Delegar tareas es un proceso que ayuda a dejar de lado prácticas demasiado controladoras como la del micromanagement, lo que influye positivamente en el ámbito laboral.
Para lograr los resultados esperados se deben identificar las funciones que pueden delegarse y seleccionar a la persona adecuada para cada una.
Consejos para delegar tareas
Estos 10 consejos que te daremos te serán muy útiles si quieres delegar tareas a tus colaboradores para acelerar procesos y evitar problemas.
1. Identificar las tareas que van a delegarse
Lo primero que tienes que hacer es un listado de tus responsabilidades, las analices y las separes según las labores que solo puedes llevar a cabo tú y qué otras puedes delegar sin problema.
Revisa que al delegar algunas funciones no se vea comprometida la calidad del trabajo del equipo y no se presente ninguna situación que afecte los resultados. Para esto, necesitas encontrar las tareas más repetitivas, las que sean administrativas o que no necesiten de tu experiencia.
2. Selecciona a la persona adecuada
Una vez tengas el listado de tareas que puedes delegar, debes elegir al miembro del equipo que mejor pueda desarrollarla. De esta elección depende el que las tareas se lleven a cabo con mayor eficiencia y que no se conviertan en una problemática adicional para ti.
Esta decisión puedes tomarla con ayuda de un software de Recursos Humanos que resuelva y facilite las labores relacionadas con el talento humano. Los software de RRHH cuentan con diversos módulos que resultan útiles para el análisis de la información dentro de la empresa.
Por ejemplo, para este caso particular puedes usar el módulo de plan de carrera y sucesión, este te ofrece las herramientas para identificar a aquellos colaboradores que podrían ocupar posiciones clave en el futuro.
Estos datos se comparan con las aptitudes que requiere cada una de las tareas para realizarse con eficiencia. Este proceso manual puede tardar muchísimo tiempo y generar errores que pueden retrasar mucho más los procesos, así que, automatizar estos análisis te va a ahorrar tiempo y dinero.
3. Establece expectativas claras
Para que las labores se realicen de manera efectiva debes ser muy claro con varios elementos. Comunica los objetivos que se quieren obtener con esta tarea particular, los plazos que tienen, los recursos con los que cuentan y los criterios de evaluación.
Pregunta y asegúrate de que la persona encargada de la tarea ha entendido todos los pormenores de la labor. Así puedes saber que este miembro del equipo realizará como tú lo harías.
4. Define los límites claramente
Establece muy claramente hasta dónde va cada tarea una vez se la delegues a uno de tus colaboradores. Esto va a definir mejor sus tareas y va a darle la libertad de actuar con autonomía dentro de estos límites, sin temor a entrar en un terreno que no le corresponde.
Así, evitas que el delegar tareas afecte tus labores principales y ahorras tiempo en problemáticas que pueden evitarse al establecer unas directrices claras y específicas.
5. Comunica cuál es el propósito detrás de la tarea
Delegar la tarea es uno de los primeros pasos, pero requieres ser muy claro con lo que esperas obtener de una tarea determinada. Al comunicar efectivamente su propósito, puedes confiar en que la persona va a cumplir con esto.
Exprésale y sé enfático en la importancia real que tiene esa labor específica y cómo ayuda a cumplir los objetivos que ha trazado la empresa. Con el contexto, la persona puede entender mejor cómo proceder y ver lo importante de realizarla.
6. Brinda apoyo y capacitación
Para que una persona que no está acostumbrada a realizar la nueva tarea que le vas a asignar pueda rendir como esperas, requiere de guía y capacitación, así que ofrece la orientación necesaria pensando en explicarle todo de manera muy detallada, esto evita que debas caer en el micromanagement.
Ofrécele y muéstrale qué herramientas tiene a su disposición y cuáles pueden resultarle de utilidad para completar su asignación. Piensa en llevar de manera equilibrada la autonomía y la guía que vas a brindar al colaborador.
7. Delega también la autoridad
Al delegar tareas es usual que solo se pase la responsabilidad de completar la tarea al trabajador, pero esto puede ser problemático. Lo ideal es que le informes, que también tiene la autoridad para resolver cualquier situación relacionada que se le presente.
Esto le comunica que tiene poder de decisión sobre lo que ocurre con su nueva labor. Esto va a ayudar a que tome iniciativa y decida sobre la marcha, llevándolo a explorar su máximo potencial.
8. Aprovecha las oportunidades de aprendizaje
Al delegar tareas no solo te libras de algunas tareas, el principal objetivo de hacerlo tiene que ver con el desarrollo de nuevas habilidades en tu equipo. Esto les hace más competentes y te permite fortalecer algunos aspectos de ti mismo.
Aprovecha estas oportunidades para permitir un aprendizaje mayor a cada colaborador de la empresa. Brinda retroalimentación que les ayude a mejorar y si hace falta capacitarlos, hazlo lo más pronto posible.
9. Monitorea el progreso
Desde el inicio plantea puntos de control que evaluarás de manera periódica. Esto permitirá seguir el avance que se está dando. Algo muy útil para crear nuevas estrategias y analizar lo que funciona y lo que no.
Lleva el control, pero cuida mucho el no intervenir de manera desmedida. Si estás muy pendiente de las labores de tu colaborador, puede sentirse presionado, pensar que no confías en sus habilidades y terminar complicando su progreso.
Confía en que elegiste a la persona adecuada para esta tarea y deja que resuelva esta nueva situación. Hazle saber que si necesita ayuda puede contar contigo en cualquier momento.
10. Reconoce y recompensa el buen desempeño
Una vez la tarea se complete, ofrece una retroalimentación positiva a tus colaboradores. Esto va a ayudar a que se sientan con mayor confianza de realizar estas tareas nuevamente o enfrentarse a cualquier nuevo reto.
Reconoce el esfuerzo de la persona, puedes darle un reconocimiento público a su labor para que se sienta apreciada y se motive a desafiarse en el futuro. En lo posible, delega tareas a varios miembros del equipo y agradece por su esfuerzo a cada uno.
Esto hará que el equipo confíe más en sus capacidades y se sienta con la autonomía necesaria para mejorar aspectos en sus labores.
Delegar tareas resulta de gran utilidad cuando las pequeñas tareas te están restando efectividad y no te permiten cumplir los objetivos de la empresa.
Para que puedas delegar debes entender qué labores pueden ser realizadas por un miembro del equipo y cómo llevarlos a que exploren todo su potencial. Haz uso de los módulos del software de nómina de Fortia para facilitarte este y otros procesos.
