La digitalización de los procesos de Recursos Humanos implica muchas ventajas en lo que se refiere a eficiencia y accesibilidad, aunque también ha aumentado los riesgos relacionados con la seguridad de la información.
La protección de datos es fundamental en el departamento de RRHH, pues acumula gran cantidad de datos sensibles que deberían ser protegidos con el máximo cuidado, desde que un candidato envía su currículum vitae, hasta el día en que un empleado se jubila.
Importancia de la protección de datos en las empresas
En esta era digital, la protección de los datos personales se ha convertido en una necesidad imperativa para las empresas, especialmente en el área de RR. HH, al ser un departamento que maneja grandes volúmenes de información sensible, entre los que se cuentan datos personales, financieros y de salud de los empleados.
La falta de medidas adecuadas para proteger dicha información puede tener consecuencias graves tanto para los empleados como para la organización, como veremos enseguida.
Riesgos de la falta de protección de datos personales en tu empresa
Incumplimiento normativo
Al no proteger los datos de tu empresa podrías incurrir en incumplimiento de regulaciones de protección de datos como la Ley de Protección de Datos Personales (LFPDPPP) en México, lo que podría traer consecuencia como multas significativas, sanciones legales y restricciones operativas.
Además, si tu empresa no cumple estas normativas en múltiples ocasiones, puede perder certificaciones que son necesarias para su funcionamiento en ciertos sectores.
Aunado a que la filtración o mal manejo de datos puede desencadenar auditorías externas que implican costos adicionales y la paralización parcial de las operaciones.
Riesgos financieros
En caso de que los empleados sufran daños por una filtración de datos, pueden presentar demandas contra tu empresa, lo que puede obligarte a pagar compensaciones económicas.
Tras una vulneración de datos, tu empresa tendría que invertir en medidas de recuperación, como consultores en ciberseguridad, nuevas infraestructuras y servicios de monitoreo de datos, lo que puede resultar extremadamente costoso.
Riesgos operativos
En caso de un incidente de seguridad, se pueden interrumpir las operaciones normales de RR. HH. y otras áreas de tu empresa, por ejemplo, se podría afectar el pago de nóminas, la gestión de prestaciones y las evaluaciones de desempeño.
Los ciberdelincuentes pueden aprovechar una falta de seguridad de datos de RR. HH. para obtener acceso a otros sistemas críticos de la empresa, ya que los datos de los empleados pueden ser utilizados para prácticas de ingeniería social o phishing.
Riesgo de espionaje corporativo
La falta de protección de datos puede llevar a que tus competidores accedan a información clave sobre la estructura organizativa, estrategias de contratación, salarios y evaluaciones de desempeño, lo que pueden aprovechar para robar talento o hacer mejores ofertas laborales a empleados clave.
Los documentos de RR. HH. suelen contener información sensible, no solo de los empleados, sino también sobre inversiones en talento y planes de crecimiento, lo que puede ser utilizado por actores malintencionados para interferir en la planificación estratégica de la empresa.
Impacto negativo en el ambiente laboral
Los empleados confían en que la empresa protegerá sus datos personales, por lo que una filtración puede dañar esta confianza, afectando la moral y el compromiso del personal.
En caso de que tu empresa adquiera una reputación negativa respecto a la protección de datos laborales, puede tener dificultades para atraer nuevo talento, ya que los candidatos estarán preocupados por la seguridad de su información personal.
Una invasión a la data del área de RR. HH. puede repercutir negativamente en la confianza de los socios comerciales y clientes, porque pone en entredicho la capacidad general de la empresa para proteger cualquier tipo de dato sensible.
¿Cómo un software de nómina puede ayudarme con la protección de datos?
Un software de nómina puede ayudarte a proteger los datos sensibles de tus empleados mediante el uso de medidas de seguridad avanzadas como el cifrado de datos, la autenticación multifactor, el control de acceso basado en roles, entre otras medidas.
Además, contar con un software como Fortia, que ofrece un módulo de administración del personal, es de gran ayuda para gestionar de forma eficiente y segura toda la información sobre las operaciones de tu empresa.
¿Cuáles son las condiciones que debe cumplir un buen software de nómina?
Un software de nómina como Fortia debe contar con las características necesarias para una adecuada protección de los datos de tus empleados, entre las que se cuentan:
Datos en la nube
Algo que ofrece nuestro software Fortia, es el respaldo de la información en la nube. Así, el proceso se hace más confiable y se permite el acceso desde cualquier ubicación si lo requieres.
Seguridad
Mantener la información segura es una de las prioridades que tenemos en Fortia, contamos con infraestructura segura y protocolos que protegen los datos.
Cifrado de datos y de contraseñas
Los datos sensibles, como información personal y financiera de los empleados, deben estar cifrados tanto cuando se almacenan (en reposo) como cuando se transmiten (en tránsito) a través de redes internas o externas.
Las contraseñas de acceso al software deben ser cifradas y almacenadas de forma segura, idealmente utilizando algoritmos robustos.
Copia de seguridad y recuperación ante desastres
El software debe realizar copias de seguridad automáticas y periódicas de los datos de nómina y de los empleados, asegurándose de que estén cifradas y almacenadas en ubicaciones seguras.
En caso de un fallo del sistema o ataque cibernético, el software debe contar con mecanismos para restaurar rápidamente los datos a partir de las copias de seguridad, garantizando la continuidad operativa.
Actualizaciones de seguridad automáticas
El proveedor del software debe implementar un sistema de actualización automática que permita aplicar parches de seguridad tan pronto como se detecten vulnerabilidades, sin requerir intervención manual.
Además, debe contar con un equipo de soporte especializado que gestione incidentes de seguridad y problemas técnicos con rapidez.
Fortia, el software de nómina que protege los datos de tus colaboradores
Como ves, la seguridad de los datos de tus empleados es un asunto en el que debes poner especial cuidado, no solo por las pérdidas económicas que puede implicar, sino también por las consecuencias legales y organizacionales que puede acarrear.
Nuestro software te ofrece todo lo que necesitas para mantener segura la información sensible de tu empresa, además de automatizar y agilizar las operaciones y procesos de tu día a día.
Conoce todo lo que necesitas saber del software de nómina Fortia y todos los beneficios que te ofrece.