El plazo para enterar las diferencias a cargo del ajuste anual de ISR 2025 vence el 28 de febrero de 2026. Si el trabajador tiene saldo a cargo, el patrón debe retenerlo respetando los límites de descuento de la LFT.
Si tiene saldo a favor, debe compensarse contra el ISR de los meses siguientes usando la clave 001. El ajuste anual es obligatorio según los artículos 97 y 99 fracción II de la LISR para trabajadores que prestaron servicios del 1 de enero al 30 de noviembre con ingresos no superiores a $400,000.
Paso 1: Identifica el tipo de diferencia resultante del ajuste anual
El cálculo del ajuste anual de ISR consiste en:
- Sumar los ingresos gravados acumulados del ejercicio
- Aplicar la tarifa anual del artículo 152 LISR
- Restar el ISR retenido mes con mes y determinar la diferencia
Este procedimiento está fundamentado en el artículo 97 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y permite identificar si existe un saldo a cargo o a favor del trabajador.
La diferencia resultante determina las acciones que el patrón debe ejecutar en febrero de 2026. Comprender correctamente el tipo de saldo es fundamental para aplicar las claves de timbrado correctas en el CFDI de nómina versión 4.0 y cumplir con las obligaciones fiscales dentro del plazo establecido.
Saldo a cargo: El empleado debe ISR al SAT
Un saldo a cargo ocurre cuando el ISR retenido mensualmente durante 2025 fue menor al ISR anual calculado con la tarifa del artículo 152 LISR. Esto significa que el trabajador pagó menos impuestos de los que legalmente le correspondían y debe cubrir la diferencia.
Ejemplo práctico: Con una base gravable de $224,100.00, se aplica la tasa del 21.36% sobre la diferencia de $38,247.42, resultando en un saldo a cargo de $1,504.78 que debe enterarse en febrero de 2026. Este monto se descontará de las nóminas subsecuentes del trabajador respetando los límites legales establecidos en el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo.
Saldo a favor: El SAT debe reintegro al empleado
Un saldo a favor se presenta cuando el ISR retenido mensualmente durante 2025 fue mayor al ISR anual calculado. El trabajador pagó más impuestos de los necesarios y tiene derecho a recuperar ese excedente mediante la compensación de ISR a favor.
Conforme al artículo 97 LISR, este saldo se compensa contra las retenciones de ISR del mes de diciembre y sucesivas en el ejercicio 2026. El patrón debe aplicar este reintegro en las nóminas subsecuentes utilizando la clave de otro pago 001 en el CFDI de nómina, devolviendo gradualmente el monto al trabajador.
Paso 2: Aplicar saldo a cargo respetando límites legales (Art. 110 LFT)
El patrón debe enterar las diferencias a cargo a más tardar en febrero del año siguiente, descontando el saldo del trabajador en las nóminas subsecuentes de 2026. Este descuento no puede realizarse de manera arbitraria; debe respetar estrictamente el límite del 30% del excedente del salario mínimo establecido en el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo.
El procedimiento correcto protege los derechos del trabajador mientras garantiza el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Aplicar descuentos que excedan el límite legal constituye una violación laboral que puede derivar en sanciones para el patrón y conflictos con el empleado.
Cálculo del límite de descuento permitido
Para calcular el 30% del excedente del salario mínimo, primero determina cuánto gana el trabajador por encima del salario mínimo vigente. En 2025, el salario mínimo es de $278.80 diarios.
Caso práctico: Un empleado gana $15,000 mensuales y tiene un saldo a cargo de $4,500. Su salario quincenal es $7,500. El salario mínimo quincenal equivale a $4,182 ($278.80 × 15 días). El excedente es $3,318 ($7,500 – $4,182). El descuento máximo permitido por quincena es $995.40 ($3,318 × 30%). Para saldar los $4,500, se requieren aproximadamente 5 quincenas, descontando $995.40 en las primeras cuatro y $518.40 en la quinta.
Clave de timbrado para descuentos por ISR a cargo
En el CFDI de nómina versión 4.0, debes usar la clave de deducción 002 (ISR) para documentar los descuentos por saldo a cargo del ajuste anual. Este es uno de los errores más frecuentes en la aplicación de diferencias: utilizar claves incorrectas o no documentar adecuadamente el descuento.
Las diferencias se enteran mediante el formato electrónico “ISR retenciones por salarios” del SAT. El timbrado correcto garantiza que tanto el trabajador como la autoridad fiscal tengan registro preciso de la retención anual de sueldos y salarios, evitando discrepancias en las declaraciones mensuales y anuales.
¿Qué hacer si el saldo excede el límite mensual?
Cuando el saldo a cargo supera el monto que legalmente puedes descontar en una sola quincena o mes, debes prorratear el descuento en múltiples periodos hasta saldar completamente la diferencia. Calcula el descuento máximo permitido para cada periodo de pago y aplícalo consistentemente.
Documenta cada descuento parcial en el CFDI de nómina correspondiente usando la clave 002. Mantén un registro detallado del saldo pendiente para asegurar que el trabajador no sea descontado en exceso ni quede saldo sin enterar al SAT.
Paso 3: Aplicar saldo a favor mediante compensación mensual
Cuando resulta un saldo a favor del trabajador, el artículo 97 LISR establece que se compensa contra las retenciones de ISR del mes de diciembre y sucesivas en el ejercicio 2026. Este procedimiento permite que el empleado recupere gradualmente el impuesto pagado en exceso durante 2025.
El patrón actúa como intermediario, reintegrando el saldo a favor en las nóminas subsecuentes en lugar de que el trabajador tenga que solicitarlo directamente al SAT mediante declaración anual. Este mecanismo agiliza la devolución y reduce la carga administrativa tanto para el empleado como para la autoridad fiscal.
