El área de administración de personal se encarga de la gestión de los Recursos Humanos y la organización de los servicios relacionados con la nómina. Además, el departamento de Recursos Humanos se encarga del cumplimiento de las leyes y de los reglamentos internos de la empresa. Para esto es de mucha utilidad el Módulo de Administración de Personal. 

De esta misma manera, se analizan los calendarios, se cuidan los convenios colectivos, los contratos de trabajo, lo referente a los salarios, los permisos y licencias, la seguridad social, entre otros elementos. 

Si el desempeño del área de la administración de personal es adecuado, la productividad de la empresa y el clima laboral van a mejorar de manera exponencial. También, esta parte de la empresa propiciará una cooperación interna y simplificará muchos procesos que involucran a los demás empleados. 

La administración de Recursos Humanos pretende crear un ambiente laboral benéfico que satisfaga las necesidades de los empleados. 

Un Sistema de Administración de Personal es aquel conjunto de procesos, normas y procedimientos que se realizan de forma automática, que se alinean con la administración del personal. 

Para su manejo, este se subdivide en los siguientes subsistemas:  

• Dotación de personal 
• Evaluación del desempeño 
• Movilidad de personal 
• Capacitación productiva y de registro 

Con el aumento de trabajo y el desarrollo de las empresas, el departamento de Recursos Humanos requiere de un sistema de administración de personal que se encuentre en línea. De esta forma, al estar en la nube, los procesos pueden llevarse a cabo de manera más eficiente. 

Así, estos sistemas se convierten en herramientas indispensables para tomar mejores decisiones, acceder a información en tiempo real y almacenar gráficas que permiten una gran mejora en los análisis y generación de reportes. 

El proceso de administración de personal es aquel que coordina los esfuerzos de cada individuo que hace parte de una empresa. También busca que su bienestar sea seguro y se puedan lograr objetivos específicos planteados por los directivos de la organización. 

Dentro de estas fases se entiende de qué es capaz la fuerza laboral y las habilidades específicas de cada individuo. De esta manera, se pueden coordinar eficazmente los conocimientos, las habilidades, las experiencias y las capacidades de cada trabajador para obtener resultados. 

Así que, dentro de este proceso se implementan programas de bienestar y seguridad para los empleados. También, la administración de personal funciona como un puente entre los empleados y los directivos de la empresa. 

Un módulo de Recursos Humanos debe tener las siguientes funciones para que sea de utilidad para tu empresa: 

• Gestión de beneficios. Fácil acceso a los módulos para que el departamento de Recursos Humanos realice sus funciones de manera eficiente. Por esto, debe existir compatibilidad entre los sistemas que se usan, permitir que los empleados y los gerentes verifiquen los beneficios. Además, se debe buscar que tenga funciones analíticas personalizables, así como reportes en tiempo real. 
• Perfil de puesto según competencias: Evaluaciones de las competencias por cada colaborador, con el registro de los cursos tomados y por tomar dentro de su plan de carrera.  Para estas funciones son de utilidad los recordatorios automáticos que informen sobre tareas pendientes. 
• Gestión de solicitudes: Contar con funciones simples para procesar la solicitud de días de vacaciones, permisos, incapacidades, préstamos de nómina, capacitaciones. Así, cada colaborador podrá realizar la solicitud y recibir la aprobación de los perfiles que se necesite, simplificando estos procesos.

Los módulos de gestión del personal que requieres en tu empresa pueden modificarse según tus objetivos específicos. En Fortia recomendamos y contamos con los principales que se pueden ajustar a cualquier tipo de compañía. Estos son el de administración de nómina, el de tiempo y asistencia, el de reclutamiento y selección y los que permiten la evaluación al desempeño. 

Este módulo se encarga de llevar un registro del tiempo en el que ingresan los trabajadores y el horario de salida que tienen, así como de sus tiempos de descanso. Esto permite analizar comportamientos y generar mejoras en la productividad y el ambiente laboral. 

El Sistema de Administración de Tiempo y Asistencia que tenemos en Fortia permite configurar la reglamentación de tu empresa. Así, se conoce qué tipo de incidencias pueden autorizarse automáticamente. 

De esta manera, se descentralizan varias funciones y pueden participar personas como los jefes de área o los supervisores. Este sistema puede enlazarse con otros módulos que complementan sus funciones, aumentando su utilidad. 

El objetivo primordial del Módulo de Administración de Personal es recopilar y gestionar los datos de los trabajadores y mantenerlos actualizados. Esto, genera una buena comunicación entre los individuos y la empresa. 

El sistema busca automatizar estos procesos para hacerlos más eficientes y reducir los errores que puedan generarse. De esta manera, hay un impacto positivo en el ambiente laboral, tanto para los trabajadores como para el cumplimiento de los objetivos y el crecimiento de la organización.