Como ha quedado de manifiesto en los últimos años, los responsables del área de Recursos Humanos deben incorporar herramientas tecnológicas que les permitan hacer mucho más eficiente su labor. Una de ellas es el sistema de Nómina y gestión de Capital Humano.
Entre otras, las ventajas que puede proporcionar este software son:
- Ser una plataforma integral
- Ser una herramienta de análisis
- Permitir la configurabilidad del sistema
- Gestionar todo el ciclo de vida laboral de los colaboradores
- Facilitar flujos de trabajo para optimizar la gestión del talento
- Permitir la escalabilidad del sistema
- Brindar seguridad de datos
En conjunto, todos estos beneficios de un software de RR.HH., redundan en una mayor productividad, un mejor seguimiento y control, mayor agilidad en los procesos, reducción significativa de márgenes de error y una mejor identificación de problemas para su resolución.
Sin embargo, como toda herramienta tecnológica, un software de gestión de Capital Humano es susceptible de seguir evolucionando y mejorando, por ello es que a continuación listamos y explicamos características que se vislumbra, debe tener en un futuro no muy lejano.
38 cualidades de un sistema de Nómina y Recursos Humanos
Esta lista tiene como objetivo, ayudarle a saber cuáles son los atributos que, sí o sí, debe tener un software de RR.HH., para cuando tenga que elegir alguno.
1.- Funciones generales de Recursos Humanos
Un software de Nómina y Recursos Humanos ofrece características generales de la gestión del personal, como administración de beneficios, compatibilidad móvil y herramientas de autoservicio para empleados y gerencia.
2.- Administración de Beneficios
Administrar los beneficios de los empleados e incluirlos en los cálculos de la nómina demanda una gran cantidad de tiempo. Una plataforma como ésta, permite un fácil acceso a los módulos de administración de beneficios, que ayudan a tener en cuenta planes de pensión, seguro médico, licencia por maternidad, licencia por enfermedad y vacaciones.
3.- Compatibilidad móvil
Los proveedores de este tipo de soluciones, pueden ofrecer software de Recursos Humanos en la nube o soluciones locales. También, podrán disponer de aplicaciones móviles para los sistemas operativos Android e iOS. Para maximizar la eficiencia, este software debe ofrecer soluciones accesibles sobre la marcha. La compatibilidad móvil (al menos desde la web) y las soluciones en la nube permiten a los colaboradores a acceder a la información, estén donde estén.
4.- Autoservicio (Gestión)
Las funciones de autoservicio de los gerentes los ayudan a acelerar los procesos de Recursos Humanos y les permiten realizar varias tareas, como revisar las solicitudes de candidatos, ingresar datos de revisión de desempeño, aprobar reclamos de gastos y acceder a la información de los empleados.
5.- Autoservicio (Empleado)
Las funciones de autoservicio para empleados les posibilitan ingresar datos personales, verificar el estado de sus beneficios y solicitar tiempo libre. Esto le ahorra muchas horas al departamento de Recursos Humanos, ya que no tiene que ser el intermediario entre el personal y esta información.
6.- Funciones de tiempo y asistencia
El software de Nómina y Capital Humano con características de tiempo y asistencia puede desbloquear funciones como gestión de ausencias, programación de empleados, registro de entrada y salida, cumplimiento, estimaciones de costos e integración de nómina.
7.- Gestión de Ausencias
Un software de RR.HH. puede ayudar a rastrear y administrar la ausencia de los colaboradores. Facilita a los gerentes saber quién está adentro y quién no y por qué motivos; ya sea por vacaciones, licencia por enfermedad, licencia por maternidad u otro tiempo libre remunerado.
8.- Programación de empleados
El software de programación de empleados permite crear módulos de asistencia, administrar horarios y configurar notificaciones y alertas que ayudan a verificar aspectos como la asistencia o las horas extra.
9.- Marcar entrada y salida
Los módulos de tiempo y asistencia permiten al personal mantener un registro de sus horas. Las funciones significativas de los módulos ofrecen opciones como PIN, escáneres biométricos, lectores de tarjetas magnéticas y herramientas de reconocimiento facial y de huellas dactilares.
10.- Cumplimiento
Cualquiera que sea el país o la región en la que opere, debe cumplir con todas las regulaciones y leyes relacionadas con el lugar de trabajo. Las regulaciones laborales, por ejemplo, limitan la cantidad de horas que las personas pueden trabajar por día o por semana.
Un software de Recursos Humanos puede incluir funciones que corroboran y usan datos, con el fin de generar informes y dar seguimiento al cumplimiento. También brindan alertas y notificaciones automáticas cuando no se cumplen las normas legislativas.
11.- Estimaciones de costos
El software avanzado de RR.HH. utiliza datos históricos de Recursos Humanos para ofrecer funciones de estimación de tiempo y costos para diferentes proyectos, lo que permite pronosticar mejor los requerimientos en el futuro.
12.- Integración de nómina
El uso del software para administrar su nómina, le faculta a integrar sus módulos de asistencia y tiempo con su funcionalidad de nómina. De esta forma, obtiene datos precisos del ciclo de retribuciones que puede usar para calcular los salarios y beneficios de los empleados, todo en un sistema holístico.
