La guía definitiva de
la Nómina

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La nómina es un tema relevante no sólo para las empresas en México, sino también para todos los empleados, sea cual sea el puesto o cargo que desempeñan, ya que en la nómina se registran las percepciones y las deducciones que determinan el salario final de cada colaborador, en el periodo de tiempo que establezca el contrato laboral.

Saber de la nómina es un asunto de interés no sólo de los noministas, contadores o encargados de recursos humanos, sino también de cualquier ciudadano que se emplea o que emplea en México.

En la nómina, un empleador o empleado puede identificar: los sueldos o salarios, las prestaciones laborales, las deducciones que se restan al ingreso del trabajador, las exenciones o pago de impuestos por salarios, así como el registro de las incidencias y el pago final de los colaboradores.

Claro, sin pasar por alto que la nómina de personal o lista de raya, como la ley la denomina, y los recibos de nómina son comprobantes o evidencias fiscales ante las autoridades gubernamentales.

Aquí te compartimos la guía definitiva de la nómina en México, donde encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la nómina: qué es, cuál es su importancia, los elementos que la integran, los pasos para su elaboración, cómo se calcula, qué información contiene el recibo de nómina y qué herramienta puedes utilizar para calcular y pagar la nómina de manera fácil, rápida y sin errores.

¿Qué es la nómina?

El término nómina indica el documento de carácter contable que contiene cifras desglosadas de los ingresos o percepciones y las deducciones o retenciones de ley, de cada uno de los trabajadores de una organización por el periodo que establezca el contrato laboral.

Características de la nómina: ¿Para qué sirve?

La nómina sirve a las empresas como un instrumento de control interno y de análisis. Además de fungir como un documento legal que comprueba el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales ante la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Por otro lado, la nómina sirve para los trabajadores como un documento en el que comprueben y verifiquen el sueldo neto que reciben cada quincena. A través de los recibos de nómina, ellos pueden identificar los ingresos, las incidencias, las prestaciones, así como los montos que pagan por conceptos de impuestos, fondo de vivienda, ahorro, un préstamo u otros.

La importancia de la nómina radica en la información que contiene, la cual puede ser consultada de manera: veraz, oportuna y periódica.

¿Cuál es el sustento legal de la nómina?

La nómina de personal o lista de raya, como la denomina la ley, es una obligación legal para cualquier empresa en México establecida en:

Ley Federal del Trabajo (artículo 804 fracción II).
Código Fiscal de la Federación (artículo 67).
Ley del Seguro Social en México (artículo 15).

¿Qué día tienen que pagarte la nómina?

El salario base de cotización (SBC) o salario diario integrado es el salario con las cuotas y aportaciones con las que registra el patrón a sus trabajadores ante el IMSS y el INFONAVIT.

Para calcular el SBC se toma como base el salario diario, las prestaciones diarias y con las cuales se obtiene el factor de integración y con el cual se determina el salario integrado del empleado.

En el primer año de trabajo con las prestaciones mínimas de ley, el factor de integración es de 1.0452.

¿Cuáles son las partes de la nómina?

Los elementos que integran la nómina son:
• Salario del trabajador
• Prestaciones
• Deducciones
• Días trabajados
• Incidencias
• Exenciones

¿Qué es el salario?

El salario es la retribución que debe pagar el patrón o empleador al trabajador por su trabajo (Art. 82 de la LFT). Se calcula con base en los días u horas de trabajo.

¿Qué es el salario base de cotización?

El salario base de cotización (SBC) o salario diario integrado es el salario con las cuotas y aportaciones con las que registra el patrón a sus trabajadores ante el IMSS y el INFONAVIT.

Para calcular el SBC se toma como base el salario diario, las prestaciones diarias y con las cuales se obtiene el factor de integración y con el cual se determina el salario integrado del empleado.

En el primer año de trabajo con las prestaciones mínimas de ley, el factor de integración es de 1.0452.

¿Qué son las percepciones de nómina?

Las percepciones de nómina son las remuneraciones que ofrece y paga un patrón a sus trabajadores por su trabajo y al que tienen derecho.

Las percepciones pueden ser en efectivo, en especie o en servicios. A continuación, te presentaré ejemplos de percepciones de nómina que se pueden llegar a efectuar:

Ejemplos de percepciones en efectivo:

• Sueldo o salario
• Tiempo extra
Vacaciones
• Aguinaldo
Prestaciones laborales
• Prima Dominical
• Indemnización
• Prima de Antigüedad
PTU
• Comisiones
• Compensaciones
• Pensiones

Ejemplos de percepciones en especie:

• Alimentación
• Becas Educativas
• Seguridad Social (IMSS)
• Vales de despensa, gasolina o comida

Ejemplos de percepciones en servicios:

• Servicio Médico
• Club Deportivo
• Comedor
• Transporte
• Actividades Culturales

¿Qué son las deducciones de nómina?

Las deducciones de nómina son descuentos de las percepciones o ingresos del trabajador en forma periódica, de acuerdo con la ley vigente y respetando los derechos laborales. Pueden ser legales o contractuales.

Ejemplos de deducciones de nómina

• IMSS
• INFONAVIT
• FONACOT
• Sindicato
• Préstamos personales
• Convenios comerciales
• Faltas/Retardos

Es importante señalar que la ley ordena que ninguna empresa puede retener la totalidad del sueldo o salario de un trabajador, aunque deba más de lo que perciba (LFT, Art. 110, Fracc. I).

¿Qué son las incidencias laborales?

Las incidencias laborales son aquellos factores que afectan la remuneración del trabajador y se relacionan con el registro de asistencia. Las incidencias pueden ser: faltas, retardos, omisiones de entradas y salidas, tiempo extra, incapacidad, vacaciones, entre otras.

