La aparición de las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación) ha representado múltiples beneficios para el que hacer dentro y fuera de las organizaciones.
Un ejemplo de ello son las redes sociales. Como se ha observado son, en la actualidad, un canal muy favorable que el área de Recursos Humanos emplea para llevar a cabo, cada vez, más funciones.
Sin embargo, como todo, las redes sociales también conllevan grandes riesgos si no son reguladas de forma clara y generalizada dentro de las empresas.
De acuerdo con Hootsuite, el 72% de los estadounidenses utiliza alguna plataforma de redes sociales; pero, el 63% de los entrevistados declaró que sus empleadores no cuentan con una política en este rubro.
Conforme su uso se ha vuelto cada vez más generalizado, también hemos sido testigos de muy desafortunados casos en los que colaboradores comparten información que mete en severas crisis de imagen a las organizaciones en las que trabajan.
En algunos casos, estas acciones han sido provocadas por algún tipo de inconformidad o resentimiento de los empleados hacia la empresa; pero, no siempre es por esa razón. Simplemente, no todos comparten el mismo criterio para el uso de dichos canales y sin una guía, fácilmente se pueden cometer graves errores.
¿Qué debe contener una política de redes sociales?
De acuerdo con 8 expertos colaboradores de la revista Forbes (2017), los siguientes son los puntos que hay que contemplar al generar esta normatividad:
8 puntos que debe tener una política de uso de redes sociales
1. Educar a los empleados con respecto a las redes sociales
El documento que se genere para regular estas plataformas debe garantizar que los empleados comprendan cabalmente la o las redes sociales que utilizan. Entre otros aspectos: los términos de uso, las condiciones y las limitaciones del sitio.
Si un empleado emite algún comentario que transgreda la política de dicho sitio, esto afectará a la empresa, no sólo en su imagen, también la limita en el uso futuro de dicho sitio.
2. Recordar a los empleados las líneas personales y profesionales
Las líneas entre lo personal y lo profesional son, cada vez, más difusas. Por ello es necesario recordarles a los colaboradores que aquello que manifiestan en una cuenta de red social personal, puede afectar sus intereses profesionales. Es muy importante que sean conscientes de este aspecto, porque las consecuencias pueden ser muy negativas.
3. Presentación profesional
Las redes sociales son una gran herramienta para desarrollar una marca personal al establecer una reputación positiva. Por esta razón, es necesario pensar detenidamente antes de publicar opiniones controvertidas, así como comprender los convencionalismos sociales que se practican en diferentes foros (por ejemplo, publicar fotos de cumpleaños en Facebook o LinkedIn). Asimismo, hay que concienciar a los colaboradores que son embajadores de sus organizaciones, por lo que es muy recomendable presentar sus pensamientos u opiniones de manera profesional.
4. Respeto de los límites profesionales
Los empleadores y los empleados deben respetar los límites profesionales de los compañeros de trabajo. Puede suceder que se utilice información contenida en las redes personales de un empleado y usarla en su contra. Esta acción puede derivar en ciberacoso y generar un clima de trabajo hostil.
5. Mantener la confidencialidad de los problemas o conflictos en el lugar de trabajo
Los conflictos laborales son inevitables; sin embargo, esto no implica que deban ventilarse en redes sociales. Los miembros de una organización deben recordar que son representantes de la empresa y cualquier problema debe ser abordado y mediado sin involucrar a clientes, socios o competidores.
6. Aclarar la opinión de quién se expresa
Gran parte de la vida laboral y del ámbito personal pueden superponerse, es importante dejar en claro a quién representamos: si a nuestra empresa o nosotros mismos.
En caso de no hacerlo, podría generarse un impacto negativo en su organización o en los clientes que representa. Hay que utilizar siempre una declaración aclaratoria: “Las opiniones expresadas en este sitio son mías y no representan necesariamente las de mi empleador”.
7. Representar a un empleador en todas las plataformas
Una política de redes sociales debe aplicarse a todas las plataformas y, en última instancia, a todo lo que los empleados publican en línea. Algunos empleados pueden creer que si bien usan LinkedIn y Twitter con fines comerciales, usan Facebook para uso personal y, por lo tanto, pueden publicar de manera indiscriminada. Sin embargo, siguen siendo representantes del negocio y las publicaciones inapropiadas pueden dañar la marca de su empleador, así como la propia.
8. No revelar información confidencial
Las empresas deben indicar claramente que los empleados no deben revelar información de la organización que sea confidencial o patentada. Debe haber un departamento definido o una persona para contactar si hay preguntas, sobre qué información cae dentro de esos parámetros. Finalmente, se debe vincular la política al código de conducta para que se entienda que las violaciones pueden implicar medidas disciplinarias o incluso, separación del empleo.
Las políticas no buscan coartar la creatividad ni la espontaneidad de los trabajadores. Tampoco pretenden encuadrar a la comunicación como un ente inflexible, solo se busca preservar buenas prácticas y la reputación del negocio.
Fuentes de Consulta:
Forbes Human Resources Council. (Mayo 25, 2017). Why Your Business Needs A Social Media Policy And Eight Things It Should Cover. Forbes. Recuperado de: https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/2017/05/25/why-your-business-needs-a-social-media-policy-and-eight-things-it-should-cover/?sh=aa8195f52649
Cooper, P. (Mayo 28, 2020). How to Write a Social Media Policy. Hootsuite. Recuperado de: https://blog.hootsuite.com/social-media-policy-for-employees/
