Al proceso de onboarding también se le conoce como proceso de incorporación. Es vital para que los nuevos colaboradores se sientan bienvenidos y se integren fácilmente.
¿Quieres conocer cómo realizar un proceso de integración adecuado para tu empresa? Aquí te contamos cómo comunicar la filosofía de la empresa a los nuevos miembros del equipo.
¿Qué es el onboarding?
El proceso de onboarding es aquel en el que un nuevo colaborador se adecua a la cultura de la empresa. Además, en esta etapa se le puede asignar un mentor al empleado para que tenga claras las habilidades y herramientas que requiere para ejecutar sus labores.
El onboarding inicia cuando la empresa hace una oferta de trabajo y termina cuando el nuevo miembro de la organización genera un sentido de pertenencia y se convierte en un colaborador productivo.
¿Cuál es el proceso de onboarding?
Dentro del proceso de onboarding se agrupan una serie de estrategias y actividades para que la integración de los nuevos colaboradores sea más sencilla. Existe una fase previa a la incorporación, el primer día de trabajo, la etapa formativa, la fase de seguimiento y la evaluación.
Fase previa a la incorporación
La fase comienza cuando la empresa le hace la oferta laboral al colaborador que han seleccionado para el puesto de trabajo. Aquí se le comparte la información relevante de la empresa, el equipo al que se integrará y las labores que desempeñará.
Es el momento en el que se le ofrecen todos los recursos necesarios para que pueda adaptarse de manera efectiva a la cultura de la organización.
Primer día de trabajo
En este momento, el colaborador tiene la primera impresión de su nuevo ambiente de trabajo. Lo ideal es que se sienta cómodo y bienvenido desde el inicio.
Para esto, se puede llevar a cabo una reunión de bienvenida en la que se le presente a su equipo de trabajo, así como mostrarle las instalaciones significativas para sus primeros días en la empresa.
Etapa formativa
Es el momento en que se capacita al nuevo empleado y se le proporcionan las herramientas necesarias para que desempeñe su función en la empresa. Se hacen sesiones de entrenamiento, se le asigna un mentor y algunas reuniones de seguimiento.
Seguimiento y retroalimentación
Para conocer a fondo si la etapa de formación y la adaptación están funcionando, es importante que se haga un seguimiento constante. Esto permite evaluar y escuchar al colaborador.
Las sugerencias y comentarios que haga el empleado van a ser muy valiosas para mejorar el proceso de onboarding para futuros colaboradores.
Cierre y evaluación
El onboarding como proceso se da de manera continua, pero existe un momento en el que se le lleva a cabo un cierre para que se pueda pasar a nuevas fases. Por esto, es importante que se evalúe el proceso y al colaborador para identificar aspectos positivos y falencias.
Consejos prácticos para aplicar el proceso de onboarding
Para que un buen proceso de onboarding se lleve a cabo es fundamental que se personalice según las necesidades de la empresa y de cada nuevo empleado.
Además, la utilización de herramientas tecnológicas, como nuestro módulo de administración de personal de Fortia, permite automatizar y mejorar cada etapa del proceso.
Personalizar el onboarding
El proceso de onboarding cuenta con unas fases que pueden personalizarse de acuerdo a los objetivos que tenga la empresa. Y se deben considerar las particularidades del puesto de trabajo y del nuevo colaborador.
Esto permitirá una experiencia única, que permita al empleado adaptarse de forma más eficiente y sentirse bienvenido en el equipo de trabajo. Así, se consideran las características y habilidades del nuevo colaborador.
Usar herramientas tecnológicas
Existen múltiples herramientas tecnológicas que permiten la automatización de algunos procesos que resultan tediosos y pueden ocasionar errores en el onboarding.
Gracias a los módulos con los que contamos, como el de Administración de personal de Fortia, puedes: gestionar expedientes, administrar vacantes, crear organigramas, manejar el historial laboral y compartir información relevante con otras áreas.
Además, puedes hacer uso del onboarding digital que te permite ahorrar gastos y tiempo al capacitar o entrevistar de manera on-line al nuevo integrante del equipo.
Comunicar constantemente y de manera clara
La comunicación con cualquier miembro del equipo es fundamental, pero esta toma mayor importancia cuando se trata de nuevos colaboradores. Es vital que hables y escuches a esta persona, así identificas lo que realmente requiere en el proceso de onboarding.
Puedes comunicarle claramente lo que espera la empresa de sus labores y cómo funciona su equipo de trabajo. Así mismo, da pie para que comunique sus expectativas y el cómo se siente desarrollando el trabajo.
Establecer expectativas y metas claras
Al definir unos objetivos claros y tener expectativas específicas desde el primer momento, se pueden comunicar con efectividad al nuevo colaborador. Así, conoce desde el inicio qué habilidades debe desarrollar, o cómo debe comportarse dentro de la compañía.
Esto es muy útil, pues permite que la empresa y el empleado se ahorren esfuerzos que no están encaminados con las metas y puedan enfocarse en los puntos que sí se alinean con estas.
Asignar un mentor
Un mentor puede acompañar de cerca el proceso del nuevo integrante mientras este termina de adaptarse y conoce los pormenores de sus labores. Es una muy buena estrategia para que todas las incógnitas del colaborador sean resueltas en el momento oportuno.
Involucrar a todo el equipo
Cuando se fomenta que todo el equipo participe en el proceso de onboarding, se crea un ambiente de colaboración en el que los nuevos integrantes se sienten bienvenidos y apoyados.
¿Cuáles son sus beneficios?
Los beneficios de un proceso de onboarding exitoso tienen que ver con que el empleado se sienta cómodo, se adapte a la cultura empresarial y sea eficiente en sus labores. Los principales son:
- Se acelera el tiempo para que los nuevos colaboradores se adapten a las dinámicas empresariales.
- Mejora la tasa de retención del personal.
- Se reducen costos debido a la rotación de personal.
- La productividad y la eficiencia de los equipos crece.
- Se reduce la incertidumbre que se produce por la integración constante de nuevos miembros.
- Los nuevos empleados reciben el conocimiento y las herramientas que les permiten la independencia en sus labores y encontrar nuevas formas de trabajar.
El proceso de onboarding es uno de los principales para cualquier tipo de empresa. Cuando los nuevos colaboradores se sienten bienvenidos, parte del equipo y sus dudas quedan resueltas, es más fácil que sean efectivos en sus labores y se comprometan con la organización.
Conoce cómo pueden ayudarte en tus labores los módulos de proceso de Recursos Humanos que tenemos en Fortia.
