En el ámbito organizacional pueden producirse eventualidades de diversas índoles, mismas que reciben el nombre de incidencias. A su vez, éstas pueden ser de dos tipos, principalmente:
- Incidencias Previstas: comprende aquellas que, de forma general, se pueden suponer o predecir y suceden dentro de un ambiente controlado. En el área laboral se puede tratar de faltas, vacaciones, reposos por alguna enfermedad o permiso
- Incidencias Imprevistas: son aquellas que no están contempladas dentro de un contexto controlado, como es el caso de la muerte de algún miembro de la organización, el robo de algún material o el daño irreversible de alguna maquinaria en el área laboral
Como este tipo de hechos tienen repercusión en otros ámbitos, es de suma importancia generar reportes completos, claros y detallados, para cualquier aclaración futura.
¿Qué es un reporte de incidencias?
Es un informe o noticia que describe hechos o sucesos relativos a un tema en particular, generalmente dirigido a un superior o alguien de autoridad mayor.
Se trata de un formato que detalla algún acontecimiento que interrumpe el desempeño normal de una empresa. Como se expuso anteriormente, en cualquier empleo suelen presentarse este tipo de situaciones, las cuales deben ser reportadas de manera precisa y completa.
En el área de seguridad, estos reportes tienen mucho valor, porque su análisis ayuda a reforzar las acciones correctivas y preventivas que cuidarán de cada trabajador, así como el funcionamiento óptimo de la empresa.
Ventajas de los reportes de incidencias
Estos documentos brindan muy diversos beneficios, entre ellos:
- Evidencian aquellos reportes que no se están realizando adecuadamente en el ambiente laboral, así como alguna norma omitida o que el personal no comprenda.
- Ayudan a detectar fallas en los sistemas o procedimientos de operación. También, promueve una comunicación efectiva de éstos.
- Dan la pauta para emprender las medidas correctivas necesarias para disminuir las amenazas a la seguridad y a la operatividad.
- Hacer más eficiente el trabajo del área encargada de la prenómina.
- Calcular correctamente los impuestos.
- Pagar de manera correcta la nómina.
- Tranquilidad al enfrentar revisiones fiscales.
- Evitar sanciones y pagos complementarios de impuestos.
- Evidenciar la información, en caso de inconformidades o litigios laborales.
Para gozar de estas ventajas, es necesario que el reporte sea organizado y directo. Asimismo, no se debe ocultar la verdad, de tal forma que el empleador pueda tomar las medidas adecuadas para la resolución de incidentes futuros.
¿Cómo se realiza un reporte de incidencias?
Dado que éste es considerado un documento que puede servir como un tipo de registro legal, es importante que el reporte de incidencias siga una estructura que pueda reflejar de forma clara y precisa los detalles de dicha eventualidad.
Contar con un registro de asistencia individual
En principio, para conocer e identificar una incidencia, así como elaborar el documento se necesita saber cuáles son los parámetros a considerar. Por ello, es imprescindible llevar un registro de cada uno de los trabajadores en el que se considere su jornada laboral, horario, permisos autorizados y compararlos con su productividad y con el cumplimiento de los objetivos de un lapso determinado.
Aquí, el empleo de herramientas tecnológicas, como el uso de registros de asistencia desde apps y la geolocalización, serán grandes aliados para el día a día.
Conocer los tipos de incidencias
Como previamente se expuso, existen dos tipos de incidencias, las previstas y las imprevistas, por lo que para generar este reporte es necesario hacer la distinción entre ambas y, describir con claridad en qué consistió.
Comenzar a diseñar el reporte
En la actualidad, la mayoría de las empresas cuentan con formatos específicos para reportar estos sucesos, accediendo a plataformas que les ayudan a reportar las incidencias y generar una prenómina de forma sencilla y rápida, facilitando así, al equipo encargado de esta actividad.
Si se busca implementar un formato desde cero, se deben considerar los siguientes valores básicos:
• Fecha
• Sucursal
• Número de colaborador
• Nombre de colaborador
• Departamento
• Puesto
• Tipo de incidencia
• Referencia
• Justificada o no
• Valor
• Comentarios adicionales
Cabe destacar que los gestores de Capital Humano podrán recibir aclaraciones y/o justificaciones eficazmente para evitar aplicar descuentos, así como llevar a cabo los procedimientos relacionados con incapacidades u otros trámites, con el objetivo de apegarse a los requerimientos de ley.
Envío de reportes de incidencias para realizar el cálculo
Una vez elaborado este reporte incluyendo todas las variables, los detalles y la documentación adicional, es importante realizar una segunda revisión y pasar el siguiente filtro para la firma de enterado que, dependiendo de los lineamientos de la empresa, puede ser el equipo de RR.HH., los gerentes de las áreas o bien, los jefes directos.
Ya con el Visto Bueno, lo siguiente es enviar el reporte al departamento financiero, contable o a quien corresponda hacer el cálculo de nómina, para que se apliquen los descuentos o incrementos correspondientes y se calculen los pagos quincenales o mensuales de cada colaborador.
Adicionalmente, estos registros deberán guardarse en el expediente de cada trabajador.
Generar planes de acción
La información es una gran aliada para el departamento de Capital Humano; por ello, con los datos obtenidos de forma general, es fácil identificar señales de alarma en el proceso de prenómina e incidencias (sobre todo, en lo referente a las situaciones imprevistas) y desarrollar planes de acción para impedir que sigan presentándose.
Por fortuna, todo lo anterior puede ser realizado con mayor agilidad, facilidad y precisión, gracias a la tecnología con la que se cuenta actualmente.
Fuentes de Consulta:
Reporte de Incidencias. (Mayo 12, 2022). Reporte de Incidencias. Mil formatos. Recuperado de: https://milformatos.com/empresas-y-negocios/reporte-de-incidencias/
Reporte de Incidencias. (s.f.) Reporte de Incidencias. Mundo Reporte. Recuperado de:
https://mundoreporte.com/reporte-de-incidencias/
Esparza, J.A. (Febrero 22, 2021). 6 pasos para elaborar los reportes de incidencias. Sesame HR. Recuperado de:
https://www.sesamehr.mx/blog/pasos-para-elaborar-los-reportes-de-incidencias/
