Webinar presentado por: Martín Terán (Experto en Funcionalidad)
Webinar de automatización de procesos de clima laboral y entorno favorable para tu empresa
Martín Terán:
Es muy importante para las empresas la automatización de procesos de clima laboral, sobre todo en este momento en el que la NOM 035 ya es obligatoria para casi todas las empresas.
En este webinar se van a mostrar diferentes opciones para responder a temáticas sobre cómo medir el clima laboral, la implementación de la NOM 035,entre otras, para que tengan la información suficiente a la hora de presentar una auditoría.
¿Qué tan satisfechos están los profesionales con su empresa actual?
Pudimos rescatar unas encuestas de dos casas muy importantes dentro del país que nos permiten entender algunos aspectos acerca de un entorno laboral positivo. La primera encuesta nos habla de qué tan satisfechos se encuentran nuestros colaboradores dentro de la empresa actual.
El 56% se encuentra satisfecho y el 22% muy satisfecho; sin embargo, dentro de la gráfica vemos una quinta parte están insatisfechos o muy insatisfechos con la empresa actual. Esto se da por diferentes situaciones que se pueden presentar:
- Exceso de carga de trabajo
- Por no llevarse muy bien con el jefe
- Porque no existe un clima laboral positivo
- No hay flexibilidad en los horarios
- Existe una compensación baja
Estos aspectos son muy importantes, por esto, la idea es medir cada uno de estos aspectos que están relacionados con el clima laboral.
¿Qué es el clima laboral y cuál es su importancia?
El éxito de la organización depende de varios elementos; por ejemplo, contar con un buen clima laboral es un factor vital para aumentar la productividad, el rendimiento y alcanzar o mejorar los objetivos propuestos por la organización.
El clima laboral dentro de esta parte va a ser un conjunto de actividades rutinas y condiciones que dentro de la empresa van a estar directamente relacionadas con la satisfacción y desempeño de nuestros colaboradores en su entorno laboral.
Para mejorarlo hay que favorecer un buen ambiente dentro de las empresas, haciendo énfasis en el lugar donde están trabajando y la creación de experiencias positivas para ellos como:
- Dinámicas constantes con los compañeros
- Horario flexible
- Reconocimiento del empleado del mes
- Celebrar los cumpleaños de nuestros compañeros en la compañía
¿Es útil automatizar los procesos de clima laboral?
Dentro de Fortia podemos ver el proceso de medición del clima laboral. Para esto contamos con la posibilidad de elaborar encuestas para que los colaboradores nos compartan su percepción sobre los factores que los afectan o que afectan directamente a la empresa.
Vamos a tener también un análisis de los datos y a crear los planes de acción para mantener, corregir y prevenir situaciones que no deseamos dentro de la empresa.
¿Qué aspectos se miden en el clima laboral?
Existen diversos factores que podemos medir dentro de la parte de clima laboral:
- El bienestar físico de nuestros colaboradores. Podemos medirlo a través de encuestas.
- El bienestar emocional. ¿Cómo se sienten realmente nuestros colaboradores dentro de la compañía?
- La igualdad. Que tengamos la misma oportunidad de crecimiento dentro de la empresa, no solamente porque a lo mejor es mi amigo, sino que todos tengamos esa misma oportunidad.
- La comunicación interna. Se puede realizar a través de tableros, de intranet o a través de diferentes maneras para tener esa comunicación directa con nuestros colaboradores.
- El liderazgo. Que el jefe sea un buen líder y no solamente una persona autoritaria. Es importante que exista ese procedimiento de Liderazgo para conocer la percepción de nuestros colaboradores dentro de la organización y que la gente se sienta cómoda dentro de la empresa.
- La organización. Es vital que exista una estructura, que podamos conocer a nuestro director, a las cabezas de cada una de las áreas, a nuestros pares y a nuestros subordinados con quien nos podemos dirigir.
- La conciliación. Con la ayuda de las encuestas podemos medir cómo ayudar a nuestros colaboradores a poder mantener, prevenir y dar satisfacción a esas inquietudes, platicando con los colaboradores y viendo a través de las encuestas los resultados.
¿Cómo ayuda Fortia a mejorar el clima laboral?
Dentro del módulo de Fortia existe un menú en el que podemos crear nuestras propias encuestas, nuestras propias dimensiones y a donde queremos dirigirlas.
