La guía definitiva de la Reforma al Outsourcing en México

Tabla de contenidos

El Outsourcing o subcontratación es una práctica a la que usualmente recurren las empresas en el que delegan a un tercero realizar tareas que por sí sola la empresa no pueden.

Desde 2012, el Outsourcing es un esquema laboral reconocido en la Ley Federal del Trabajo en México. Recientemente, el 23 de abril de 2020, se aprobó una nueva ley con la que las autoridades mexicanas buscan regular y supervisar este servicio.

Con ella, Outsourcing en México no desaparece, sólo se transforma a un nuevo esquema de subcontratación, que implica cambios importantes para las empresas en materia laboral, fiscal, corporativa, financiera y del seguro social e Infonavit.

En esta guía definitiva del Outsourcing te explicamos el nuevo esquema que plantea la reforma, sus cambios, lo que implica para las empresas, los plazos y las multas en caso de incumplimiento.

¿Qué significa el Outsourcing?

El Outsourcing significa la transferencia de una actividad propia a un tercero, quien la puede realizar mejor, más rápido, en el lugar que se requiere, con mejor costo de operación y de administración.

El Outsourcing es una estrategia organizacional, cuyo objetivo final es obtener una ventaja competitiva adicional, a través de los servicios de un tercero, quien los proveerá proporcionando un valor agregado.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas del Outsourcing?

El Outsourcing con sus ventajas y desventajas seguirá siendo un esquema recurrente para las empresas, pero ahora bajo un esquema diferente y nuevas reglas.

Las ventajas y desventajas del outsourcing para las empresas contratistas son:

 

VENTAJAS

Especialización y acceso a la innovación.

Optimización de procesos y aumento de eficiencia.

Mayor competitividad y mejora continua.

Reducción de costos en recursos humanos.

Concentración de objetivos y actividad principal.

Reduce número de tareas.

Responde rápidamente a cambios del entorno.

DESVENTAJAS 

Insuficiente ahorro por rebasar costos previstos.

Corre el riesgo de quedarse estancada en la innovación y especialización.

Puede fomentar irregularidades en la contratación de trabajadores.

Genera dependencia y pérdida de control sobre área o función contratada.

No hay garantía de resultados positivos.

Existe poca lealtad de los empleados.

Vulnerabilidad de confidencialidad de información.

¿En qué consiste la reforma del Outsourcing en México de 2020?

El 24 de abril de 2020 entró en vigor la reforma al Outsourcing en México, que consiste en cambiar el esquema de subcontratación, ya que prohíbe la subcontratación laboral o de personal, sustituyéndola por la contratación de servicios especializados o ejecución de obras especializadas que no formen parte del objeto social de la empresa contratante (derogan los artículos del 15-A al 15-D).

Una de las modificaciones sustantivas del Outsourcing o subcontratación es que el personal de la empresa contratista no será puesta a disposición del cliente como se hacía anteriormente.

¿Cuáles son los principales objetivos de cambiar el Outsourcing?

Los objetivos de la reforma del Outsourcing son:

  • Fortalecer el empleo porque el esquema anterior afectaba directamente a los trabajadores al no recibir prestaciones laborales de ley. De esta manera, se aseguran sus derechos laborales y la responsabilidad de los patrones de asumir sus obligaciones fiscales y laborales.
  • Reducir la evasión fiscal, ya que muchas empresas utilizaban el Outsourcing como medio para ello.
  • Regular y supervisar, de parte de la STPS, a las empresas que ofrecen servicios de subcontratación en México.

¿Qué son los servicios especializados?

Los servicios especializados o ejecución de obras especializadas son los servicios que reúnen elementos o factores distintivos de la actividad que desempeña el contratista, que están sustentados en: la capacitación, certificaciones, permisos o licencias que regulan la actividad, equipamiento, tecnología, activos, maquinaria, nivel de riesgo, rango salarial promedio y experiencia, los cuales aportan valor agregado a la empresa beneficiaria, entre otros.

La empresa beneficiaria debe tener definido cuál es su actividad económica preponderante, es decir qué servicio ofrece, qué produce o distribuye; para determinar si puede o no subcontratar servicios especializados.

¿Qué tipos de Outsourcing puedes contratar?

Algunos de los servicios especializados que las empresas pueden subcontratar son:

 

  • Limpieza
  • Vigilancia
  • Mantenimiento
  • Logística
  • Seguridad
  • Contabilidad
  • Jurídicos
  • Tecnología
  • Entre otros.

Cabe señalar que las agencias de empleo o intermediarios que intervienen en el proceso de contratación de personal podrán participar en el reclutamiento, selección, entrenamiento y capacitación, pero no podrán ser considerados patrones. 

Ejemplos de servicios especializados:

Ejemplo 1 de servicios especializados
Una empresa ferretera, que tiene como objeto social la compra y venta de artículos de ferretería al mayoreo y menudeo, puede contratar servicios de limpieza y vigilancia porque no forma parte de su actividad económica preponderante.

Ejemplo 2 de servicios especializados

Una empresa dedicada a la construcción de casas habitación subcontrata a otra dedicada a la prestación de servicios de contabilidad, para que su personal realice las actividades administrativas y tareas contables que requiere mes tras mes.

¿Qué es el insourcing?

La reforma permite el insourcing, el cual es la prestación de servicios u obras complementarias o compartidas entre empresas de un mismo grupo empresarial.
Estos servicios también son especializados porque no deben formar parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa beneficiaria.

