La gestión de recursos humanos requiere incorporar herramientas tecnológicas para el desarrollo de procesos ágiles, basados en información oportuna e integrada. Estar atento a las innovaciones en el área permite conocer las ventajas de las nuevas herramientas y enfoques.
Un software de gestión de Recursos Humanos debe incluir funcionalidades que permitan completar con rapidez los procesos, de manera que el personal del área se dedique a actividades estratégicas que mejoren el negocio, en lugar de tareas características de recursos humanos que suelen ser operativas tediosas y repetitivas.
Así, el sistema a implantar debe ser integral, permitiendo al director de Recursos Humanos tener una visión panorámica del personal y de la empresa. Además, para que la información sea útil, debe estar actualizado y relacionado con las otras áreas. A continuación, te presentamos las 7 características claves que debes buscar en un buen software de gestión de capital humano:
Sistema de gestión de recursos humanos: 7 características esenciales
- Lleva un control detallado de toda la información y actividades
Es fundamental que un software de gestión de recursos humanos tenga la capacidad de registrar absolutamente todo el historial de las personas que trabajan en la empresa. Para ello, estos son los elementos de información más importantes para registrar:
- Datos de ingreso y salida del personal
- Departamento
- Contratos
- Salario
- Desempeño
- Crecimiento dentro de la empresa
- Interacciones
- Salud o requerimientos médicos
- Fomenta la comunicación y colaboración con otras áreas
Se requiere que el sistema de recursos humanos tenga un flujo eficaz de procesos y de información, con el objetivo de facilitar la comunicación con las otras gerencias, fomentando que suministren sus datos oportunamente y en forma completa. Esto debido a que la gerencia de RH requiere información proveniente de diversas áreas, pero el hecho de esperar indefinidamente, retarda los procesos y la toma de decisiones.
Por ello, es sumamente importante, para el correcto funcionamiento de RH y de la empresa en general, que el acceso a la información sea oportuno.
- Notifica y da seguimiento de actividades asignadas
El software de nómina debe apoyarte en la planificación de tareas que involucran la carga de datos por parte de otras áreas, definiendo proyectos con asignación de roles, actividades y responsabilidades.
También se requiere que el sistema te permita hacer seguimiento de las actividades asignadas, así como de los tiempos de entrega y su cumplimiento. Para tal fin, debe tener la opción de configurar recordatorios y alertas en él.
- Maneja adecuadamente la información asociada a la rotación de personal
Asimismo, el proceso de ingreso de la información de los nuevos integrantes de la empresa tiene que ser rápido, completo y suficiente, pues la lentitud en la carga de dicha información puede tener un impacto en procesos que son esenciales para la empresa, tales como: pagos, asuntos tributarios y legales, producción y seguridad.
Adicionalmente, la información debe respaldarse en registros históricos.
- Asegura concordancia entre los pagos realizados y la contabilidad
Para que la gestión de de capital humano utilice información actualizada, todas las operaciones que implican pagos deben estar ligadas al sistema de nómina.
Aquí se observa de nuevo la importancia de que las distintas áreas de la empresa participen de forma activa en la carga de datos, ya que esto garantiza que, cuando se realice un pago, realmente se esté tomando en cuenta toda la información necesaria del empleado y su trabajo.
- Mide la satisfacción del empleado
Así también, el software de administración de personal debe ser capaz de medir la satisfacción desde dos puntos de vista:
- Satisfacción de los empleados hacia la empresa y sus políticas de Recursos Humanos.
- Satisfacción de la empresa con el desempeño del personal.
- Es un sistema confiable y que trabaja correctamente
Sabemos que todos los pagos que se realicen desde Recursos Humanos tienen que considerar aspectos de legislación laboral y fiscal (p.ej. cumplimiento del catálogo del SAT). Es por ello que el sistema de recursos humanos debe tener la capacidad de detectar cualquier error potencial antes de que cause problemas mayores.
La naturaleza de estos errores por lo general está asociada a la falta de:
- Información
- Consistencia en los datos
- Entrenamiento para utilizar el sistema
- Flexibilidad para el acceso al sistema de Recursos Humanos
- Opciones para definir proyectos, roles y actividades
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