El Recibo de Nómina es un comprobante de ingresos de la persona que realiza un trabajo a cambio de una remuneración, sea cual sea su tipo de contratación.
El empleador emite un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) para los efectos fiscales correspondientes y es esta factura electrónica la que respalda el cumplimiento de la obligación ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
¿Para qué sirve un Recibo de Nómina?
Es muy común que instituciones bancarias y comercios, soliciten un recibo de nómina para corroborar que el solicitante de un crédito es una persona competente para que éste sea aprobado, ya que cuenta con los medios para cubrir dicho préstamo.
Por regla general, los otorgantes del crédito comprueban cuánto dinero recibe el individuo y qué capacidad de pago tiene. Es decir, dicho documento es un apoyo para el trabajador ante las entidades financieras ya que demuestra:
- Que existe una relación laboral en el presente; es decir, que el individuo cuenta con un empleo.
- Que, por ende, tiene la solvencia para afrontar un adeudo.
- Que hay una estabilidad financiera en el corto o mediano plazo, según apliquen las condiciones del crédito.
Características del Recibo de Nómina
- Al ser digital, posibilita el control fiscal por parte de las autoridades.
- Requiere indicar explícitamente de qué forma se llevó a cabo el pago; por ejemplo, por medio de efectivo o de una transferencia electrónica.
- La empresa debe guardarlos por un periodo mínimo de 5 años, con el fin de acreditar el cumplimiento de la obligación ante posibles auditorías.
- La nómina deberá referirse a meses naturales.
¿Qué es el timbrado de nómina?
El timbrado de nómina es una certificación fiscal digital en el recibo de pago del trabajador. Esto conlleva que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) le otorga validez oficial al comprobante de la empresa, porque la información ha sido verificada. Al comprobar que la nómina es correcta, se entrega un sello digital que confirma la certificación.
Beneficios del timbrado de Nómina
Son muchas las ventajas que afectan a los procesos de la empresa, por el timbrado de nómina:
- Adicionalmente a que le permite cumplir con las disposiciones fiscales para evitar sanciones, simplifica tareas y optimiza la gestión financiera.
- Lo anterior se ve reflejado en que ya no se presenta una declaración de sueldos y salarios. Por otra parte, al timbrar se puede deducir la nómina como gasto y beneficia al negocio. (Desde que se comenzó a aplicar el timbrado, todos los empleadores de México deben timbrar cada una de las nóminas de sus trabajadores).
- Ha ayudado a comprobar eficazmente la legalidad de los colaboradores y su declaración anual, aumentado la rapidez de los procesos.
- En relación con lo anterior, el timbrado de cada una de las nóminas es fundamental. Su importancia radica en que se trata de un proceso más para administrar la empresa de manera adecuada ya que mantiene el negocio al día con la ley y evita problemas de multas o sanciones.
Requisitos que se deben de cumplir para poder realizar el timbrado
- Cumplir con los requerimientos sobre los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
- Contar con Firma Electrónica Avanzada (FIEL).
- Tramitar y registrar el Certificado del Sello Digital (CSD). Es importante revisar su vigencia.
- Contar con los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
- El Proveedor Autorizado de Certificación es el encargado de validar comprobantes fiscales y otorgar sellos oficiales del SAT. Para conseguir a un PAC se puede ingresar al sitio web del Servicio de Administración Tributaria, conocer la lista de los proveedores autorizados y poder optar por uno. En el proceso para timbrar, primero se tiene que realizar la nómina y comprobar el RFC de los empleados. Después, se envía al Proveedor Autorizado de Certificación y este verifica que todo esté en orden. Por último, se timbra o se devuelve para revisión y correcciones.
- Hay que recordar que el timbrado se realiza cada que se hace un pago a los trabajadores, entonces se tiene que ir acorde a la periodicidad de la nómina. Considere que el timbrado se puede realizar de 3 a 11 días hábiles desde el pago, dependiendo de la cantidad de empleados.
- En el caso de haber cometido un error en los CFDI de nómina, estos se pueden corregir hasta antes de la declaración de anual, pero es mejor realizar los ajustes cuanto antes. Esto porque el SAT procesa las correcciones en un lapso de 8 a 10 días naturales. Además, el SAT notifica al contribuyente sobre equivocaciones, pero esto es responsabilidad de la empresa.
El timbrado de nómina no es una elección por lo que es mejor estar al tanto de todos los requerimientos para cumplir con el proceso y así, poder realizarlo correctamente en la empresa.