Algo muy importante que tiene el sistema es que las encuestas pueden ser confidenciales. Por ejemplo, se puede dirigir solamente a ciertos puestos, a ciertas áreas.
También, el sistema les permite crear y describir de manera muy efectiva los cuestionarios que se van a aplicar a cada uno de nuestros compañeros y poner las escalas de medición que queremos utilizar.
Además de poder incluir imágenes, emojis y poner un porcentaje para medir el tope de satisfacción de nuestros empleados. Cada una de las secciones puede estar dirigida a cada uno de los colaboradores y puede compartirse a través de correo electrónico.
Ellos pueden dar una respuesta a cada una de las preguntas de acuerdo a la percepción que tengan de cada una de las secciones y de los ámbitos que ustedes quieren manejar. Puede separarse por departamento, por ubicación, por centro de trabajo, por puesto, etc.
Podemos acceder a todas nuestras encuestas y se nos va a informar a través de gráficos el resultado de estas para llevar a cabo el análisis y poder iniciar planes de acción.
Herramientas e indicadores que ofrece Fortia
El sistema nos va a ayudar a detectar claramente la información de cada una de las áreas y de cada uno de los departamentos. Para esto cuenta con varias herramientas como:
- Agrupadores preexistentes y otros que podemos crear, algunos que existen son: Género, edad, escolaridad, tiempo en la compañía.
- Utilizar los catálogos principales dentro del mismo sistema.
- Personalizar las gráficas. Pueden ser gráficas de barras, de pastel o gráficos de aceleración con información muy puntual.
- Detalle de la encuesta. Se puede obtener la información relevante de cada encuesta para así tomar acciones de forma directa. También permite agrupar los cuestionarios por sección, preguntas o por departamentos.
- Campañas de información. Se pueden dar instrucciones para el inicio y la finalización de una encuesta, de esta forma notifica de manera automática a los colaboradores si ya la ha contestado o no.
- Mapa de calor. Nos va a mostrar de manera clara la información que queremos visualizar de nuestra encuesta. Podemos agrupar en este mapa los resultados empleando los agrupadores que tenemos.
- Planes de acción. Pueden activarse de acuerdo a los resultados que nos arroje la misma encuesta, podemos consultarlos, observar el estado en el que se encuentra cada uno de estos, asociar las tareas a los planes de acción y darles fecha límite para que se realicen.
- Chat colaborativo. Podemos comunicarnos con los responsables de cada una de las tareas de acción para dar seguimiento puntual a cada una de estas.
Contar con todas estas herramientas tiene la finalidad de que todo esté dentro de una misma plataforma y permita analizar de manera gráfica los resultados, separarlos por secciones, revisar los planes de acción y que las tareas estén aplicadas como resultado de esta encuesta.
Pueden realizarse diferentes tipos de encuesta, incluso si ya tienes alguna encuesta y deseas subirla a Fortia, es posible. Estas encuestas pueden seguirse aplicando e indicar la periodicidad con la que se quiere realizar.
¿Qué es el entorno organizacional favorable según la NOM 035?
La NOM 035 empezó en el 2018 y a partir del 2020 se hace definitivo. La NOM 035 es aplicable a todas las empresas, sobre todo para las empresas que tienen más de 15 colaboradores.
Aquellas que tengan menos de 15 colaboradores, como las micro o empresas familiares, no están obligadas. Pero, todas las que tengan más de 15 colaboradores tienen que aplicar la norma. Los asistentes al webinar a través de una encuesta nos proporcionaron la siguiente información:
- El 11% no ha hecho una implementación.
- El 58% ha hecho una implementación parcial de la NOM 035.
- El 30% ha hecho la implementación total de la NOM 035.
- El 52% sí ha notado un cambio favorable dentro de la empresa.
Se ha observado que las dimensiones de mayor riesgo son los factores propios de la actividad, que son las diferentes secciones que se manejan dentro de la NOM 035 y la organización del tiempo en el trabajo.
También es importante revisar la parte de la organización del tiempo que se encuentra ahorita en el senado. Se habla de la disminución de la jornada laboral semanal de 48 a 40 horas, uno de los resultados que ha obtenido el gobierno de las diferentes aplicaciones de la NOM 035.
El mayor impacto que tiene la NOM 035 en los colaboradores es que sienten que la empresa sí se preocupa por ellos al realizar las encuestas que cuentan con preguntas relacionadas con el entorno laboral dentro de la compañía, si ha tenido alguna situación con su jefe y el exceso de la carga laboral.