Ejemplo de incidencias en un recibo:

¿Qué son las exenciones de impuestos?

Las exenciones fiscales son las percepciones o ingresos que eximen parcial o totalmente al trabajador de pagar impuestos o deducción.

Ejemplos de exenciones de impuestos:

  • Tiempo extra o días de descanso (Hasta los límites establecidos por la Ley Federal del Trabajo, LFT)
  • Aguinaldo, PTU, Prima vacacional y dominical (Hasta los límites que señala la Ley del Impuesto sobre la Renta, LISR)
  • Indemnizaciones por riesgos o enfermedades o despido
  • Jubilaciones y pensiones (Si excede el límite que señala la ley paga impuesto)
  • Reembolso de Gastos médicos, hospitalarios o funerales.
  • Prestaciones laborales obligatorias para el patrón (IMSS, ISSSTE).

¿Qué datos integran el cálculo de la nómina?

Para calcular la nómina se requieren los siguientes datos:

  • Salario diario (base gravable)
  • Salario base de cotización (SBI) o salario diario integrado (SDI)
  • Días laborados
  • Prestaciones
  • Deducciones (IMSS, Impuesto sobre la Renta (ISR), préstamos u otros pagos, etc.)
  • Descuentos
  • Retenciones
  • Salario Neto

¿Cuáles son los pasos que sigue el proceso de nómina?

El proceso de nómina de principio a fin abarca los siguientes pasos:

  1. Determinación de sueldos y salarios, periodo de pago, tipo de salario y jornada, prestaciones laborales.
  2. Fijar estatus de la planilla de colaboradores, si están activos, si están dados de alta o baja de la empresa.
  3. Registro de incidencias (tiempo extra, faltas, incapacidades, retardos, prima dominical, descansos, préstamos, pago de bonos, etc.)
  4. Reporte de incidencias inherentes al colaborador como la aportación al fondo de ahorro, IMSS, INFONAVIT, Fonacot, etc.
  5. Dispersión bancaria (pago de nómina a los trabajadores)
  6. Proceso de timbrado
  7. Generación de póliza de nómina
  8. Cierre de nómina

¿Qué es un recibo de nómina?

El recibo de nómina es un documento, impreso o digital, que comprueba las percepciones y deducciones que integran el sueldo o salario de un trabajador en un periodo determinado. A las empresas sirve para dar constancia o evidencia del cumplimiento de los pagos hechos a sus empleados.

En tanto que el empleado puede verificar en este recibo lo que recibe cada quincena por sus servicios prestados en una organización.

Este recibo es individual y debe transparentar todos los aspectos que componen la remuneración final de cada trabajador.

Características de un recibo de nómina: ¿Qué debe contener?

Un recibo de nómina debe contener:

  1. Datos de la empresa
  2. Datos de identificación del trabajador (Nombre, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa, número de seguridad social, etc.)
  3. Periodo al que pertenece la nómina.
  4. Detalle de las percepciones y deducciones.
  5. Detalle del salario base de cotización.
  6. Sueldo neto a percibir.
  7. Lugar de emisión, firma y sello por la empresa (Si es digital no requiere la firma y sello)

Formas y métodos de pago para la nómina: ¿Cuáles son?

Las empresas pagan la nómina a sus colaboradores a través de diferentes métodos y se comprueba por medio de los recibos de nómina.
Los métodos de pago de nómina pueden ser:

  • Efectivo
  • Cheque
  • Transferencia o depósito bancario (generalmente se hace a través de una cuenta de nómina)

¿Qué consecuencias tiene una nómina con errores?

No elaborar la nómina correctamente puede traer muchas consecuencias para las empresas, desde quejas y reclamos de parte de los trabajadores, demandas laborales, así como multas millonarias impuestas por instancias como el SAT o el IMSS.
Además del trabajo y el tiempo que implica corregir los errores y volver a calcularla.

Software para cálculo de nómina: ¿Qué beneficios tiene y cuál me conviene?

Muchas empresas siguen haciendo la nómina de manera manual apoyándose en archivos sumamente extensos y pasando largas horas de trabajo. Pero ya existe una herramienta que permite a las organizaciones optimizar y automatizar sus procesos de nómina con la que podrán ahorrar tiempo y dinero.

Nos referimos al software de nómina de Fortia, que permite elaborar, calcular, pagar, timbrar y dispersar la nómina a tiempo, rápido y sin errores.

El software de nómina de Fortia es la solución para tu empresa. Las funcionalidades que tiene te ayudarán a calcular la nómina rápidamente, hacer comparativo con otras anteriores, identificar errores y sugerencias para corregirlos; realizar la dispersión bancaria, el timbrado, la compulsa CFDI y generar la póliza final. Todo en una sola plataforma.

Como hemos visto, la nómina es un tema sumamente amplio que abarca muchos aspectos que integran el salario final de los trabajadores en México. Te explicaremos más a detalle cada uno de sus elementos en las próximas guías definitivas de Fortia.

Fuentes:

• Esquivel Spíndola, R. (2020). Manual de Nóminas. Sexta Edición. Cuauhtémoc, México: Grupo Editorial Hess.
• Ley Federal del Trabajo http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/125_230421.pdf
• Código Fiscal de la Federación http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/8_230421.pdf
• Ley del Seguro Social http://www.imss.gob.mx/sites/all/statics/pdf/leyes/LSS.pdf
• Ley del Impuesto sobre la Renta www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LISR_230421.pdf
• https://www.bbva.com/es/la-nomina-estructura-partes-y-elementos-basicos/
• https://pymerang.com/administracion-de-empresas/contabilidad/conceptos-de-contabilidad/91-la-nomina-en-mexico
• http://fcaenlinea1.unam.mx/apuntes/interiores/docs/98/3/personal1.pdf

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