La alta productividad en tu empresa es uno de los elementos que pueden hacer la diferencia entre que tus clientes te tengan como su mejor y única opción o que seas reemplazable.
De ahí la necesidad de contar con herramientas que te permitan aprovechar al máximo las habilidades de tu personal.
Ya sabes qué es el workflow, seguro habrás escuchado antes este término, pero quizá no tienes del todo claro qué es ni cómo te puede ayudar. No te preocupes, en Fortia vamos a ver en este artículo lo que debes saber al respecto.
¿Qué es el workflow?
Se conoce como workflow o flujo de trabajo a la estructura o plan que representa aquellas actividades que deben completarse en determinado orden con la finalidad de alcanzar los objetivos de la empresa.
Las actividades del workflow o flujo de trabajo pueden realizarse de forma manual o con recursos tecnológicos que permiten ahorrar costos, aumentar la eficiencia, mejorar la calidad del trabajo y, por lo tanto, la productividad de la empresa.
Algunas herramientas tecnológicas para la gestión y automatización de procesos son los llamados Workflow Management System (Sistemas de Gestión de Workflow), que permiten la definición de los workflow y sus instrucciones para que de forma automática se ejecuten los workflow y se asignen las tareas a los miembros del equipo.
Tipos de workflow
Ahora que conoces qué son los workflow, para qué sirven y qué formas de hacerlos existen, te compartimos los tipos de workflow que se conocen.
Workflow Ad Hoc
Se conoce así a aquel workflow en el que las reglas y normas de trabajo, lejos de ser rígidas, se pueden modificar durante el proceso de trabajo según las necesidades que vayan surgiendo.
Workflow de producción
Se trata de un flujo de trabajo en el que los empleados ya conocen cabalmente la dirección previamente establecida que se debe seguir, por lo que a diferencia del workflow ad hoc, el workflow de producción tiene una flexibilidad limitada.
Workflow administrativo
Este tipo de workflow es una combinación entre los dos anteriores y con frecuencia se implementa para hacer tareas que no tienen una estructura definida, con reglas de coordinación simples y que son previsibles.
¿Cómo el workflow puede aumentar la productividad de tu empresa?
Algunos beneficios que se pueden obtener del workflow y, por lo tanto, ayudarte a aumentar la productividad de tu empresa son los siguientes:

- Mejorías en la comunicación interna, haciéndola más ágil, segura y sencilla de comprender para los empleados.
- Óptima circulación de la información.
- División del trabajo más definida, los empleados podrán comprender más fácilmente qué tareas les corresponden, así como demás aspectos de las asignaciones.
- Mejoría en la realización del trabajo.
- Ahorro de tiempo en las diversas tareas y procesos de negocio, lo que se traduce en mayor productividad.
- Toma de decisiones más acertadas.
- Una muy buena atención al cliente, lo que constituye una excelente estrategia para la empresa.
- Desarrollo del sentido de pertenencia a la empresa en los empleados, sentirán que su trabajo es valorado.
En conjunto, todos estos beneficios conllevan un incremento de la productividad de tu empresa.
¿Cómo crear un workflow?
Te compartimos los pasos que debes seguir para crear tu workflow o flujo de trabajo.
- Define claramente los objetivos que buscas alcanzar con el flujo de trabajo, pues de esta forma además de seguir un plan claro, en el futuro podrás medir los resultados para determinar si lograste los objetivos planteados.
- Diseña diagramas de flujo, que son estructuras o representaciones visuales que muestren claramente los pasos que se deben seguir y las posibles alternativas o cambios en la ruta de trabajo.
- Implementa, de forma experimental, con algún proyecto ficticio o en todo caso, hacerlo paulatinamente y con precaución, pues cualquier error con un cliente puede traer impacto negativo no solo a tus clientes sino a la imagen de tu empresa.
- Mide los resultados, analiza todos los datos, si lograste tus objetivos, repite la fórmula con sus respectivas adecuaciones según lo requiera el caso. Si no lograste tus objetivos, revisa de nuevo el plan para ver en qué parte falló, qué y cómo se puede mejorar.
Como ves, estos pasos pueden ayudarte a construir un flujo de trabajo que se adapte a las necesidades de tu equipo para alcanzar las metas que se han planteado.

Estos procesos y otros muchos más complejos pueden ser automatizados para optimizar y aprovechar al máximo los recursos de tu empresa en el camino a lograr tus objetivos y para esto cuentas con variedad de herramientas tecnológicas.
En Fortia te ofrecemos un amplio abanico de soluciones que te permitan automatizar tareas y los diversos procesos de tu empresa para hacerlos más ágiles.
Además de incrementar la productividad de tu plantilla, ayudará a que tu área de Recursos Humanos y otras áreas directivas puedan enfocar su tiempo en labores más estratégicas que a largo plazo sean de mucha utilidad para tu empresa.
Contáctanos para brindarte la solución personalizada, en Fortia queremos ayudarte a explotar al máximo el potencial de tu equipo para que logres todas tus metas.