Con la llegada de las fechas para realizar el ajuste anual de sueldos y salarios, surgen situaciones en las que se generan saldos a favor de los colaboradores. Como responsable de la nómina, es importante conocer las opciones disponibles para manejar estas situaciones de acuerdo con la normativa vigente.
Entre las principales opciones se encuentra la compensación de saldos a favor que permite que el saldo positivo pueda usarse para el pago de los siguientes meses de las retenciones de ISR, evitando trámites para la devolución de impuestos.
A continuación, te explicaremos las dos opciones contempladas en la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR).
¿Qué es la compensación de saldos a favor en el ajuste anual de sueldos y salarios?
La compensación de saldos a favor en el ajuste anual de sueldos y salarios permite que las empresas empleen los saldos a favor de ISR a compensar, que quedan luego de hacer el cálculo anual de impuestos de sus trabajadores.
Este mecanismo fiscal se emplea para hacer más eficiente la gestión de estos saldos positivos y evitar procesos complejos para la devolución de este dinero. y , ¿qué es el saldo a favor o positivo? Simplemente, es un excedente, a favor del contribuyente, que queda de las declaraciones tributarias.
Opciones para compensar los saldos a favor según la LISR
Primera opción: Compensación contra retenciones del mismo trabajador
El artículo 97 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, en su cuarto párrafo, señala que: la diferencia que resulte a favor del trabajador deberá compensarse contra la retención del mes de diciembre y las retenciones sucesivas, a más tardar dentro del año de calendario siguiente.
Esto significa que cuando un trabajador tenga cantidades a favor, estas se compensarán contra las retenciones que le correspondan en los plazos señalados.
Para llevar a cabo esta compensación, es necesario utilizar la clave de otro tipo de pago “004 Aplicación de saldo a favor por compensación anual” del catálogo de claves de nómina.
Segunda opción: Compensación contra retenciones de otros trabajadores
El mismo artículo 97 de la LISR, en su quinto párrafo, ofrece una segunda alternativa: el retenedor (el patrón) puede compensar los saldos a favor de un trabajador contra las cantidades retenidas a otros trabajadores que tengan impuesto a cargo.
Es decir, que el impuesto retenido a los trabajadores con impuesto a cargo, en lugar de enterarse al Servicio de Administración Tributaria (SAT), se debe entregar al trabajador con saldo a favor.
Para aplicar esta opción, el patrón debe:
- Recabar la documentación comprobatoria de las cantidades compensadas que haya entregado al trabajador con saldo a favor.
- Señalar en el comprobante fiscal de nómina del trabajador la clave “004 Aplicación de saldo a favor por compensación anual”, contenida en el catálogo de claves de nómina.
Requisitos adicionales según el Reglamento de la LISR
El artículo 179 del Reglamento de la LISR establece que el patrón podrá compensar los saldos a favor de un trabajador contra las cantidades retenidas a otro trabajador, siempre que cumpla con los siguientes requisitos:
- Que se trate de trabajadores que presten sus servicios a un mismo patrón y no estén obligados a presentar declaración anual.
- Que como patrón cuente con el comprobante fiscal que ampare que entregó la cantidad compensada al trabajador con saldo a favor.
El manejo adecuado de los saldos a favor derivados del ajuste anual es una práctica que asegura la transparencia y el cumplimiento fiscal en las empresas.
Revisa cuidadosamente la documentación y los registros en la nómina para cumplir con los lineamientos establecidos por la Ley, y asegúrate de aplicar correctamente estas opciones.
Importancia de manejar correctamente los saldos a favor en nómina
Lo que significa el saldo a favor en la nómina, puede cambiar de acuerdo al tipo de manejo que se le dé. Por ejemplo, si la actualización de saldos a favor de ISR se lleva claramente con ayuda de herramientas como el módulo de nómina compleja de Fortia, este valor puede emplearse para pagar futuros aportes fiscales, esto trae beneficios como:
- Transparencia en los elementos de la nómina y cumplimiento fiscal.
- Ahorro de tiempo, reduce la necesidad de nuevos trámites y evitas quejas por errores en la nómina.
Si aún te quedan dudas sobre cómo implementar el saldo a favor y su compensación, puedes consultar con expertos en nómina para asegurarte de que cumples a cabalidad con la normativa de compensación del SAT y obtener algunos consejos para gestionar la nómina.
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