Además de llevar un buen control de nómina, las empresas deben de asegurarse de que la expedición de los CFDI de nómina sea correcta, que todos sean dados de alta y reconocidos ante el SAT y que los trabajadores tengan acceso al historial de los mismos.
Es aquí donde nace la importancia de conocer cómo usar el visor de nómina del SAT correctamente para verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y mantener la documentación en ley. Veamos cómo acceder, el paso a paso para emplearlo y algunas recomendaciones al respecto.
¿Qué es el visor de nómina del SAT?
Para saber cómo usar el visor de nómina del SAT correctamente, primero hay que definir lo que es exactamente. El visor de nómina es una herramienta gratuita que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) proporciona a través de su portal en línea.
Permite revisar que las empresas estén cumpliendo con sus obligaciones fiscales para empleadores, expidiendo y registrando adecuadamente los recibos de nómina digitales.
¿Cuál es la importancia del visor de nómina del SAT?
Sirve para poder consultar todos los CFDI de nómina que han sido emitidos a un trabajador y que ya están registrados ante la autoridad fiscal. Hay dos tipos de visores, uno es para los trabajadores y otro para los patrones.
El visor de comprobantes de nómina para patrones muestra todos los pagos hechos a cada trabajador, así como las retenciones de impuestos en nómina, percepciones, deducciones, y contribuciones que se reportan utilizando un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
Es una herramienta que, además, facilita la preparación de la declaración anual de manera más acertada, para dar cumplimiento a las leyes como la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), particularmente en sus artículos 27 y 99.
Beneficios de utilizar el visor de nómina para patrones
Además de dar acceso al historial de CFDIs expedidos, usar el visor de nómina ofrece otros beneficios como:
- Permite Corroborar CFDIs para evitar multas por discrepancias entre lo reportado por la empresa y lo que el SAT tiene registrado.
- Ayuda a identificar errores en los montos, diferencias, datos duplicados, comprobantes dobles o timbrados incorrectos.
- Facilita el pre llenado de declaración anual, verificando que los datos coincidan con los del SAT.
- Reduce las discrepancias durante auditorías.
- Contribuye a una mejor conciliación fiscal
- Mejora el cumplimiento de las declaraciones para empresas, mes a mes y anuales
¿Cómo acceder al visor de nómina del SAT?
Utilizar el visor es muy sencillo, solo tienes que ingresar al portal del SAT y tener tu e.firma del SAT vigente o tu contraseña CIEC.
Pasos para acceder:
- Entra al sitio oficial del SAT: www.sat.gob.mx
- Haz clic en “Empresas” y luego en “Visor de comprobantes de nómina para patrones”
- Inicia sesión con tu e.firma del SAT o contraseña
- Elige el período fiscal que quieres consultar
Guía paso a paso para utilizar el visor de nómina
Si no sabes cómo usar el visor de nómina del SAT correctamente, sigue estos pasos después de haber ingresado:
- Selecciona el ejercicio fiscal que quieres revisar
- Puedes hacer una consulta global o una individual. Elige la que necesitas
- Revisa los reportes de la consulta de acumulados mensuales o anuales
- Descarga los reportes que necesites, puede ser en formato PDF o Excel
- Revisa todos los CFDI emitidos y timbrados durante el período que seleccionaste
- Verifica que los datos que obtuviste en el visor coincidan con los registros internos de tu nómina
Tipos de consultas disponibles en el visor
Además de un acceso de vista para trabajadores y una para empleados, el visor también ofrece consultas globales, individuales o una tercera opción por períodos:
- Consulta para todos los trabajadores. Es global, permite revisar todos los CFDIs emitidos por una empresa a todos los trabajadores de manera masiva.
- Consulta individual por trabajador. Para verificar los comprobantes de un empleado específico.
- Consulta por períodos específicos. Sirve para comprobar durante cierres contables o revisiones periódicas o preparaciones para una auditoría.
Estas opciones te permiten ver todos los conceptos pagados, percepciones, deducciones, contribuciones patronales y revisar el timbrado de nómina de cada recibo.
Cómo optimizar la gestión de nómina con herramientas complementarias
Aunque el visor del SAT es muy útil para revisar historiales, su capacidad es limitada porque no está diseñado para gestionar una nómina en tiempo real.
Es aquí donde puedes utilizar herramientas digitales que complementen la funcionalidad que el visor del SAT te ofrece.
Por ejemplo, el software de nómina de Fortia, te ayuda a agilizar y simplificar el proceso porque te permite:
- Generar CFDIs correctos y acertados
- Verificar las diferencias en el estatus de tus recibos CFDI de nómina contra los del SAT
- Reducir errores y reprocesos
- Garantizar el cumplimiento en tiempo y forma de todas las obligaciones fiscales para empleadores
Nuestro software automatiza el cálculo de tu nómina compleja, incluyendo todos los conceptos y los bonos que necesiten ser calculados. Usar nuestra solución especializada también te ayuda en la preparación de las declaraciones mensuales y anuales, lo que disminuye errores y evita problemas ante el SAT.
¿Cómo puede ayudarte Fortia?
Saber cómo usar el visor de nómina del SAT correctamente marca una diferencia en la eficiencia de tus operaciones fiscales y el control de nómina.
Utilizar los reportes generados por el visor del SAT, te ayuda a revisar que tu información interna coincida con la que el SAT tiene registrada. Esto te permite evitar problemas fiscales y legales, al detectar errores, duplicados, discrepancias y facilita la preparación sin errores de tu declaración anual.
Además, si integras una plataforma como nuestro software de Fortia, que te ayude a gestionar tus nóminas y llevar un control adecuado de faltas y asistencias de tu personal, la generación de tus CDFI y reportes ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) se vuelve sencilla.
Contacta a nuestro equipo en Fortia y descubre lo fácil que puede ser aprender cómo usar el visor de nómina del SAT correctamente junto con nuestro software especializado diseñado para agilizar tu gestión y facilitar el cumplimiento de tus responsabilidades fiscales.