Clave de timbrado para reintegro de ISR (Otro pago 001)
Este es el error más común en la aplicación de saldos a favor: utilizar una clave de timbrado incorrecta o no documentar adecuadamente el reintegro. En el CFDI de nómina versión 4.0, debes usar obligatoriamente la clave de otro pago 001 (Reintegro de ISR pagado en exceso).
No confundas esta clave con deducciones ni con otros conceptos de nómina. La clave 001 identifica específicamente el reintegro de ISR retenido en exceso y permite que el SAT rastree correctamente la compensación. Documentar incorrectamente este concepto genera discrepancias en las declaraciones y puede derivar en requerimientos de la autoridad fiscal.
Ejemplo numérico de compensación de saldo a Favor
Supongamos que un trabajador tiene un saldo a favor de $3,200 resultante del ajuste anual 2025. En febrero de 2026, su ISR calculado es de $1,800. En lugar de retener esos $1,800, el patrón retiene $0 y reintegra $1,400 adicionales ($3,200 – $1,800) mediante la clave 001.
Para 2026, el límite superior del primer escalón de la tabla ISR se aumentó a $10,135.11 pesos mensuales con tasa del 1.92%, un ajuste del 13% por inflación acumulada. Esta actualización de la tarifa anual del artículo 152 afecta el cálculo de retenciones mensuales y puede generar nuevos saldos a favor en el ejercicio actual.
Paso 4: registrar y enterar las diferencias ante el SAT
El artículo 99, fracción II de la LISR, establece las obligaciones del patrón para reportar las diferencias del ajuste anual en las declaraciones mensuales y anuales. Debes enterar las diferencias a cargo mediante el formato electrónico “ISR retenciones por salarios” del SAT a más tardar el 28 de febrero de 2026.
Este reporte debe reflejar con precisión tanto los saldos a cargo enterados como los saldos a favor compensados durante el mes. La documentación correcta en el CFDI de nómina versión 4.0 es fundamental para que tus declaraciones coincidan con los comprobantes emitidos a los trabajadores.
Verifica que todos los movimientos relacionados con el ajuste anual estén correctamente clasificados con las claves 002 (deducciones por saldo a cargo) y 001 (reintegros por saldo a favor). Las discrepancias entre timbrado y declaraciones son una de las principales causas de requerimientos del SAT en materia de nómina.
Paso 5: casos especiales y excepciones
Existen situaciones atípicas que requieren un tratamiento diferente en la aplicación de diferencias del ajuste anual. Identificar correctamente estos casos especiales evita errores administrativos, descuentos indebidos y conflictos laborales con trabajadores que no deberían estar sujetos al procedimiento estándar.
Empleados que terminaron relación laboral en enero 2026
No se les aplica ajuste anual a trabajadores que terminaron su relación laboral antes del 1 de diciembre de 2025, salvo que hayan solicitado por escrito al patrón realizarlo conforme al artículo 97 LISR. Si un empleado renunció o fue despedido en enero de 2026, ya no está en nómina cuando se aplican las diferencias en febrero.
Aplicar descuentos o reintegros a ex-empleados genera complicaciones administrativas significativas. Si ya calculaste el ajuste para alguien que se fue en enero, no procedas con descuentos ni reintegros. Si existe saldo a cargo y el trabajador no solicitó el ajuste, la obligación de presentar declaración anual recae en él directamente.
Trabajadores con dos o más patrones simultáneos
Cuando un empleado trabajó simultáneamente para dos o más patrones durante 2025, cada patrón realiza el ajuste anual considerando únicamente los ingresos gravados y exentos de ISR que le pagó. Sin embargo, el cálculo individual puede no reflejar la situación fiscal real del trabajador.
El empleado debe presentar su declaración anual personal considerando todos los ingresos percibidos de todos los patrones. En esta declaración se determina el ISR definitivo y cualquier diferencia adicional a cargo o a favor. Los ajustes realizados por cada patrón son provisionales y se acreditan en la declaración anual del trabajador.
Trabajadores que iniciaron servicios después del 1 de enero de 2025
No se realiza ajuste anual para trabajadores que iniciaron servicios después del 1 de enero de 2025, conforme a las excepciones establecidas en el artículo 97 LISR. Un empleado que ingresó en marzo, por ejemplo, no cumple el requisito de haber prestado servicios desde el inicio del ejercicio fiscal.
Estos trabajadores deben presentar su propia declaración anual si desean recuperar algún saldo a favor o regularizar su situación fiscal. Aplicar el ajuste anual a empleados que no cumplen los requisitos temporales constituye un error que puede generar discrepancias en las declaraciones y confusión en los registros del SAT.
Automatiza el proceso con Fortia: Evita errores de cálculo y timbrado
Calcular manualmente el tope del 30% del artículo 110 LFT para cada empleado con saldo a cargo consume tiempo valioso y aumenta el riesgo de errores. Fortia calcula automáticamente el límite de descuento permitido, aplica las claves de timbrado correctas (002 para deducciones y 001 para reintegros) en el CFDI de nómina versión 4.0 y genera los reportes necesarios para el formato electrónico “ISR retenciones por salarios” del SAT.
Con Fortia, puedes automatizar el cálculo de nómina y aplicar las diferencias del ajuste anual a cientos de empleados en minutos. El sistema identifica automáticamente los casos especiales, respeta los límites legales de descuento y documenta cada movimiento con la clave correcta, eliminando el error humano en el proceso más crítico del primer trimestre fiscal.
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