13.- Funciones de análisis
Un beneficio importante de un software de RR.HH. es que le permite recopilar todo tipo de datos útiles para ayudar a administrar empleados y pensar estratégicamente.
Algunas funciones analíticas que se encuentran en el software y los sistemas de gestión de Recursos Humanos incluyen paneles personalizables, informes en tiempo real, capacidades de predicción, recopilación de datos automatizada, controles de acceso y análisis financiero.
14.- Tableros personalizables
Es importante adoptar un sistema que se pueda personalizar para adaptarse a las necesidades del departamento de Recursos Humanos. Esto incluye todo, desde permitir a los usuarios crear pantallas de tablero particulares, ofreciendo diferentes funciones de color y otras opciones de personalización. Lo anterior puede ayudar a aumentar el compromiso de los colaboradores con un software de gestión de Capital Humano.
15.- Informes en tiempo real
Este software debe ofrecer análisis e informes personalizados y personalizables a partir de los datos del sistema de la organización. Los documentos y los informes en tiempo real favorecen la toma de decisiones oportunas que mejoran el rendimiento frente a los KPI (Key Performance Indicators).
16.- Capacidad de pronóstico
Un software de Recursos Humanos eficiente debe permitirle revisar los datos y ofrecer una guía de rendimiento futuro de acuerdo con los KPI y objetivos deseados. Las soluciones de pronóstico pueden ayudarlo a determinar cuántas horas requerirá una tarea o cuántos miembros del personal deben asignarse a ciertos proyectos.
17.- Recopilación de datos automatizada
El software de gestión de nómina y personal con paquetes de análisis de Recursos Humanos le permitirá acceder a cualquier información que requiera, cuando la necesite, para ayudarlo a recopilar los datos que necesita. Esto incluye el acceso a información y datos más allá de su propia base de datos, la integración con CRM, ERP y otras fuentes para generar informes sofisticados.
18.- Controles de acceso
El acceso a la información se designará como privada o pública. El mejor software de Recursos Humanos tiene funciones de administración para asignar niveles o grados de acceso a diferentes procesos. Esto funciona para mejorar la seguridad de los datos y prohibir el intercambio de información clasificada con usuarios no autorizados.
19.- Análisis financiero
Este software puede incluir paquetes de análisis que recopilan y evalúan varios grados de datos financieros, para ayudar a la gerencia con los procesos de toma de decisiones.
20.- Funciones de incorporación
Muchos sistemas de Recursos Humanos incluyen funciones de incorporación como formularios e informes sin papel, capacidades de gamificación, recordatorios automáticos y gestión de los periodos de prueba.
21.- Funciones sin papel
Las funciones de incorporación impulsadas por la tecnología de un software de RR.HH., cada vez requieren menos papel, ya que es más rentable, respetuoso con el medio ambiente y seguro. Ahora hay contratos de trabajo que prescinden de él, así como formularios de impuestos, solicitudes de beneficios, solicitudes de tiempo libre y más.
22.- Capacidades de gamificación
La gamificación de las funciones de incorporación y/o rendimiento puede crear un entorno de trabajo más interactivo y atractivo para el personal. A pesar de que ésta no es una función imprescindible para un software de Nómina y gestión de Capital Humano, es una gran ventaja si está disponible.
23.- Recordatorios automáticos
Un software de RR.HH. eficiente contiene funciones para programar recordatorios que notifican a los gerentes y empleados sobre tareas pendientes o excesos de uso de recursos. Los recordatorios se pueden configurar para que lleguen a su bandeja de entrada de correo electrónico o teléfono inteligente para que nunca se pierda nada.
24.- Funciones de gestión de los periodos de prueba
Recursos Humanos toma a los nuevos empleados a través de un periodo de prueba y pasarlo depende de la conducta adecuada, la asistencia y el desempeño laboral. La función de incorporación de su software , debe tener una función de establecimiento de objetivos que pueda usar para acordar medidas y objetivos, dentro de los primeros meses de empleo.
25.- Cumplimiento de Reclutamiento Automatizado
Una consideración vital durante el proceso de contratación es evitar prácticas discriminatorias que dejen al negocio expuesto a reclamos. Los anuncios de trabajo, las verificaciones de referencias y las preguntas de las entrevistas, están abiertas a prejuicios basados en la raza, el sexo, el origen étnico, el género, la religión, el estado y la discapacidad física o mental, entre otros. Un software de RR.HH., puede ayudar con características que aseguran que toda la comunicación permanezca sólida y no haya motivos para prejuicios.
26.- Cumplimiento automatizado de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC)
En Estados Unidos, por ejemplo, la mayoría de las empresas necesitan que los nuevos empleados firmen un cuestionario de autoidentificación de la EEOC para protegerse contra las prácticas discriminatorias. Su software de Recursos Humanos puede incluir cuestionarios totalmente compatibles y garantiza que la información se utilice adecuadamente.