¿Qué es la NOM 035?
La NOM 035 es un instrumento que va a permitir a las empresas identificar, analizar y prevenir los factores de riesgo psicosocial; así como evaluar el entorno en que se desarrollan nuestros colaboradores dentro de la misma.
A través de la aplicación de la norma se promueve la creación de un entorno organizacional favorable para todos. Por ejemplo, la salud mental de nuestros colaboradores es muy importante y tiene un impacto fuerte en el desempeño y la vida personal de nuestros compañeros.
De esto va a depender su rendimiento y puede verse afectado tanto física como mentalmente. Por esto, la implementación de la NOM 035 es una aliada para que las empresas tengan un mejor clima laboral.
Esto se va a complementar con el módulo de Fortia, ya que podemos obtener algunos beneficios como la reducción de la rotación de personal, aumentar la productividad porque vamos a ver cómo se encuentran nuestros compañeros y así mismo vamos a dar cumplimiento a esta norma oficial.
Su no implementación puede acarrear multas que van desde costos bajos, hasta un poco más de medio millón de pesos. Esta norma debe aplicarse por cada razón social; así que si tienes tu empresa, pero dentro esta existen cinco o seis razones sociales, la tienes que aplicar para todas.
Beneficios de Fortia para la aplicación de la NOM 035
En el módulo nos podemos apoyar y consultar las diferentes encuestas que ya están dentro del sistema de la NOM 035; vamos a poder compartir las políticas y los cuestionarios a nuestros colaboradores.
Así como, identificar las necesidades y los que necesitan ayuda, evaluar, trazar un plan de acción de acuerdo con la NOM 035. El sistema sugiere también el plan de acción que tengo que llevar a cabo y la presentación de los reportes necesarios en caso de una posible auditoría.
Esto va a ser muy importante, Fortia va a ser un aliado para que ustedes puedan dar solvencia a esa auditoría en el caso de que se dé por parte de la Secretaría del Trabajo.
Los diferentes procesos de la NOM 035
Vamos a ver a continuación los diferentes procesos que tiene la norma:
- Sensibilización. Es muy relevante no solamente compartir la política, sino realmente hacernos conscientes de la importancia que tiene esta política dentro de la compañía.
- Evaluar. ¿Cómo voy a aplicar las guías oficiales? Esto se realiza según los centros de trabajo, así se pueden aplicar la guía 1, 2 o 3. Si yo soy una empresa que tiene diferentes centros de trabajo en toda la república o en algunos estados y dentro de cada centro de trabajo tengo 15 colaboradores, debo de aplicar la guía 1; pero si dentro de mi centro de trabajo tengo de 16 a 50 colaboradores voy a aplicar la guía número 2 o la guía número 3.
- Identificar. Cómo el sistema nos va a ayudar a identificar las necesidades de las personas de acuerdo con las respuestas que dieron dentro de las guías de los cuestionarios.
- Plan de acción. Puede ser coaching, un curso o en los casos muy extremos el apoyo de un profesional para que puedan tratarse las situaciones delicadas que puedan ocurrir.
- Seguimiento. Verificar que realmente se cumplan los planes de acción. Nos va a servir para dar un seguimiento puntual para dar cumplimiento a la norma.
Cómo se utiliza Fortia en las etapas de implementación
Etapa de Sensibilización
Vamos a mantener informados y conscientes a nuestros colaboradores de la empresa. Podemos crear, editar, distribuir y consultar las políticas que se encuentran asociadas a la Norma.
También vamos a hacer las publicaciones de las políticas, actualizarlas, editarlas, y distribuir las versiones que tengan.
Así mismo, podemos crear y adjuntar imágenes de nuestra política y videos importantes de nuestra información. Nos permite brindar atención inmediata a los colaboradores que tengan dudas sobre la guía.
Dentro de esta parte vamos a tener chats donde vamos a identificar quién tiene dudas o quién ya contestó.
Etapa de Evaluación
En la siguiente etapa vamos a aplicar las evaluaciones y generar nuevas con cuestionarios y nuevas guías. Teniendo en cuenta que las oficiales ya están dentro del sistema y nos ayuda a aplicarlas.
Esta parte puede automatizarse, por ejemplo, si ingresa alguien nuevo a la compañía, puede enviarse de manera automática al registrarse su ingreso como colaborador.
