Con la aparición del Covid-19 pocas empresas supieron cómo reaccionar. Y es que, aún ahora, hay un significativo desconocimiento de esta enfermedad, por lo que a su llegada, no existía una sola directriz clara y contundente.
A pesar de que la gran mayoría de las organizaciones experimentaron serias complicaciones, hay ejemplos de empresas que supieron gestionar exitosamente la transformación provocada por la contingencia sanitaria y se han convertido en casos de éxito en medio de un muy intrincado escenario.
Los expertos recomiendan
De acuerdo con el artículo publicado por Deloitte “10 medidas que deben adoptar las empresas para afrontar una pandemia”, las organizaciones se están enfrentando una serie de riesgos estratégicos y operacionales. Sin embargo, como actores clave de la economía, su responsabilidad social implica llevar a cabo una buena gestión empresarial y, principalmente, garantizar la seguridad y la organización adecuada de todos sus empleados.
Las 10 Medidas que expertos recomiendan para enfrentar la pandemia
Para ello, hay una serie de consideraciones que pueden ayudar a lograrlo:
1.- Establecer equipos de toma de decisiones de emergencia
Todas las compañías deberían contar con un “Equipo de Respuesta a Emergencias” que establezca la estrategia y marque los objetivos del plan de emergencia, garantizando que se toman las decisiones de la manera más rápida y acertada posible.
Este grupo también debería evaluar los puntos fuertes y débiles de la compañía y de sus profesionales para ajustar procesos en momentos de crisis.
2.- Evaluar los riesgos y establecer los mecanismos de respuesta de emergencia
Muchas organizaciones multinacionales han implementado planes de contingencia ante emergencias o bien, estrategias que coadyuven a la sostenibilidad empresarial.
En caso de que alguna aún carezca de ello, es importante realizar una evaluación exhaustiva de todas las amenazas, analizando al capital humano, las subcontrataciones, la cadena de suministro, los clientes, gobierno, entre otros.
Esta acción ayudará a dar una respuesta integral a todo aquello que se requiera en cualquier ámbito del negocio.
3.- Establecer un mecanismo de comunicación de información positiva para empleados, clientes y proveedores, y crear documentos de comunicación estandarizados
Es necesario mantener una comunicación fluida tanto con los públicos internos como con los externos, así como reforzar los servicios de atención al cliente. De esta forma, se reducirá la posibilidad de generar una opinión pública negativa.
4.- Mantener el bienestar físico y mental de los empleados
Recientemente, un estudio realizado por Deloitte arrojó que el 82% de las empresas afirmó que la flexibilidad en el trabajo es, actualmente, el medio más importante de gestión de los profesionales.
Es aconsejable que las empresas establezcan programas de vacaciones y trabajo flexible, utilizando todos los recursos disponibles para que, en casos extraordinarios, se pueda trabajar fuera de las oficinas.
Asimismo, debe contar con un sistema de seguimiento a la salud de los empleados, brindando información y mantener la confidencialidad del estado de cada uno de sus colaboradores.
Aunado a ello, se debe asegurar la seguridad del lugar de trabajo, a través de prácticas de higiene que cumplan con lo establecido por autoridades nacionales y regionales.
5.- Centrarse en los planes de respuesta por los riesgos generados en la cadena de suministro
Los negocios cuentan con materias primas suficientes y con distintos canales de adquisición de éstas, para no verse obligados a detener la producción o bien reemprenderla en cuanto termine el periodo de cuarentena.
En la administración de los inventarios, las organizaciones deben tener en cuenta factores como el bloqueo del consumo, el correspondiente aumento de los costes financieros y la presión sobre el flujo de efectivo. En el caso de las industrias con extensos ciclos de producción, las organizaciones deben anticiparse para un repunte del consumo, una vez que la epidemia se haya calmado, para evitar el riesgo de un inventario insuficiente.
6.- Desarrollar soluciones para los riesgos de cumplimiento y mantenimiento de las relaciones con los clientes que surgen de la incapacidad de reanudar la producción a corto plazo
La metamorfosis que estamos viviendo requiere que las organizaciones trabajen muy de cerca con los clientes para entender la transformación del mercado, así como el impacto de reanudar su actividad.
Es de suma relevancia revisar y analizar a detalle los contratos, ya que debido al mismo contexto que se vive, se pueden generar muchas excepciones y surgir cierto tipo de leyes que previamente, no existían. En conjunto, esto puede desembocar en incumplimientos que no tengan consecuencias legales.
7.- Responsabilidad social y estrategias de desarrollo sostenible en la toma de decisiones
La información publicada por las corporaciones de forma eficaz, puede mejorar su imagen ante sus diferentes públicos de interés. Es importante emplear la responsabilidad social de las empresas con un enfoque multiperspectiva: medio ambiente, sociedad, economía y estabilidad de los empleados.
Asimismo, coordinar las relaciones con la comunidad y las empresas de suministros. Se debe evaluar el posible impacto y la duración de la epidemia, ajustar los planes. A nivel de los accionistas o del consejo de administración, comunicar las medidas propuestas y los resultados de las mismas.
8.- Elaborar un plan de gestión de los datos de los empleados, la seguridad de la información y la privacidad
Resulta imprescindible generar mecanismos que ayuden a la gestión de los datos de los empleados, registrar al personal interno y externo, a los proveedores y al resto de empleados con el que la organización tenga contacto.
Otra necesidad que se ha identificado es formular planes de respuesta ante una emergencia en asuntos de seguridad de información, para no solo protegerla, también para mantener la estabilidad de las operaciones.
La protección de la privacidad personal y de los datos, tanto de los empleados como de los clientes, es básico.
