De acuerdo con el Gobierno de México y la Ley Federal del Trabajo, los vales de despensa son una de las prestaciones laborales que forman parte de la previsión social.
Por lo que van más allá de lo establecido como salario base de cotización, y se entregan como bonos físicos o tarjeta de vales.
¿Su objetivo? Ayudar a compensar los impuestos descontados de la nómina, para mejorar la calidad de vida de los colaboradores al brindarles un ingreso adicional para:
- Comprar alimentos.
- Adquirir medicamentos y productos básicos.
- Tener beneficios fiscales.
¿Qué dice la Ley Federal del Trabajo sobre los vales de despensa?
La Ley Federal del Trabajo determina las bases y lineamientos para otorgar vales de despensa y calcular los vales de despensa, ya que estos forman parte de las prestaciones laborales.
Por lo tanto, fiscalmente, se establece que estas prestaciones son deducibles de impuestos desde un 47% hasta un 53% para las empresas.
No obstante, de acuerdo con la Ley de Impuestos sobre la renta ISR, para que las empresas pueden deducir estos vales, es indispensable que se otorguen en tarjetas de monedero electrónico autorizado por el sat.
Cómo calcular los vales de despensa dentro de la nómina
Teniendo en cuenta todo lo explicado anteriormente, así como los lineamientos del servicio de administración tributaria, se puede decir que este cálculo se realiza teniendo en cuenta dos factores clave:
1. El Instituto Mexicano del Seguro Social establece que los vales se pueden excluir del salario base de cotización, siempre y cuando no superen el 40% de una Unidad de medida y actualización (UMA).
Esto quiere decir que el monto máximo mensual de los vales no debe exceder los 1,320.21 pesos mexicanos.
2: Por otro lado, de acuerdo con la ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), específicamente con el artículo 93, penúltimo párrafo, establece que cuando la suma de ingresos por salarios y la previsión social, en este caso los vales de despensa, rebasen lo equivalente a 7 veces el valor de la UMA elevada al año, únicamente se podrá deducir por concepto de previsión social lo equivalente al valor de una UMA elevada al año.
Ahora bien, para realizar el cálculo, te debes regir por la normativa específica de tu empresa, teniendo en cuenta los límites explicados anteriormente para garantizar la deducción.
¿Cuáles son los beneficios de los vales de despensa?
Estos vales pueden representar grandes beneficios, tanto para la empresa, como para los empleados, entre los que podemos destacar:
Beneficios a la empresa
- Ahorros fiscales, desde un 47% hasta un 53% en la declaración anual de impuestos.
- Retención de empleados.
- Aumento de la rentabilidad, productividad y compromiso por parte del equipo.
- Posicionamiento como una empresa responsable.
Beneficios para los empleados
- Aumento del poder adquisitivo que los ayuda a mejorar su calidad de vida.
- Más motivación y satisfacción laboral.
- Fortalecimiento de la cultura empresarial
¿Qué necesita tu empresa para entregar vales de despensa?
Los aspectos clave que debes considerar, son:
- Tener un contrato con un proveedor autorizado para usar los monederos electrónicos de vales de despensa.
- Recibir facturas electrónicas del proveedor de vales para cumplir con todas las obligaciones fiscales.
- Mantener los registros empresariales actualizados.
- Mantener un registro completo, constantemente, de la contabilidad de la empresa.
- Contar con un sistema informático seguro para proteger la información.
Igualmente, se recomienda tener un acuerdo con empleados que abarque los siguientes puntos:
- Determinar un presupuesto específico para los vales de despensa.
- Contar con un plan de previsión social por escrito que detalle el monto y la forma de pago de los vales para cada uno de los trabajadores.
- Otorgar los vales de despensa de forma igualitaria a todos los colaboradores.
Herramientas que te pueden ayudar
Existen muchas herramientas digitales que te pueden facilitar el cálculo de los vales de despensa, como nuestro Software de Fortia, que te ofrece funciones para el cálculo de cada nómina independientemente de qué tan diferentes sean entre sí o cuántas incidencias tengan.
Así, podrás disfrutar de los siguientes beneficios:
- Contarás con un software que cubrirá todas las características específicas de la nómina de tu compañía, incluyendo el cálculo de vales de despensa, respetando los límites establecidos por la ley.
- Ahorrarás tiempo en actividades y tareas operativas que se pueden automatizar. Por lo que contarás con más horas para invertirlas en acciones estratégicas de valor agregado para tu compañía.
- Mantendrás un ambiente favorable, pagando siempre correcta y oportunamente a cada uno de los miembros del equipo. Lo que, a su vez, favorecerá a la empresa.
- Cumplirás sin preocupaciones tus obligaciones con las autoridades fiscales, patronales y laborales.
- Lograrás que todo el equipo involucrado, incluyendo a Gerentes y responsables de la gestión de las nóminas, colabore y cumpla con sus responsabilidades de forma eficiente y segura.
- Obtendrás información relevante, confiable y útil para las decisiones financieras.
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Fuentes: https://www.infobae.com/mexico/2023/12/20/vales-de-despensa-2023-que-son-y-como-calcular-cuantos-te-tocan-este-fin-de-ano/
Vales de despensa: ¿Qué son y cómo funcionan?
https://www.edenred.mx/vales-de-despensa
