Webinar presentado por: Edgar Domínguez (Experto en Funcionalidad)
Webinar: La autogestión de información de personal y la autonomía de los colaboradores en RRHH
Edgar:
Vamos a ver qué podemos obtener nosotros como beneficios al tener una herramienta de autogestión de información de personal, una plataforma que nos ayude a autogestionar información propia de los empleados.
¿Cuáles son los beneficios de las herramientas para autogestión de colaboradores?
Es importante que nosotros como organización sepamos los alcances y qué beneficios como organización podemos tener al contar con ese tipo de herramientas. Hemos destacado cuatro principales beneficios:
Disminución de la carga de actividades administrativas
Al tener un sistema de autogestión, una plataforma donde el colaborador interactúe con su información, va a disminuir de forma importante la carga de actividades administrativas de las áreas de atención al personal.
La carga de trabajo, las tareas que hacen los departamentos de RH, va orientado a poder atender los empleados, ver las necesidades que tienen, ver la forma en que pueden ayudar a que trabajen de una manera óptima en la oficina o en la empresa.
Entonces, el estar siempre al pendiente de las necesidades de los empleados, a veces hace que las actividades propias o que pueden dejar un mejor provecho para el departamento de RH, no se vean beneficiadas por tener cargas de tipo administrativo.
Simplificar el tiempo de gestión de procesos mediante flujos electrónicos de autorización
Con estas herramientas de gestión de personal o plataformas de autogestión, los tiempos para procesar todas estas gestiones o necesidades que tienen los colaboradores van a darse mediante flujos electrónicos.
Ya no necesitamos hacer algún memorándum, detalles o estar recabando firmas de manera presencial; presentarnos con cada persona para que nos firme un memorándum o que nos firme una autorización o una carta.
Aquí ya todo va a ser de forma electrónica. Todas estas herramientas buscan esa simplicidad de poder llegar por medio de correo electrónico o por medio de notificaciones a las personas que tienen que autorizar alguna solicitud o alguna gestión que está haciendo el colaborador a través de una plataforma.
Con esto es mucho más rápido, se optimizan tiempos y también se le da una mayor velocidad a la solicitud que está realizando el empleado y una mejor administración de la información del personal.
Formatos electrónicos
Otro beneficio a destacar es la eliminación de formatos físicos, listados, reportes, memorándums, cartas. Todo esto se elimina y queda de forma electrónica dentro de una plataforma, dentro del sistema.
Ya no es necesario contar con esos reportes, listados y cartas que se van acumulando en archiveros y se quedan ahí para el archivo muerto.
Entonces, todo ese tipo de hábitos y de situaciones que todavía en algunas empresas se llevan van a eliminarse al contar con una plataforma de autogestión.
Consultas y solicitudes de una manera personal
Estas plataformas de autogestión o herramientas de autogestión de información personal van a habilitar a los trabajadores para realizar consultas y solicitudes de una manera personal, independiente y de una forma amigable e intuitiva.
Lo que buscamos con ese tipo de herramientas es que sean fáciles de usar. Al ser fácil de usar, los colaboradores se van a sentir mucho más cómodos de entrar y hacer alguna solicitud o consulta.
Al ser muy fácil la aplicación, la persona va directamente a lo que necesita consultar, vaya y se dirija directamente a lo que necesita solicitar. Por ejemplo, solicitar algún permiso, préstamo o vacaciones.
Directamente, ellos lo hacen sin necesidad de estar siendo ayudados por alguien. Es importante que las herramientas cuenten con ese principio de ser amigables para que cualquier persona pueda entenderlas.
Esto les ayuda a ser independientes en el manejo de estas plataformas sin el miedo que tienen muchas personas de poder entrar a un sistema y hacer algún movimiento o alguna acción dentro de este tipo de plataformas.
Introducción al Kiosco: Herramienta de autogestión y consulta
Nuestra herramienta de autogestión y consulta se llama Kiosco. En esa herramienta cada colaborador puede ingresar a hacer sus propias solicitudes, consultas y hacer también otras actividades que vamos a ver un poquito más adelante.
Funcionalidades del Kiosco: Solicitudes
¿Qué es lo que podemos solicitar a través de nuestra herramienta de Kiosco? Como empleados podemos:
- Solicitudes de vacaciones
- Solicitudes de permisos
- Solicitudes de préstamos, convenios o créditos de alguna casa comercial con la cual nuestra empresa tenga convenios
- También podemos solicitar documentos y cartas que va a ser mucho más fácil ingresar a nuestra herramienta y solicitar por este medio en lugar de ir a la ventanilla o al departamento de RH.