Un grupo empresarial es un conjunto de personas morales organizadas bajo esquemas de participación directa o indirecta del capital social, en las que una misma sociedad mantiene el control de dichas personas morales. Son grupos financieros constituidos conforme a la Ley para Regular las Agrupaciones Financieras.

¿Qué es la responsabilidad solidaria?

Ahora el nuevo esquema de subcontratación establece la responsabilidad solidaria que se refiere a que el beneficiario de los servicios u obras es responsable solidario frente al IMSS e Infonavit cuando el contratista incumpla con sus obligaciones de seguridad social de los trabajadores empleados.

¿Qué cambios deberán realizar las empresas con la nueva modalidad de Outsourcing?

Las empresas deberán realizar acciones como:

  • Regularizar a los trabajadores
  • Sustitución patronal
  • Ajustes en su nómina
  • Varias razones sociales
  • Transferir las nóminas del Outsourcing a las empresas principales
  • Entre otras.

Las empresas deberán acercarse con su asesor fiscal y laborista para realizar los ajustes y cambios que más les convenga.

¿Cuáles son los plazos que establece la reforma del Outsourcing de 2020?

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) estableció los siguientes plazos, a lo largo de 2021, para que las empresas cumplan las disposiciones de la reforma:

24 DE MAYO:

  • Emisión de las reglas generales sobre procedimiento de registro de empresas de subcontratación de servicios especializados.

23 DE JUNIO:

  • Fecha límite en que el Infonavit dará a conocer las reglas para que las empresas presenten informes cuatrimestrales sobre los contratos realizados y los salarios de sus trabajadores (Se presentan en enero, mayo y septiembre de cada año).

23 DE JULIO:

Concluye el plazo para:

  • La sustitución patronal, es decir que las empresas con esquema de Outsourcing y/o insourcing absorban a los empleados de las prestadoras de servicios, sin transferir activos y reconociendo los derechos laborales y de antigüedad de los trabajadores.
  • Las empresas de servicios especializados presenten ante el IMSS sus informes sobre contratos y las condiciones de su personal. Reportarán cuatrimestralmente en enero, mayo y septiembre de cada año (a partir del 23 de julio de 2021).
  • Las empresas en periodo de transición solicitar la baja ante el IMSS de los registros patronales por clase y la asignación de uno nuevo.

22 DE AGOSTO:

  • Termina el plazo de 90 días para obtener el registro como empresas de servicios y obras especializadas ante la STPS.

1 DE AGOSTO:

Entran en vigor las implicaciones fiscales de la reforma como:

  • No será deducible la subcontratación cuando se desempeñen actividades relacionadas con el objeto social y con la actividad económica principal de la empresa contratante.
  • No se podrá deducir una factura por concepto de subcontratación de personal, y podría ameritar una infracción.
  • La empresa contratante deberá verificar que se efectúe el pago de la contraprestación por el servicio recibido y deberá tener copia de los comprobantes fiscales de pago de los salarios de los trabajadores con los que se proporcionó el servicio.
  • Si la empresa de subcontratación no entrega la información al contratante, se considerará infracciones vinculadas con obligación de pago de las contribuciones.

ENERO 2022:

  • El gobierno federal debe incorporar a su nómina a los trabajadores que tenga subcontratados dentro del gasto autorizado para el ejercicio fiscal (a partir del 1 de enero).

¿Cuáles son los requisitos para constituirse en una empresa de servicios especializados?

¿Qué cambios genera la reforma del Outsourcing al reparto de utilidades o la PTU?

La reforma del Outsourcing fija un límite o topa el reparto de utilidades de tres meses del salario del trabajador o el promedio de la participación recibida en los últimos tres años (el que resulte más favorable al trabajador).
Esta modificación se aplicará para el ejercicio fiscal 2021 de las empresas, es decir, para el reparto de utilidades que realicen en 2022. Aunque las autoridades dejaron pendiente las reglas de este procedimiento.

¿Qué sanciones prevé la reforma del Outsourcing?

Las sanciones o multas que puede imponer la STPS, el IMSS o el SAT son:

STPS

  • Realizar subcontratación sin registro

Multa de 2,000 a 50,000 UMA, ($179,240.00 a $4,481,000.00)

  • No permitir la inspección y vigilancia de la STPS

Multa de 250 a 5,000 UMA, ($22,405.00 a $448,100.00)

IMSS

  • Incumplimiento de revisiones fiscales

Ley de Seguro Social Artículo 15 A

Multa de 500 a 2,000 UMA, ($44,810 a $179,240)

SAT

  • Incumplimiento de revisiones fiscales

Código Fiscal de la Federación Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR)

Ley de IVA

Multa $150,000 a $300,000

No deducible

No poder acreditar el IVA

 

Asimismo, se considerará como defraudación fiscal la simulación de prestación de servicios o realización de trabajos especializados, que se podría castigar con cárcel.

Como podemos ver la reforma del Outsourcing de 2020 impone cambios sustantivos en la conformación y funcionamiento de las empresas, así como en su plantilla laboral, pago de nómina y les impone nuevas obligaciones ante el IMSS, Infonavit y el SAT.

Fortia ofrece un software de nómina adecuado para que las empresas cumplan con las nuevas disposiciones del Outsourcing.
Con el software de recursos humanos de Fortia tu organización podrá realizar los ajustes necesarios como: cambios de registro patronal, migración de trabajadores, bajas masivas, exportación de reportes para el IMSS e Infonavit, manejo de varias razones sociales, entre otras.

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