Las reuniones de trabajo efectivas son necesarias para tratar variedad de temas con los equipos de tu empresa, existen varios tipos de reuniones según sus objetivos: informativos, de planeación, de inspiración, de retroalimentación, para dinámicas de grupo, integrar nuevas generaciones al equipo de trabajo, entre otros.
Sin importar cuál es el objetivo de una reunión de trabajo, es importante que aproveches el tiempo al máximo. A continuación te compartimos qué debes considerar para planear reuniones de trabajo, cómo hacer juntas efectivas y cómo Fortia puede ayudarte.
¿Por qué es importante planear las reuniones de trabajo?
Es imprescindible planificar reuniones de trabajo efectivas para hacerlas más productivas y cumplir sus objetivos.
El 69% del promedio de tiempo que los empleados destinan a actividades administrativas, entre las que se cuentan las reuniones, es considerado ineficiente según la Encuesta Sobre Esperanzas y Temores de la Fuerza Laboral de PwC.
Por eso se deben plantear las etapas de una reunión, por ejemplo, la fase de planificación es fundamental para asegurar el éxito de la junta y que las reuniones no se conviertan en algo improductivo.
Reglas antes para planear juntas de trabajo efectivas
A continuación te compartimos algunas reglas para tener la estructura de una reunión de trabajo y hacer de las juntas relevantes tanto para tu departamento de Recursos Humanos como para tus empleados.
1. ¿Es verdaderamente necesario hacer la reunión?
Entre las páginas de entretenimiento sobre temas corporativos, hay variedad de imágenes graciosas con el tema: juntas que pudieron ser un correo. Este tipo de humor refleja la realidad que veíamos sobre la utilidad (o no) de las reuniones de trabajo en equipo.
Aunque pueda parecer una pregunta obvia, es importante que los equipos de RR. HH. o líderes de un equipo, siempre se hagan este cuestionamiento antes de siquiera planear una junta.
Muchas de las reuniones podrían resolverse, por ejemplo, hablando solo con ciertas personas del equipo, especialmente cuando se trata de que alguien clave tome decisiones, por lo que no es necesario involucrar a todo el equipo.
O en efecto, si el objetivo de la reunión es informar sobre algún tema genérico que no cause mayor impacto en la actividad de la empresa, con un mail bien redactado acompañado de alguna imagen es más que suficiente.
2. Establece un objetivo claro para la reunión
Una vez que has decidido que es muy importante realizar la junta, el siguiente filtro en la planificación de reuniones efectivas es establecer de forma puntual y precisa el propósito de la reunión.
Si para las reuniones de trabajo efectivas el objetivo no es claro, lo mejor es que no la convoques, pues es fundamental tener claro el resultado que esperas de la junta para organizarla.
3. ¿Quiénes deben asistir a la reunión?
Muy relacionado con el primer tip de planificación, es importante que, ahora que tienes claro el objetivo de la junta, decidas quién o quiénes, es imprescindible que asistan a la reunión.
Solo los miembros necesarios deben asistir a la reunión, tanto para evitar la pérdida de tiempo y productividad de los empleados no necesarios como para mantener la privacidad en caso de que se vaya a tratar información confidencial.
4. Ten muy clara la agenda de la reunión
Crea una agenda clara y puntual sobre los temas y en qué tiempos se tratarán durante la reunión, así tanto tú como los participantes se preparan con antelación. Brinda el material e indicaciones para que todos los participantes se preparen.
Por ejemplo, si vas a tratar el tema de cómo manejar el estrés laboral, puedes plantear puntos importantes como: ¿qué es el estrés laboral? Sus posibles causas y qué tipo de herramientas emplear para reducirlo; luego dar un cierre al tema y resolver las preguntas que existan.
5. En cuestión de tiempo, menos es mejor
La máxima, al planear la reunión, es que sea lo más corta posible, pues determinar cierto tiempo permite que los participantes se enfoquen en el resultado, para evitar distracciones, dispersión o incluso aburrimiento y falta de atención. Esto es especialmente importante para hacer una kick off meeting.
