Fortia, tu software de nómina para una gestión automatizada

Un software de nómina en la nube funciona como una plataforma en la que se almacenan datos importantes de los trabajadores de una empresa; desde ahí puede manejarse esta información de manera efectiva.

Es una herramienta que facilita la gestión de datos como el pago de nómina, las deducciones que deben efectuarse, las incapacidades, los periodos de vacaciones y otros relacionados.

A través de uno de estos software se automatiza el proceso de nómina eliminando errores humanos que puedan surgir; lo que permite que las empresas cumplan a cabalidad con sus obligaciones fiscales y se presenten menos reclamos por parte de los trabajadores; además de que se ahorrarían horas de trabajo al dejar de hacer la gestión manualmente.

Tanto el área de recursos humanos, como la empresa en general, encuentran beneficios en el uso de un software de nómina. Por ejemplo, automatizar tareas repetitivas, reestructurar el proceso de pagos, ahorro de costos y tiempo en los procesos, así como contar con la nómina en la nube.

• Ahorro. Cuando el cálculo de la nómina se realiza de manera manual, es usual que las personas del área de Recursos Humanos o contabilidad deban dedicar tiempo valioso a esta tarea. Al emplear un software de recursos humanos como el que manejamos en Fortia, vas a ahorrarte dinero en sueldos adicionales y en el tiempo de algunas tareas.
• Mayor confianza de los trabajadores. El proceso manual de la nómina permite que existan errores o retrasos en el pago. Al cambiar a una plataforma en línea, los cálculos pueden automatizarse y revisarse en poco tiempo. La exactitud en las cuentas y la rapidez del proceso generan confianza en la empresa.
• Facilidad al calcular variables. Cambios en la nómina, como las horas extra, pueden tardar en calcularse. Si esto se realiza en un software especializado, solo se debe cambiar una variable y obtener el resultado exacto sin temor a equivocarse.
• Fácil acceso. Al contar con la información en la nube, se le puede brindar el acceso a las áreas pertinentes dentro de la empresa, esto permite que las personas se mantengan informadas y los procesos sean mucho más efectivos.
• Protección de la información. La información en la nube está más segura que en otro tipo de formatos. Se pueden generar copias de seguridad y protegerla de ataques cibernéticos.

Una nómina compleja como la de México es aquella en la que deben coincidir múltiples elementos como lo son las leyes fiscales y normativas de seguridad ocupacional, así como las particularidades de cada uno de los tipos de nómina. Es decir, la nómina es una gestión que va más allá del simple pago de salarios.

Esta serie de requisitos pueden llegar a ser muy difíciles de cumplir para las empresas y complicadas de manejar para las áreas de las empresas que se encargan del proceso de gestión, elaboración y pago de nómina, por lo que soluciones como las que te ofrecemos en Fortia son la mejor opción para automatizar y agilizar la nómina compleja.

Existen una serie de factores que hacen que el cálculo y la gestión de una nómina aumenten su complejidad, entre los que se cuentan:

• Una gran cantidad de responsabilidades entre el empleador y los trabajadores.
• Complejidad en los cálculos de impuestos y seguridad social.
• Periodicidad distinta en el pago de nómina: pagos semanales, quincenales, mensuales, etc.
• Confusiones y errores en el cálculo de percepciones y deducciones.
• Los cambios en las normativas y legislaciones de instituciones que actúan a nivel regional, estatal y nacional.
• Distintas razones sociales con las que se deben timbrar los recibos de nómina.
• Diferentes ubicaciones geográficas con distintos montos en impuesto estatal al empleo.

CFDI son las siglas correspondientes al Comprobante Fiscal Digital por Internet, también conocido como factura electrónica. 

El cual (como su nombre lo indica) es digital y debe cumplir con ciertos requisitos establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF) para que sea considerado válido.  

También es importante destacar que este tipo de Comprobantes fiscales es generado por una herramienta electrónica.

Si te preguntas “Cómo sacar mi CFDI en línea” debes saber que el portal del SAT cuenta con la aplicación del “Servicio de Generación de Factura Electrónica CFDI” desde la que puedes generar tu compulsa de CFDI. 

Solo tienes que introducir la información fiscal solicitada y se generarán dos archivos electrónicos: uno en formato PDF, que contiene todos los datos e información requerida para que el SAT considere una factura válida. 

El otro debe hacerse en formato .XML, que es ilegible para ti, pero legible para el SAT, e incluye toda la información fiscal correspondiente al CFDI.

Una compulsa garantiza la validez de un documento al comprobar la identidad de sus contenidos. 

Además, asegura que dicho documento se ha cotejado con su copia. Por lo tanto, debes seguir los siguientes pasos para hacerla: 

• Presentar el documento original y una copia completa y legible del mismo al organismo pertinente. 
• Presentar una identificación oficial que acredite tu residencia en México. 
• Pagar la tasa correspondiente en efectivo, que es entre 11 y 60 pesos por hoja (ambos lados) dependiendo de dónde la obtengas. 
• Acto seguido, el funcionario cotejará que la copia sea idéntica al documento original. 
• Luego, la copia será sellada y firmada.

Es el documento que acredita que una copia de un documento es idéntica al original.

Esta no es más que un reporte emitido por el SAT sobre el estado del cumplimiento de tus obligaciones fiscales.

Lo mejor es acudir a profesionales para evitar todo tipo de errores costosos. Por ejemplo, la Compulsa de CFDI de Fortia te ayuda a: 

• Timbrar correctamente los recibos CFDI de nómina. 
• Prevenir errores e inconsistencias. 
• Asegurar la deducibilidad de la nómina y 
• Estar al corriente con la autoridad fiscal. 
• Evitando errores en el timbrado de una Nómina compleja y pagar multas, recargos y actualizaciones al SAT. 

Además, podrás: 

• Descargar automática de los CFDI de nómina directamente del SAT. 
• Automatizar la conciliación de los CFDI de nómina con el SAT. 
• Ejecutar la Compulsa CFDI de varios periodos y tipos de nómina simultáneamente. 
• Validar el concepto de nómina vs clasificación del SAT. 
• Exportar los registros a Excel para validaciones adicionales. 
• Cumplir con la legislación laboral vigente. 
• Reducir las horas-hombre en la validación de los CFDI de nómina. 
• Aportar tranquilidad en el área financiera y contable de tu empresa con un Software de nómina inteligente.

• Discrepancia entre la razón social y el código postal del receptor con los registrados en el SAT.  
• Uso erróneo de la clave de “Uso del CFDI”. 
• Líneas no asociadas correctamente a las líneas de la orden de compra.  
• Diferencia entre el precio unitario de factura y el de la orden de compra.  
• Problemas con la información global en CFDI de tipo “factura global”.  
• Descuidos en los decimales al capturar los importes.  
• ¡Todo esto podría generarte Multas y recargos del SAT! Así que lo mejor es evitarlos.