En lo relacionado con datos clínicos y médicos, hay que controlar su acceso, así como su adecuada preservación, alineándose a las regulaciones existentes.
9.- Las empresas deben considerar la posibilidad de ajustar sus presupuestos y sus planes de ejecución
Es muy recomendable prestar especial atención al flujo de caja, para asegurar la los fondos, de acuerdo con el ritmo de los proveedores y los planes de trabajo de los empleados.
También hay que dar seguimiento a las actividades de comercio internacional y prever cualquier incidente, por lo que resulta útil visualizar diferentes escenarios y generar las respuestas para resolverlos.
10.- Actualizar los mecanismos de gestión de riesgos de la empresa.
Con base en una encuesta realizada por Deloitte acerca de Gestión de Riesgos Empresariales, el 76% de los responsables de esta área, considera que su empresa podría responder eficazmente, si repentinamente se produjera una emergencia importante.
A pesar de ello, solo el 49% de las empresas, ha elaborado manuales adecuados y realizado pruebas previas basadas en escenarios de emergencia. Por otra parte, solo el 32% de las empresas ha llevado a cabo ejercicios de simulación de emergencias para cada uno de esos escenarios.
Se ha comprobado que cualquier organización puede ser vulnerable ante diversos tipos de crisis que inesperadamente surgen, por lo que es esencial establecer o mejorar los sistemas de gestión de riesgos para identificarlos y contrarrestarlos.
Casos de éxito de empresas que implementaron correctamente
De acuerdo con World’s Best Workplaces™ 2020, organizaciones como Cisco, DHL y Hilton son las 3 empresas que respectivamente, ocupan los 3 primeros lugares de dicha lista.
Hablemos de Cisco. Esta empresa es más conocida como la compañía que conecta gente con datos y esto se puso a prueba más que nunca en medio de la contingencia. La demanda de la herramienta colaborativa Cisco Webex se disparó exponencialmente, desafiando tanto a la primera línea de los ingenieros de Cisco como a sus ejecutivos
¿Cuáles fueron algunas de las acciones que implementó esta organización que la llevaron a ocupar el primer lugar del ranking de World’s Best Workplaces™ 2020? Aquí, algunas de las más destacadas:
- Ante la necesidad del trabajo a distancia, para abril de 2020, la demanda del software colaborativo de Cisco se triplicó. Para dar respuesta, los equipos que instalaban infraestructura trabajaron 24/7 durante todo un mes.
Los colaboradores estuvieron dispuestos a laborar exhaustivamente, gracias a la cultura de confianza y de cuidado que la organización había trabajado desde antes de la pandemia. Durante este periodo, el 87% del personal de Cisco calificó a la empresa como un lugar sano a nivel psicológico y emocional. Este resultado supera por 6 puntos al promedio del resto de las organizaciones que conforman la lista. - Al inicio de la pandemia, los líderes de Cisco dedicaban 75 minutos semanales para escuchar a su personal y atender sus inquietudes.
Asimismo se dieron a la tarea de sondear cómo se sentían en su espacio de trabajo, lo que evidenció un auténtico interés por su bienestar. - Asimismo, apoyaron a sus clientes brindándoles facilidades de pago, comprendiendo que muchos negocios entraron en crisis financieras, pero, necesitaban continuar operando y para ello, debían incorporar la tecnología que Cisco ofrece.
DHL y Hilton, dos de los mejores lugares para trabajar
Continuando con la lista de World’s Best Workplaces™ 2020, tras el primer lugar ocupado por Cisco, se encuentran DHL y Hilton, organizaciones que también demostraron ser capaces de hacer frente a los desafíos de la contingencia sanitaria.DHL continuó cumpliendo con sus promesas a los colaboradores, los clientes y la sociedad en general.
Tomó las medidas necesarios para salvaguardar tanto el bienestar emocional como físico de sus colaboradores y, alineándose con su misión, buscaron mejorar tanto la vida de su personal, como de la comunidad, en general.
En el caso de Hilton se destacó por la capacidad de innovación de sus líderes, aun cuando la industria hotelera fue una de las más afectadas por la devastación provocada por el Coronavirus-19: “La administración, valiéndose de creatividad, dispuso de habitaciones para albergar a profesionales médicos que estuvieron en la línea frontal de la pandemia. Durante la crisis, Hilton ha innovado para estar a la altura de su misión de ser la empresa más hospitalaria del mundo”.
Esperamos que esta información le sea de utilidad para la gestión de Capital Humano en su organización y que, al igual que estos casos de éxito, usted y su negocio puedan incorporar las mejores prácticas en beneficio de sus colaboradores y sus públicos de interés.
Fuentes de Consulta:
Picatoste, F. y Touza, S. (s/f). 10 medidas que deben adoptar las empresas para afrontar una pandemia. Deloitte. Recuperado de:
https://www2.deloitte.com/es/es/pages/about-deloitte/articles/10-medidas-adopcion-empresas-para-afrontar-pandemia.html
¿Por qué Cisco, DHL y Hilton son los mejores lugares para trabajar en el mundo? (Octubre 15, 2020). ¿Por qué Cisco, DHL y Hilton son los mejores lugares para trabajar en el mundo? Líder Empresarial. Recuperado de: https://www.liderempresarial.com/que-es-lo-que-hace-de-cisco-dhl-express-y-hilton-los-mejores-great-place-to-work/
Frauenheim, Ed. (Octubre 14, 2020). La historia del 2020 es una historia de desafíos. Great Place to Work. Recuperado de:
https://greatplacetowork.com.mx/como-los-mejores-lugares-para-trabajar-han-liderado-el-camino-en-un-ano-unico-como-ningun-otro/
