Hemos comenzado un nuevo año y con él, la innovación tecnológica continúa avanzando rápidamente, tal y como lo hemos atestiguado desde hace 3 años, con la llegada de la pandemia por Covid-19.
Este suceso mundial aceleró exponencialmente la implementación de recursos tecnológicos, que se habían previsto instaurar en los siguientes 10 años.

Por ello, es que las organizaciones se han visto en la necesidad de estar, cada vez, más pendientes de las tendencias en este ámbito y adoptar aquello que les permita permanecer vigentes y competitivas en el mercado.

Un ejemplo de ello es la incorporación de un software de Nómina y gestión de Capital Humano, que ayude a los responsables de este departamento a agilizar sus procesos, hacerlos más eficientes y permitir generar estrategias alineadas con los requerimientos que demanda el contexto actual.

Si en su organización aún no adquieren un software como este, le aconsejamos que no lo postergue por más tiempo, ya que se está privando de las grandes ventajas que éste ofrece.

Y para que usted tenga elementos para tomar una mejor decisión, le listamos 9 cualidades que un software de este tipo debe poseer:

Experiencia de Usuario

El sistema de Nómina y RR.HH. que adquiera será tan bueno como quien lo utilice en su empresa; por eso, que la experiencia del usuario aunada a la flexibilidad del sistema y la habilidades de autosuficiencia, se han convertido en un criterio clave  de compra, en la actualidad.

Si la interfaz es muy complicada y confunde a los miembros del equipo, en lugar de ayudar en su desarrollo, su sistema terminará siendo más problemático de lo que vale.

En conclusión, entre mejor sea la experiencia del usuario, más rápido y sin problemas se adaptará el software a su organización. Los empleados estarán felices al usarlo y ahorrarles tiempo y esfuerzo en el proceso.

Flexibilidad en el sistema

¿Puede usar el sistema de Nómina a través de diferentes navegadores y dispositivos?

Aunque resulte difícil de creer, éste es un gran problema con muchos softwares. Le limitan a un dispositivo, lo que no es muy práctico.

En cambio, con una plataforma flexible, se puede acceder a él en donde sea que esté, ya sea usando celular o tableta.

Hoy en día, esto resulta crítico en el mundo digital y está presente entre los intereses de los empleados. Con el predominio de las aplicaciones y los softwares que se van adueñando de la mayoría de las funciones cotidianas, la tecnología interactiva ha cambiado y las personas esperan que su información personal esté disponible donde sea que estén, siempre que lo necesiten; en cualquier dispositivo o tipo de navegador.

Esto, no solo reducirá la carga administrativa de su departamento, sino que impulsará el compromiso de todos. Cuantas más personas estén usando el sistema, más datos disponibles se generarán, para crear reportes.

Autosuficiencia

Un software amigable al usuario que se adopta de forma rápida y fácil debería empoderar al personal para que cuide a su propia administración. La solución que elija debe permitir a sus empleados, lograr su autosuficiencia al poder consultar información y realizar trámites administrativos.

Con esta herramienta, sus colaboradores tendrán la capacidad de interactuar con su información para consultar documentos agregados a su expediente, historia laboral, recibos de pago de nómina, reportes de acumulados, roles de turno, así como realizar solicitudes de vacaciones, inscripción a capacitaciones, solicitar préstamos, retiros parciales de ahorro, por mencionar solo algunos.

Asimismo, los gestores de Capital Humano pueden lanzar campañas de actualización de datos por departamento, individual o a toda la organización, e incluso, consultar el directorio de empleados y ubicaciones de las diferentes plazas o sucursales.

Información Integrada

Además de ser usado para el pago de nómina, administración y registro de colaboradores, este software de Recursos Humanos, también apoya en la gestión del aprendizaje, de prestaciones y la generación de reportes organizacionales.

Asimismo, facilita el trabajo en equipo, agiliza la administración de objetivos, favorece la retroalimentación entre los miembros de la organización, lo que potencia al talento humano. Y lo mejor: todo integrado en un solo lugar.

Herramientas de análisis

Otra tendencia reciente, es la importancia de los datos que nacen del departamento de Recursos Humanos y un mayor enfoque en las herramientas que generan reportes.

Los negocios están usando macrodatos y herramientas de análisis para darle sentido a los datos de su equipo e incrementar el valor de su negocio, a través de la reducción de costos y mejora de la eficiencia operacional.

De hecho, el 88% de las organizaciones creen que tomar decisiones rápidamente, basadas en datos en tiempo real se está volviendo, cada vez, más importante.
Por ello, es tan importante que se instale un sistema integrado, encontrará que sus datos están agregados en un solo lugar, en vez de que estén regados por toda la organización. Esto permite obtener reportes más significativos en tiempo real y muy fácilmente.