- Solicitudes de requisiciones de personal. Útil en el caso de que una persona sea jefe de una cuadrilla de trabajo, jefe de algunas personas o que tenga un tramo de control dentro de la compañía.
Todas estas solicitudes que va a estar realizando un colaborador van a tener repercusión en otros módulos. Por ejemplo:
- Las vacaciones: si se autorizan van a replicar en la parte de nómina para el pago de las vacaciones.
- Préstamos: si se autoriza el préstamo, va a repercutir en la nómina para que una vez que se autoriza el préstamo, empiecen los descuentos para poder pagar e ir amortizando el préstamo.
- Requisiciones de personal: va a afectar a lo referente al módulo de reclutamiento y selección para que se complemente la requisición y se inicie el proceso de una manera formal. Dándole todo el seguimiento que tiene que ver con una requisición de personal que se convertiría en vacante para poder lograr una contratación.
Entonces todo esto está ligado, todo está en módulos diferentes. Pues sí, tienen afectaciones y es lo importante que ofrecemos en Fortia: una interacción y una relación total entre todos los módulos que tenemos en nuestra plataforma.
¿Cómo funciona el Kiosco en Fortia?
Existen opciones que tenemos en Kiosco como las solicitudes, las consultas, entre otras. En la página inicial podemos ver, entre otras cosas, el panel de notificaciones. Si yo soy un usuario del sistema y yo tengo que autorizar permisos, autorizar vacaciones, realizar algunas otras actividades, y todo se me notifica a través de este panel de notificaciones, yo puedo ver lo que se me indica que haga para directamente desde el sistema poder hacer estas actividades o acciones que me están solicitando.
También tenemos acceso a colocar avisos para que el personal pueda visualizarlos con su fecha de publicación y la fecha de término de publicación.
En el apartado de solicitudes, podemos solicitar diferentes opciones que pueden ser:
- Permisos
- Vacaciones
- Préstamos
- Si somos jefes o tenemos gente bajo nuestro cargo, podemos hacer también requisiciones
- Solicitar la baja de una persona
- Solicitar el cambio de sueldo de una persona
- Solicitar el cambio de estructura o de plaza de algún colaborador
Obviamente, todo esto con base en autorizaciones que nosotros como organización vamos a definir para cada una de estas opciones.
Administración del Kiosco
La parte de gestión o de administración del Kiosco la ve ya la persona que se encarga de administrar todos estos procesos. Esto es lo que tenemos para ayudarnos a administrar todas las funcionalidades que tenemos, por ejemplo:
- La administración de los documentos
- La configuración de datos de trabajador
- Configuración de las aportaciones del trabajador
- Demás datos que nos van a ayudar a que el Kiosco funcione de forma correcta
También tenemos podemos configurar los enlaces de las noticias que queremos ir publicando y de la actualización de datos del colaborador.
Esto permite tener una herramienta que nos ayude a que el trabajador se sienta cómodo, seguro y autónomo de poder hacer todas las gestiones de forma directa y no depender tanto de un departamento de recursos humanos.
La App móvil de gestión
Otra herramienta que tenemos precisamente para esto, es la aplicación móvil que se llama “App Gestión Móvil”, donde a través de nuestro teléfono celular podemos:
- Consultar nuestros recibos de nómina
- Generar un permiso
- Hacer una solicitud de vacaciones
- Solicitud de préstamos
- Solicitud para algún curso
- Consulta de datos de colaborador
- Solicitud de cambios de turno para el empleado
- Consulta a los reportes o a los movimientos de la nómina que van a afectar precisamente nuestro cálculo de nómina
También tenemos otras solicitudes que no están en Kiosco, pero los podemos hacer a través del app como una solicitud de tiempo por tiempo.
Tanto para la parte de vacaciones como para permisos, el sistema va guardando el historial de todas las solicitudes que está haciendo el empleado. El permiso puede ser solicitado por días o por horas.
La aplicación móvil de Fortia cuenta con funcionalidades importantes, funcionalidades que también nos van a ayudar a hacer la vida del empleado mucho más autónoma.
Entonces contamos con estas dos herramientas: una está al alcance de la mano a través del teléfono celular y otra está a través de la opción que tenemos en el módulo de Kiosco.
Al ser Fortia una herramienta 100% web, simplemente compartimos la liga para que puedan acceder los empleados a través de esa liga a poder solicitar o gestionar alguna situación de su información.
Para obtener más información acerca de esta temática, te invitamos a ver nuestro webinar “Autonomía de los Colaboradores en RRHH”.