Esto mismo puede emplearse en otros países y adaptarse a los que los órganos reguladores del tema, establezcan.
27.- Cumplimiento de beneficios de atención médica automatizados
El cumplimiento relacionado con la salud sigue siendo crucial en muchos países. En el caso de EE. UU., las empresas deben cumplir con la legislación federal como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA), la Ley de No Discriminación de Información Genética, la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA), las Disposiciones de Paridad de Salud Mental, entre otras. Un software inteligente recopila dichos datos e informes del IRS (Información sobre los Impuestos Federales) y los mantiene actualizados en caso de cambios en la ley.
28.- Funciones de aprendizaje y desarrollo
Las características de aprendizaje y desarrollo que hay que considerar al elegir un software de Recursos Humanos, incluyen administraciones de certificación, directorios de capacitación, participación de los empleados, funciones de datos de evaluación y políticas y objetivos de la empresa.
29.- Administraciones de Certificación
Las asignaciones para programas capacitación, la garantía del cumplimiento y la actualización de los materiales, pueden ser una pérdida de tiempo si no se manejan bien. Un software inteligente de RR.HH. debe contar con un módulo de gestión del aprendizaje, el cual facilita el control de la formación y el desarrollo continuo de los colaboradores.
30.- Directorios de formación
Esta clase de software ofrece una gama completa de opciones de aprendizaje manejables desde una interfaz. Esto incluye mapear actividades contra marcos de competencias, para la gestión del desempeño personal y conectar los resultados del conocimiento adquirido, con el desarrollo de habilidades deseables.
31.- Capacidades de participación de los empleados
Las oportunidades de aprendizaje y desarrollo mejoran la experiencia del usuario y aumentan el compromiso de los colaboradores. El acceso a registros personales, planes futuros, archivos de desarrollo personal, necesidades laborales y otras actividades con referencias cruzadas, le permite al personal saber que la organización se preocupa por su carrera dentro de ella.
32.- Políticas y objetivos de la empresa
El dinero destinado a programas de capacitación, desarrollo y certificaciones, es una inversión para alcanzar los objetivos comerciales. Un sistema de gestión de Capital Humano debe ser capaz de analizar las estrategias de desarrollo y compararlas con las políticas y objetivos preestablecidos por la empresa.
33.- Soluciones de nómina
La mayoría de este tipo de software tiene soluciones de nómina con características como periodos flexibles, procesamiento y reprocesamiento masivo, recibos de pago en línea, cumplimiento de nómina global, ajustes de remuneración y registros de horas extra.
34.- Periodos de Nómina Flexibles
Los empleados y contratistas pueden recibir sus salarios en diferentes lapsos: semanal, quincenal o mensual. Tener un software de RR.HH., con funciones de nómina que se adapte a diferentes periodos de pago, reduce el tiempo de inactividad y los costos y, reduce los errores de entrada de datos durante el pago.
35.- Procesamiento y reprocesamiento a granel
El software de Recursos Humanos debe tener características que permitan a los gestores de Capital Humano, automatizar muchos pagos a colaboradores durante un periodo prolongado de tiempo. Las herramientas avanzadas poseen una función de “desprocesamiento” que permite deshacer y corregir errores de pago.
36.- Recibos de pago en línea
Un software de Nómina y gestión de Capital Humano facilita la vida de los empleados, al garantizar que los recibos de nómina, recientes y anteriores, estén disponibles para ver o descargar en cualquier momento.
37.- Cumplimiento de Nómina Global
El cumplimiento de la nómina varía de un lugar geográfico a otro. Por lo tanto, si su empresa opera en muchas ubicaciones, la administración y el cumplimiento de ciertas normas, pueden volverse confusos. El software de RR.HH. adecuado automatiza la nómina para seguir la reglamentación que rige su ubicación geográfica.
38.- Ajustes de remuneración y registros de horas extra
Muchos sistemas de gestión de Talento incorporan soluciones de nómina que permiten al personal de Recursos Humanos y contabilidad, modificar y ajustar el pago de los empleados; gestionar reducciones o bonificaciones; registrar las licencias no pagadas, las contribuciones a pensiones, las asignaciones y, otros ajustes necesarios.
Otro aspecto que debe tomar en cuenta al elegir un software de estas características, es la relación entre el costo y el beneficio que obtendrá. Asimismo, el establecimiento del precio, siempre debe ser claro, flexible y transparente.
Hay opciones en el mercado que ya cuentan con una gran cantidad de los atributos listados, por lo que es importante que los conozca, compare y seleccione el mejor software de Recursos Humanos para su organización.
Fuentes de Consulta:
6 razones por las que un software de RRHH impacta sobre los resultados de negocio. (Septiembre 14, 2020). 6 razones por las que un software de RRHH impacta sobre los resultados de negocio. Byte. Recuperado de:https://revistabyte.es/actualidad-it/recursos-humanos/software-de-rrhh-impacto/
Reitsma, T. (s.f.). 32 Key HRMS Features To Look For And Why. People managing people. Recuperado de:
https://peoplemanagingpeople.com/articles/key-features-hrms-software/