Como nos indica la norma, podemos aplicar una muestra representativa, en caso de que tengamos más de 50 colaboradores. Tenemos la opción de visualizar lo que van a recibir nuestros colaboradores.
Para esto puede enviarse por correo o utilizar una liga que les da el sistema. En el caso de nuestros compañeros que están en producción o que no tienen un acceso a un equipo de cómputo de forma directa, podemos crear un ambiente cómodo para él para que conteste su encuesta.
Las respuestas no pueden ser confidenciales, pues tenemos que saber qué persona contestó cada una de las encuestas y también el medio en el que se envía la encuesta, porque existen varias opciones para que no existan impedimentos.
Identificación de Necesidades y Planes de Acción
En el sistema ya están definidas, por la propia Secretaría de Trabajo, las escalas donde puedes dar seguimiento a cada uno de ellos de acuerdo con las preguntas. Los signos rojos, con el signo de más, nos permiten identificar a nuestro colaborador que necesita ayuda
De acuerdo con las respuestas que haya dado dentro de esa guía, podemos dar y crear un plan de acción para él mismo, ya sea un acompañamiento, un curso o unas pláticas.
Esto va a ser muy importante, ya que, de acuerdo a esas encuestas, vamos a poder identificar a ese personal que necesita un apoyo en particular. También podemos identificar o agruparlo por dimensionamiento, por centro de trabajo, ubicación, o por colaborador.
Planes de Acción Personalizados
El sistema no va a indicar en qué agrupador y dimensionamiento sale bajo para dar un seguimiento muy puntual a cada una de las diferentes opciones que nos marca la Norma.
Para esta etapa, el sistema nos permite agregar tareas, editarlas, exportarlas o eliminarlas, analizar los estados y porcentajes de cada una de estas para que podamos tener esa información de manera clara.
Si hiciéramos esta tarea forma tradicional, a través inclusive de las encuestas de Google, tendríamos que analizar la información de manera manual.
Con Fortia también podemos revisar las diferentes actividades relacionadas, identificar el estatus, agregar actividades y centralizar. También, nos va a sugerir esos planes de acción que tenemos que llevar a cabo, de acuerdo a la Norma.
Seguimiento y Reportes
Aquí vamos a visualizar la información del nivel de riesgo que nos identifica el sistema. Toda esta información es muy importante para que nosotros podamos identificar de manera clara los planes de acción y el seguimiento puntual a cada colaborador.
Etapa Final: Seguimiento Detallado
En el software podemos consultar a todos nuestros colaboradores de una manera muy intuitiva.
Existe un listado que nos ayuda a identificar a nuestro colaborador, el género, cuánto lleva dentro de la compañía, en el puesto que se encuentra actualmente, el tipo de jornada y la información de cada una de las actividades que lleva a cabo.
Recomendación sobre Certificaciones de la NOM 035
La Secretaría del Trabajo no valida, no certifica, no aprueba o autoriza a ningún consultor externo para la aplicación de la norma. No existe ese tipo de certificación, solamente son consultores.
¿Qué es lo que les recomendamos? Que el centro de trabajo, cada una de las empresas, realice las actividades con personal propio. A través de la herramienta de Fortia, ustedes lo van a poder realizar.
Alcance y Limitaciones de la NOM 035
En ningún caso esta aplicación de la norma evalúa el estrés del trabajador. Esta parte de la norma no cuenta con instrumentos para identificar o evaluar enfermedades mentales, lo cual está fuera del alcance de la norma. Esto mismo lo indica la Secretaría de Trabajo.
Beneficios de la Implementación con Fortia
Algunos de los beneficios que vamos a obtener dentro de esta parte del módulo son:
- Facilita la comunicación.
- Vamos a aumentar la capacidad en los equipos de trabajo para participar en acciones y decisiones de la empresa.
- Incrementar el interés en los objetivos de la empresa, además de mejorar la productividad laboral.
- Mayor satisfacción laboral.
- Dar cumplimiento a la normatividad.
Cuál es la periodicidad de la Aplicación de la NOM 035
Se tiene que aplicar cada 2 años y la Secretaría de Trabajo hace auditorías aleatorias para verificar el cumplimiento de esto. No está enfocada en un sector productivo, sino que es general y es aplicable en toda la república.
Para obtener más información acerca de esta temática, te invitamos a ver nuestro webinar “Clima y entorno laboral favorable”.
