El marco legal de la nómina en México regula todo lo relacionado con el pago de salarios y las prestaciones que se otorgan en las empresas, como las deducciones y contribuciones con las que es obligatorio cumplir para evitar sanciones.
En este artículo, exploraremos las leyes que regulan el pago de la nómina en México, las obligaciones legales de los empleadores, las sanciones por incumplimiento y cómo garantizar el cumplimiento de estos requisitos con herramientas como Fortia.
¿Qué leyes regulan la nómina en México?
El fundamento legal de la nómina en México está compuesto por diversas normativas y leyes que regulan a las empresas mexicanas para garantizar el pago justo y oportuno de los salarios y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguridad social.
A continuación, te presentamos las principales leyes que regulan el resguardo de la nómina y que debes conocer.
1. Ley Federal del Trabajo (LFT)
La Ley Federal del Trabajo regula la nómina y es la principal ley que rige las relaciones laborales en México, establece los derechos y obligaciones de empleadores y empleados, incluyendo aspectos fundamentales como:
- El salario mínimo vigente.
- Las jornadas laborales y horas extras.
- Las vacaciones y la prima vacacional.
- El pago del aguinaldo.
- Las indemnizaciones por despido.
En dicho documento puedes conocer los tipos de nómina según la Ley Federal del Trabajo, como la nómina semanal, quincenal o mensual. Además, establece que el pago debe realizarse en moneda nacional y en días hábiles.
2. Ley del Seguro Social (LSS)
La Ley del Seguro Social regula las obligaciones de los empleadores en materia de seguridad social. En su artículo 15, se especifica que los empleadores deben registrar a sus trabajadores ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y realizar las aportaciones correspondientes, que incluyen:
- Seguros por riesgos de trabajo.
- Prestaciones por invalidez, incapacidad y maternidad.
- Guarderías y servicios sociales.
El incumplimiento de estas obligaciones puede derivarse en sanciones económicas y administrativas. Para mayor información sobre este tema, consulta cuánto se paga al IMSS por un trabajador.
3. Ley del INFONAVIT
El Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, INFONAVIT, es responsable de garantizar el acceso a la vivienda para los trabajadores a través de productos de crédito y administración de ahorros para complementar la pensión de los trabajadores.
La Ley del INFONAVIT establece que los empleadores deben realizar aportaciones mensuales equivalentes al 5% del salario base de cada trabajador. Las aportaciones se destinan a un fondo que los empleados pueden utilizar para adquirir, construir o remodelar una vivienda.
4. Código Fiscal de la Federación (CFF)
El Código Fiscal de la Federación regula las obligaciones fiscales de las empresas, incluyendo las relacionadas con los impuestos sobre la nómina. Además, establece los requisitos para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina, así como las deducciones y retenciones que deben aplicarse a los salarios.
Evita multas con la compulsa de CFDI de Fortia, ideal para que automatices la gestión de este elemento de la nómina y cumplas fácilmente con lo establecido en el CFF.
5. Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR)
La Ley del Impuesto sobre la Renta determina que los empleadores deben retener un porcentaje del salario de sus trabajadores para el pago del ISR. El porcentaje de retención varía según el nivel de ingresos del empleado y puede oscilar entre el 1.9% y el 35%.
Obligaciones legales del empleador en la gestión de nómina
El cumplimiento del marco legal de la nómina en México implica una serie de responsabilidades para los empleadores, entre las que se cuentan:
1. Pago puntual de salarios y retenciones
Los empleadores deben garantizar el pago completo y oportuno de los salarios, así como las retenciones correspondientes al IMSS, INFONAVIT e ISR. Para conocer más sobre este tema, te compartimos las diferencias entre sueldo y salario.
2. Emisión correcta del CFDI de nómina
Como parte de las normativas antes mencionadas y para el conocimiento del trabajador, es obligatoria la emisión de comprobantes fiscales digitales y debe incluir información detallada sobre percepciones, deducciones y contribuciones.
3. Registro de empleados ante IMSS e INFONAVIT
Todos los trabajadores deben estar registrados ante estas instituciones desde el primer día de labores para que desde ese momento acumulen las aportaciones correspondientes y obtengan el mayor beneficio.
4. Cumplimiento de aportaciones y deducciones legales
Las aportaciones al IMSS, INFONAVIT y otros fondos deben realizarse de manera puntual y precisa para contribuir a que los trabajadores cuenten con sus prestaciones completas.
Sanciones por incumplimiento del marco legal de la nómina
El incumplimiento de las leyes que regulan el pago de la nómina puede acarrear sanciones graves para las empresas. A continuación, te compartimos las más frecuentes y sus implicaciones.
1. Multas por omisión de pago de salarios
Uno de los errores más frecuentes y costosos es no cumplir con el fundamento legal de la nómina y la Ley Federal del Trabajo, que establece que es obligatorio pagar los salarios a los empleados en tiempo y forma, pues en caso contrario tu empresa podría enfrentar consecuencias como:
- Sanciones económicas. Las multas por omisión de pago pueden oscilar entre 250 y 5,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA), dependiendo de la gravedad de la infracción.
- Demandas laborales. Los empleados pueden presentar una queja ante la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo, Profedet, o incluso demandar a la empresa por incumplimiento de contrato.
- Daño reputacional. La falta de pago puede afectar la imagen de la empresa, generando desconfianza entre los empleados y dificultando la retención de talento.
