En el trabajo diario de las empresas pueden surgir gran cantidad de situaciones que afectan el ritmo de trabajo normal y las operaciones. Estas circunstancias son conocidas como incidencias laborales; hay varios tipos de incidencias laborales y pueden ir desde accidentes, problemas de salud y ausencias inesperadas, o bien, hechos previstos como los permisos y las vacaciones, pero que alteran la rutina laboral. 

Los conflictos interpersonales también pueden afectar las dinámicas de equipo y alterar el flujo normal de las condiciones de trabajo. El departamento de Recursos Humanos suele encargarse de gestionar estas situaciones con el objetivo de mantener un buen clima laboral.  

Tipos de incidencias laborales 

Se reconocen 2 tipos de incidencias laborales en las empresas:  

• Incidencias laborales imprevistas: son aquellas que surgen de situaciones que no se pueden anticipar, como incapacidades, accidentes, retardos, faltas, omisión del registro de entrada, etc. 
• Incidencias laborales previstas: son aquellas de las que se recibió una notificación anticipada, tal es el caso de incapacidades por maternidad, condiciones médicas específicas, vacaciones y permisos.  

¿Cómo gestionar las incidencias laborales? 

A continuación te compartimos una serie de pasos que te ayudarán a manejar de la mejor manera los tipos de incidencias laborales. 

Identifica el problema y reúne la información necesaria 

Una vez que se da la incidencia, reflexiona sobre sus implicaciones, luego reúne los datos sobre la incidencia como la hora, fecha, lugar y demás detalles sobre la situación para poder elaborar un reporte y tener un historial del colaborador en cuestión, así como un registro que pueda ayudar a generar estadísticas sobre los tipos de incidencias laborales que se presentan en la empresa y la frecuencia con la que se presentan.   

Analiza la información  

De la mano con el paso anterior, una vez que cuentes con los datos sobre las incidencias que se han presentado y tengas los registros o las estadísticas correspondientes, puedes sacar conclusiones y hasta proyecciones sobre el impacto que tienen dichas incidencias en el rendimiento y la productividad del equipo, y en consecuencia, en el clima laboral de la empresa. 

Propuesta e implementación de soluciones 

Ahora que tienes más perspectiva sobre las incidencias en tu empresa, es momento de plantear soluciones que sean benéficas para todas las partes involucradas. 

Difusión de la solución  

Con la serie de datos recolectados e información sobre la incidencia es momento de comunicar la solución a las partes involucradas. En todo momento maneja un mensaje claro que puedan comprender todos los colaboradores en cuestión, estos deben mantener el compromiso de cumplir con lo acordado en la solución.  

Monitorea el impacto de la solución establecida 

Verifica periódicamente cómo la solución propuesta ha influido en la productividad y el clima laboral, de ser necesario, ajusta ciertos aspectos que veas que requieren más atención para futuras incidencias laborales.  

Beneficios de la adecuada gestión de las incidencias laborales  

Manejar correctamente y en el menor tiempo posible las incidencias laborales dentro de tu organización puede traerte múltiples beneficios que impacten en el desempeño de tus empleados, tales como: 

• Actuar con antelación cuando sea posible, para así mantener el rendimiento de tus equipos e incluso mejorar su eficiencia y productividad. 
• Respuestas rápidas a las necesidades de tus empleados y medidas correctivas a tiempo, para mantener un buen clima laboral. 
• Un ambiente laboral positivo aumenta el bienestar y compromiso de tus empleados. 
• Menores costos asociados con la rotación, como los gastos en reclutamiento y selección de personal, gestión y capacitación, porque un adecuado clima laboral contribuye a retener al talento. 
• Un cálculo de la nómina más preciso y en menos tiempo al tener un registro de incidencias con datos en tiempo real. 
• Ayuda a preservar la reputación de la empresa frente a clientes, proveedores y el público en general, mostrando un compromiso con el bienestar de los empleados y la calidad del trabajo. 
• Al manejar las incidencias de acuerdo con las regulaciones laborales, se asegura el cumplimiento de las leyes y normativas vigentes. 
• Identificar y corregir las causas de las incidencias puede reducir los riesgos y mejorar las condiciones de seguridad en el trabajo. 

Fortia, el software de Recursos Humanos para gestionar las incidencias 

Ahora que conoces qué son las incidencias, los tipos de incidencia que existen y recomendaciones para gestionarlas, es importante que sepas que en Fortia te ofrecemos soluciones para agilizar y automatizar la gestión de incidencias. 

No importa el tamaño de tu empresa, aunque tu empresa sea muy grande, en Fortia encontrarás todas las herramientas que requieres para tener registro de cada pequeño detalle del día a día de tus empleados, y lo mejor de todo, ahorrando tiempo, dinero y esfuerzo, recursos que tu área administrativa puede emplear en tareas más estratégicas.  

El Módulo de Tiempo y Asistencia de Fortia te ayuda a gestionar mejor las incidencias, estas son algunas de nuestras funcionalidades: 

• Registra todos los marcajes de asistencia en diferentes tipos de dispositivos con tecnologías variadas como: lectores de código de barras, huella digital, reconocimiento facial, detector de proximidad, entre otros. 
• Los marcajes de los dispositivos de registro se cargan al software Tiempo y Asistencia de FORTIA, para que al convertirse en incidencias puedas tener un registro. 
• Obtiene automáticamente incidencias de acuerdo con las políticas y procedimientos de la empresa, lo que te permite ahorrar tiempo de gestión. Olvídate de los procesos manuales, con Fortia reducirás al mínimo el margen de error. 
• Reduce incidencias imprevistas al autorizar masiva o individualmente incidencias como: tiempos extra, retardos, cambios de turno, permisos, días de descanso laborados, etc.  

El Módulo Administración de Personal de Fortia también tiene funcionalidades que te ayudan a llevar un mejor control de las incidencias: 

• Horario laboral. Que te permite llevar un conteo de las horas que debería hacer cada empleado según su puesto y las que registra. 
• Administración y control de vacaciones. El Kiosco de Fortia y la App de Fortia, por su parte, permiten que tus empleados soliciten sus vacaciones, así como permisos, para que de esta forma tengas un registro de las incidencias planificadas. Además, te permite visualizar los roles de turno. 

Contáctanos para brindarte más información y encontrar una solución personalizada y adecuada a tu empresa y tus empleados.