adicionales y en el tiempo de algunas tareas.
Integración con la Administración de Personal
Al integrarse con la administración del personal de tu empresa, este tipo de software puede mejorar considerablemente la eficiencia organizacional.
Puesto que todos los procesos pueden administrarse desde una sola plataforma, eliminando incompatibilidades con otras aplicaciones.
Esto también supone otros beneficios, como:
- Capacidad: el software puede reflejar y mantener actualizados datos importantes, como el número de empleados, los tipos de contratos, los periodos de pago, entre otros.
- Datos en la nube: hablando de datos, otra ventaja que ofrece un buen software de nómina es que cuenta con un respaldo de información en la nube. De esta forma, el proceso se hace más confiable y se permite el acceso desde cualquier ubicación si lo requieres.
- Seguridad: también puedes mantener la información segura de tu empresa con los niveles de seguridad que ofrece el Software de Nómina de Fortia. Contando con una infraestructura segura y protocolos que protegen los datos.

Funciones adicionales:
- Automatizar la administración de personal
- Pagar automáticamente la nómina
- Eliminar trabajos manuales
- Generar información oportuna para la toma de decisiones
- Contribuir al crecimiento y desarrollo del personal
- Cumplir con las contribuciones gubernamentales
- Disminuir los costos de operación en la administración de talento humano
- Solucionar las necesidades específicas de la organización
- Integración con otros módulos de Fortia para administrar todos los procesos de recursos humanos a través de un flujo automático de la información.
- Garantía de la protección de datos y continuidad del servicio.
- Infraestructura, comunicación, software y protocolos seguros para evitar problemas mayores, como fuga de datos, etc.
- Comunicación con otros sistemas para enviar y recibir información de forma eficiente de otros corporativos.
- Desarrollo permanente de innovaciones y actualizaciones que te protejan de la obsolescencia tecnológica.
- Herramientas que generen reportes especiales y análisis personalizados para la oportuna toma de decisiones.
- Adecuación a la ley mexicana vigente, para evitar multas y sanciones que puedan perjudicar a la empresa.
El Módulo de Administración personal de Fortia te puede brindar todos estos beneficios y más, al mejorar la parte operativa de la compañía, potenciando el talento humano y la toma de mejores decisiones para el negocio.
Mejora en la Toma de Decisiones
Todo lo mencionado anteriormente, aunado al acceso a datos en tiempo real, mejora la toma de decisiones.
Igualmente, los reportes y análisis detallados pueden ser de gran utilidad para optimizar la planificación estratégica.
¿Listo para mejorar el rendimiento de tu empresa ahorrando tiempo y dinero en tareas administrativas repetitivas?
En Fortia te ofrecemos todos los módulos y funciones que necesitas para lograr esto y más. Visita nuestra página web y compruébalo por ti mismo.