2. Sanciones por emisión incorrecta de CFDI de nómina
La emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina es una obligación fiscal que debe cumplirse con precisión, pues los errores en la emisión de estos comprobantes pueden derivarse en las siguientes sanciones:
- Multas del SAT. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) puede imponer multas que van desde mil hasta 50 mil pesos por cada CFDI incorrecto, dependiendo de la gravedad del error.de 450 a 670 pesos por cada CFDI de nómina que no se emita con su complemento correspondiente.
- Auditorías fiscales. La emisión incorrecta de CFDI puede ser un indicador de irregularidades fiscales, lo que puede llevar a una auditoría exhaustiva por parte del SAT.
- Problemas para los empleados. Un CFDI mal emitido puede afectar la declaración anual de impuestos de los trabajadores, generando inconvenientes personales y laborales.
Para evitar este tipo de sanciones y dificultades, prueba la función de corrección de CFDI de Fortia.
3. Registro extemporáneo en IMSS e INFONAVIT
El registro de los empleados ante el IMSS y el INFONAVIT es obligatorio desde el primer día de labores, ya que en caso de incumplimiento de esta obligación, las consecuencias pueden ser:
- Multas del IMSS. El IMSS puede imponer multas que van desde 20 hasta 500 veces el salario mínimo general vigente 20 a 350 veces el valor de la UMA por cada trabajador no registrado.
- Recargos y actualizaciones. Si el registro se realiza de manera extemporánea, la empresa deberá pagar recargos y actualizaciones por las cuotas no aportadas en tiempo, y en su caso capitales constitutivos.
- Pérdida de beneficios para los empleados. Los trabajadores no registrados no podrán acceder a servicios médicos, prestaciones por incapacidad o créditos de vivienda, lo que puede generar conflictos laborales.
Si tienes dudas sobre estos temas, te invitamos a conocer cuál es el costo social de un trabajador.
4. Consecuencias fiscales y laborales para las empresas
El incumplimiento de los requisitos legales de una nómina afecta tanto a los empleados como a la estabilidad financiera y operativa de la empresa. Algunas de las consecuencias más graves incluyen:
- Auditorías fiscales y laborales. Las autoridades pueden iniciar auditorías para verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales, lo que puede dar como resultado multas adicionales y pagos retroactivos.
- Demandas colectivas. Si varios empleados se ven afectados por incumplimientos en el pago de salarios o prestaciones, pueden presentar demandas colectivas, lo que puede derivar en indemnizaciones costosas.
- Clausura temporal o permanente. En casos extremos, las autoridades pueden ordenar la clausura temporal o permanente de la empresa si se detectan violaciones graves a las leyes laborales y fiscales.
5. Sanciones por incumplimiento de aportaciones al INFONAVIT
El INFONAVIT es una de las instituciones más estrictas en cuanto al cumplimiento de las obligaciones patronales, por lo que puede imponer sanciones por no realizar las aportaciones correspondientes, entre las que se incluyen:
- Multas del INFONAVIT. Las multas pueden ser de hasta 10 mil veces el salario mínimo general vigente 301 a 350 veces el valor de la UMA por cada trabajador no registrado o con aportaciones omitidas.
- Intereses moratorios. Las aportaciones no realizadas en tiempo generarán intereses moratorios, lo que incrementará el monto a pagar.
- Bloqueo de créditos. Los empleados afectados no podrán acceder a créditos de vivienda, lo que puede generar insatisfacción, quejas, protestas y mal ambiente laboral en general.
6. Sanciones por incumplimiento de la LISR
La retención y pago del ISR es una obligación fiscal que no puede pasarse por alto. Las sanciones por incumplimiento incluyen:
- Multas del SAT. El SAT puede imponer multas que van desde el 55% hasta el 75% del monto no retenido o no pagado.
- Recargos y actualizaciones. Los montos no pagados en tiempo generarán recargos y actualizaciones, lo que incrementará la deuda fiscal de la empresa.
- Inclusión en la lista de morosos. Las empresas que incumplan con sus obligaciones fiscales pueden ser incluidas en la lista de morosos del SAT, lo que afectará su reputación y capacidad para obtener créditos o contratos con el gobierno.
Aspectos clave para el cumplimiento legal en la nómina
Para evitar sanciones y garantizar una gestión eficiente de la nómina, es fundamental:
- Mantener registros y documentos actualizados.
- Utilizar el software de nómina Fortia para automatizar procesos y reducir errores.
- Estar al día con cambios legislativos y fiscales, algo que puede realizarse de manera automatizada con herramientas como Fortia.
Con Fortia cumple las leyes que regulan la nómina y protege a tu empresa y colaboradores
El pago de la nómina en México está regulado por un conjunto de leyes que garantizan el cumplimiento de las obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social.
Es fundamental conocer qué es la nómina en México, los elementos de una nómina, las normativas que la rigen y utilizar nuestro software para calcular la nómina Fortia, que te permite simplificar la gestión de la nómina (especialmente si cuentas con una gran plantilla), evitar sanciones y mejorar la productividad de tu equipo.
Cumplir con el marco legal de la nómina en México no solo te ayuda a evitar sanciones, sino también a:
- Mantener la estabilidad financiera de tu empresa.
- Fomentar la confianza y transparencia entre tus empleados.
- Optimizar la gestión de recursos humanos.
Para optimizar el cálculo de la nómina y automatizar el cálculo de incidencias, prueba Fortia, una herramienta que se adapta a las necesidades de tu empresa para ayudarte a automatizar las labores de tu área de Recursos Humanos.
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