Son muchos los cambios que se han generado en los espacios de trabajo, a partir de la contingencia sanitaria por Covid-19. Los esquemas de trabajo 100% presenciales se han convertido en modelos virtuales o en híbridos.
Esta transición tan acelerada demandó mucho tiempo y energía por parte de los líderes empresariales, así como de los gestores de Capital Humano, para que pudieran funcionar lo antes posible.
Sin embargo, una vez que se comenzó a alcanzar un equilibrio en el nuevo contexto, comenzaron a surgir algunas inquietudes con respecto a la comunicación y la relación entre los colaboradores. Y aún más allá, cómo es que esta disrupción podría afectar el trabajo colaborativo, tan necesario para alcanzar los objetivos empresariales.
La colaboración es una habilidad blanda necesaria, pero puede ser difícil entrenar a los equipos en ella. A veces, la mejor manera de aprender es a través del ejemplo.
A continuación, le listamos y explicamos 5 ejemplos de colaboración efectiva en el lugar de trabajo, para comprender cómo los empleados modernos pueden trabajar mejor juntos:
1. Compartir documentos
El trabajo basado en la nube es el futuro de la colaboración. El 83% de los empleados confía en la tecnología para contribuir, y una de las formas más efectivas en que su equipo puede trabajar en conjunto es compartiendo documentos.
Herramientas como Google Drive y Dropbox Paper permiten que los equipos colaboren en el mismo contenido en tiempo real. Algunas herramientas de administración de proyectos, también ofrecen la capacidad de cooperar en tiempo real en archivos además de sus otras funciones.
El uso compartido de documentos permite que, incluso los equipos remotos, colaboren como si estuvieran todos juntos en la misma sala. Se pueden ver fácilmente los cambios en tiempo real, editar texto, dejar comentarios y administrar permisos de acceso también.
2. Administración de tareas
Cuando los empleados dependen unos de otros para realizar tareas, es importante efectuar un seguimiento de aquéllas que están pendientes en una plataforma transparente basada en la nube. Las herramientas de gestión de proyectos como, por ejemplo, Monday, Trello y Asana permiten a los equipos crear flujos de trabajo, tareas y proyectos que facilitan la colaboración.
En lugar de preguntarse sobre el progreso de un compañero de trabajo con alguna actividad, los empleados pueden usar el software PM para hacer preguntas, compartir archivos y buscar información. Incluso pueden crear dependencias de tareas, por lo que queda claro quién es responsable de cada una de ellas y cuándo debe cumplirla.
Los gerentes también pueden consultar la herramienta PM para ver en qué está trabajando su equipo, identificando puntos de fricción.
Independientemente de lo anterior, los grupos también necesitan confiar entre sí para colaborar de manera efectiva.
Un banco europeo se dio cuenta de que cuando los equipos no tenían tiempo para socializar entre ellos, no tenían la confianza necesaria para trabajar colaborativamente. Al rediseñar su espacio físico y cambiar su cultura de contribución, el banco mejoró las ventas en un 11% en las ubicaciones de bajo rendimiento.
3. Videoconferencia
Las reuniones pueden ser un agujero negro de productividad. Sin embargo, los equipos que saben cómo cooperar pueden tener reuniones altamente eficientes. Esto es diferente para cada organización, pero las juntas colaborativas, a menudo se ven así:
- Mantener una agenda escrita y compartirla con todos antes y después de la llamada.
- Asignar roles para mantener la llamada en curso, como un facilitador, un cronometrador y un observador.
- Programación eficiente con herramientas compatibles con la nube como, por ejemplo, Calendly.
- Capacitación entre pares.
Los equipos colaborativos quieren que los demás tengan éxito. Es por eso que no es inusual que se entrenen entre sí en tecnología y procesos.
Por ejemplo, si se cambia a una nueva herramienta de PM y algunos empleados tienen dificultades, otros pueden asesorarlos.
4. Lluvia de ideas visuales
Dos cabezas piensan mejor que una, es por eso que los equipos colaborativos, a menudo se reúnen para generar nuevas ideas, ya sea virtualmente o en persona. Pero en lugar de solo conversar acerca de sus ideas, la mayoría de estas células de trabajo, generalmente, también las visualizan.
De hecho, el 60% del personal colabora visualmente, ya sea en forma de listas escritas, tablones de anuncios o notas adhesivas.
Por ejemplo, los equipos en la oficina pueden preferir una lluvia de ideas con una pizarra y notas adhesivas. Esto es especialmente útil si se tiene a un grupo de estudiantes táctiles y visuales. Pero, para equipos híbridos o remotos, las pizarras digitales como es el caso de Miró, también son muy efectivas. Esto les permite guardar las ideas para más tarde y crear nuevos tableros, lo cual es perfecto para iterar nuevas ideas.
5. Equipos multifuncionales
El futuro del trabajo estará menos aislado. Es por eso que más organizaciones están invirtiendo en equipos multifuncionales. En lugar de aislar marketing, ventas, TI, contabilidad y servicio al cliente en departamentos separados, un equipo multifuncional reúne a miembros de varios departamentos.
Siempre que se tenga un proceso establecido sobre cómo funcionará el equipo, ésta es una excelente manera de formar un conjunto con más experiencia y menos puntos ciegos.
Una empresa multinacional de tecnología se dio cuenta, de primera mano, del poder de los equipos multifuncionales. La empresa aprovechó una plataforma especializadapara analizar los datos de los empleados e identificar formas de unir a los equipos. La empresa cambió su cultura y su espacio de trabajo físico, lo que permitió priorizar la colaboración entre funciones.
Hoy más que nunca, es necesario atraer y contratar personal que sea capaz de trabajar colaborativamente así como capacitar y ayudar a quienes aún se les dificulta desarrollar esta habilidad.
Los anteriores son solo algunos ejemplos que pueden ayudarle a desarrollar esta característica dentro de su organización. Esperamos que le sean de utilidad y coseche excelentes dividendos.
Fuentes de Consulta:
Borrego, P. (Agosto 31, 2022). 6 Excellent Examples of Effective Collaboration in the Workplace. Humanyze. Recuperado de: https://humanyze.com/blog-examples-of-effective-collaboration-in-the-workplace/
Moga, B. (Mayo 24, 2017). Real Life Examples of Successful Teamwork [9 Cases]. Active Collab. Recuperado de:
https://activecollab.com/blog/collaboration/real-world-examples-of-successful-teamwork
Vogel, K. (Octubre, 19, 2022). The 6 keys to effective collaboration in the workplace. RingCentral. Recuperado de:
https://www.ringcentral.com/us/en/blog/collaboration-in-the-workplace/