Asegúrese de elegir un software de Nómina y gestión de Capital Humano que le permita curar datos fácilmente y se beneficiará de grandes niveles de conocimiento en toda la organización.

Configurabilidad

Entre las características a considerar para maximizar la adopción y retorno de inversión de la solución que elija, se encuentra el grado de configurabilidad del sistema.

El software de Nómina y RR.HH. debe estar diseñado para ser fácilmente modificado por el personal de su compañía y tener la capacidad de hacer lo que se le solicite con unos cuantos ajustes. En pocas palabra, el sistema de adaptarse a usted y no al revés.

Las soluciones de SIRH que utilizan el modelo de “talla única para todos”, no suele ser una buena inversión. Especialmente, cuando se tiene un alto nivel de complejidad en la operación diaria de su negocio.

Gestión del Talento

Un software de gestión de Capital Humano puede dar seguimiento al ciclo de vida del colaborador dentro de la organización, obteniendo una visión global del desempeño del empleado. Desde cómo se obtuvo la información de ese candidato, su proceso de reclutamiento, sus evaluaciones y su retención dentro de la empresa.
Las oportunidades de promoción y crecimiento para el talento humano se basan en información objetiva y confiable.

Escalabilidad

Al tiempo que crece su empresa, también pueden crecer las funciones de su software de gestión de Nómina y Recursos Humanos. Hay que elegir a un proveedor que se adapte a las necesidades de la organización, conforme ésta aumenta su plantilla de colaboradores, cumple objetivos y establece nuevos retos.
En el aspecto financiero, es conveniente invertir en un software que permita este desarrollo y no tener que renovarlo constantemente, ya que representa un coste mayor, no solo en lo económico, también en cuestiones de capacitación y aprendizaje.

Sistema de Información de Recursos Humanos

Tradicionalmente, los datos que se generaban desde el departamento de Recursos Humanos, apoyaban administrativamente. Actualmente, ayudan a liderar estratégicamente a la empresa.
Las organizaciones reconocen la importancia de los macrodatos y las herramientas de análisis; ambos permiten mayor eficiencia en la toma de decisiones y en la operación, reduciendo los costes.

Gracias a esta clase de software de RR.HH., se concentra toda la información en un solo sitio y se generan reportes más completos, actualizados y de mayor eficacia.

Seguridad de Datos

Esta es otra característica que puede ofrecer un buen software de gestión de Recursos Humanos. Brindar un servicio realmente seguro, de software para administrar Capital Humano implica sanitización de datos, encriptación a nivel empresarial y de las bases de datos, protección contra robos de sesión, cifrado de grado militar para documentos cargados y un sofisticado firewall para proteger servidores remotos.

Costo de Adquisición

Sin duda alguna, éste es un aspecto que a muchos les interesa e inquieta; principalmente, cuando los recursos son limitados. Sin embargo, ésta es una de las últimas consideraciones que se tendrían que hacer cuando se está eligiendo un software de Nómina y gestión de Capital Humano. ¿Por qué?

Evidentemente, el costo es importante, pero, no se deje atrapar por la trampa de usar la etiqueta del precio, para decidir qué software de Recursos Humanos obtener. Aún más importante, evalúe cuidadosamente cada opción por el valor que obtendrá de él. Es un hecho, que si esta inversión le permitirá ahorrar significativamente el tiempo para realizar las tareas del área, el costo está más que justificado.

Y para que esto sea así, tome en cuenta lo siguiente:

a. Investigue si el software realmente se adapta a sus necesidades.
b. Cómo toda inversión, es necesario saber cuál es la garantía que da el proveedor para que la implementación se cumpla en tiempo y forma.
c. Considere que el contar con metodologías SCRUM y CMMI, le ayudarán a optimizar los tiempos de implementación.
d. Asegúrese de que no haya cargos ocultos, antes de firmar el contrato. La estructura de precios debe ser transparente para evitar sorpresas desagradables.

Además de considerar la lista de características anterior, hágase la siguiente pregunta: ¿En qué me va a hacer mejor este software? Y es que no importa qué tan intuitivo y eficiente sea el sistema que esté evaluando, considere que aún tendrá que invertir una cantidad considerable de tiempo.

Si su proveedor no logra entender la situación en la que se encuentra su compañía y falla en darle una explicación convincente sobre las ventajas y diferencias principales contra el modo en que operan actualmente, es muy probable que no sea la mejor opción para usted.

El propósito principal de su esfuerzo no es adquirir un nuevo software de Nómina y gestión de Capital Humano; es adquirir un socio que le ayude a alcanzar sus objetivos, a través de la tecnología.

Si usted aún no cuenta con estas ventajas, acérquese a Fortia, RRHH Software, tendremos una solución a la medida de sus necesidades.

Fuentes de Consulta:

Guía empresarial Fortia. Pago, administración y asistencia. 10 puntos clave que debes tomar en cuenta al elegir un software de recursos humanos