Recomendaciones para la etapa de ejecución de las reuniones
Una vez que se ha determinado la relevancia de la junta, quiénes deben participar, en qué tiempos y cómo se ha preparado todo, es importante seguir esta serie de recomendaciones para saber cómo dirigir una junta de trabajo.
1. Puntualidad estricta
Inicia la junta en la hora prevista y, de ser posible, termina antes de lo que se había marcado, para que los asistentes se enfoquen en los objetivos de la reunión y no interfiera con sus agendas ni sus actividades y, por tanto, su productividad.
2. Reduce o prohíbe el uso de dispositivos en las reuniones
Aunque vivimos en un mundo digital y es casi imperdonable estar desconectado, es mejor ir a las reuniones de trabajo sin smartphones, tablets u ordenadores, pues al mirar estos dispositivos, es fácil desconectarse de los participantes y lo que pasa en la junta.
Quizá al tomar notas en estos dispositivos sea más fácil distraerse con correos electrónicos urgentes o notificaciones, por lo que de ser indispensables, es mejor ponerlos en modo avión, o asistir con lápiz y papel para hacer anotaciones.
3. Cero protagonismos
Una buena organización de reuniones puede verse arruinada por la intención de protagonismo de algún miembro del equipo. Por eso es fundamental mejorar la gestión de equipos y fomentar todo el tiempo un ambiente laboral saludable en el que se trabaje constantemente la idea del esfuerzo conjunto.
Y como una reunión se trata de un trabajo en equipo, ninguna opinión es inválida y, al mismo tiempo, ninguna opinión está por encima de las aportaciones del resto del equipo como para dedicarle más tiempo del que se estableció.
4. Escucha activa y no interrupciones
La base de la escucha activa es atender realmente lo que dicen los compañeros del equipo en lugar de solo pensar cómo responder lo que dicen. De esta forma se comprende cabalmente cada participación y se logran los objetivos trazados.
5. Respeta la agenda y considera los nuevos temas
Es importante apegarse a la agenda establecida para la reunión, aunque durante la junta seguramente surgen otros asuntos relevantes. Para evitar desviarse, anota esos temas que surjan y planea otras reuniones (si así lo requieren) para tratarlos.
Así se respeta la agenda de la reunión y no se quedan de lado los temas importantes que surjan, pues es poco eficiente tratar de abarcar todos los temas en una sola junta.
6. Resumen de la junta
Una vez finalizada la junta, haz un resumen de los temas tratados y los acuerdos establecidos. De ser posible, haz una ronda de retroalimentación para comprobar que cada miembro del equipo tiene claro lo acordado y las fechas de entrega en caso de que en la junta se hayan asignado tareas o proyectos.
7. Minuta y seguimiento
Después de la junta, envía una minuta, es decir, un documento en el que se resuman los temas principales de la reunión, las participaciones relevantes, los siguientes pasos y fechas de entrega.
Este documento te será de gran ayuda para dar seguimiento a los tópicos tratados y a las fechas límite que se hayan acordado. Es una forma de medir qué tan efectivas están siendo tus reuniones y planificar mejor las siguientes si es necesario.
Una herramienta útil en este paso es el módulo de experiencia del colaborador de Fortia, pues te ayudará a tener registro de cómo llevan las reuniones de trabajo tus empleados y qué se puede mejorar.
Fortia te ayuda a planear reuniones de trabajo efectivas
El éxito de una reunión de trabajo inicia desde su planeación clara hasta una ejecución que se apegue rigurosamente a esa planificación. De esta forma, los participantes aprovechan al máximo el tiempo invertido en estas juntas.
Para evitar el desgaste de las actividades repetitivas que pueden implicar la planificación y ejecución de las reuniones de trabajo, así como el posterior seguimiento que se da tras la junta, Fortia te ayuda.
Nuestro software para administración de personal Fortia se adapta a las necesidades de tu empresa, especialmente si cuentas con grandes plantillas, para que las actividades administrativas como las reuniones den los resultados esperados sin perder tanto tiempo en su planeación, ejecución y seguimiento.
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